La SIDI recrute 01 Agent administratif – Agent d’accueil

La SIDI, Solidarité Internationale pour le Développement et l’Investissement, société en commandite par actions, est un investisseur social et solidaire créé en 1983 par l’association de développement CCFD-Terre Solidaire. Elle appuie financièrement et techniquement des Institutions de microfinance et des organisations paysannes offrant leurs services aux populations exclues des circuits économiques et bancaires traditionnels, dans plus de 30 pays d’Afrique, d’Amérique latine, d’Asie et du Moyen Orient.

La SIDI emploie 26 salariés, assistés par des consultants bénévoles. Elle réalise des investissements (prêts, prises de participation, garanties) et apporte de l’assistance technique auprès de plus d’une centaine d’organisations (coopératives d’épargne crédit, société financières, organisations de producteurs, PME…) dans les pays du Sud.

A cette fin, la SIDI mobilise le capital qu’elle investit tant auprès de personnes physiques (près de 2000 personnes actuellement) que d’une centaine d’institutions françaises et européennes en phase avec sa vision et sa mission.

La SIDI recrute un(e) agent administratif H/F.

 

MISSION

Le poste proposé s’inscrit dans le cadre d’un objectif de réorganisation des fonctions supports de la SIDI.

Sous l’autorité du Responsable Administratif, le/la agent administratif sera le garant du bon accueil des personnes extérieures, de la gestion du standard téléphonique, de la gestion des fournisseurs et fournitures de bureau, et du traitement administratif des actionnaires. Il/elle s’assurera enfin du bon fonctionnement des parties communes de la SIDI : salles de réunion, archives, stocks, cuisine.

Il/Elle sera dans ce cadre en relation avec tous les collaborateurs de l’entreprise (direction, chargés d’investissement, chargé du suivi du portefeuille, finances ….)

Le/la agent administratif sera pour la plupart des visiteurs, invités, bénévoles, le principal point d’entrée vers la SIDI ; il/elle aura un rôle déterminant dans l’image affichée par la SIDI vis-à-vis de ses parties prenantes

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

 

1. Accueil du public et gestion des flux

• Accueil, identification, orientation des visiteurs extérieurs
• Ouverture, tri et distribution du courrier entrant ; gestion du courrier sortant
• Gestion de la boite mail « contact » : traitement ou redirection vers le bon interlocuteur
• Standard téléphonique : émission/réception/transfert d’appels, prise de message

2. Gestion des fournisseurs et des fournitures

• Commande, réception, vérification et stockage des fournitures de bureaux, des consommables,
• Réservations des repas pour les réunions internes ou pour les rendez-vous à l’extérieur

3. Gestion administrative de l’actionnariat

• Traitement informatique des demandes d’achat/cession d’actions du capital
• Impression, envoi et archivage des courriers et attestations d’actionnaires
• Saisie/mise à jour de la base de données des actionnaires
• Secrétariat de l’association des actionnaires individuels de la SIDI

4. Organisation et logistique des parties communes

• Gestion des plannings des salles de réunions, veille au respect des bonnes règles de fonctionnement
• Préparation/rangement des salles de réunions pour les collègues, bénévoles, actionnaires
• Gestion des déchets recyclables et des encombrants
• Assistance à la gestion technique et à l’entretien des locaux et équipements

5. Appui administratif

• Tri et traitement des factures (apposition du code analytique et paraphage, appariement avec les devis)
• Archivage numérique et physique des documents
• Appui à la Direction (prise ponctuelle de RdV, mise en forme et impression  de courriers, paraphage)
• Appui dans la préparation des instances (tirage, établissement des dossiers, mise sous plis et archivage des documents) et des courriers aux actionnaires

6. Appui événementiel

• Appui à l’organisation de manifestations internes, institutionnelles ou événementielles (diffusion de l’invitation, gestion des inscriptions, information par téléphone/mail…)
• Appui à l’organisation logistique des Assemblées Générales Annuelles