La GIZ recrute 01 Expert(e) junior en Achats et Contrats

Pour ses activités, la GIZ (Deutsche Gesellschaft flic Internationale
Zusammenarbeit GmbH) peut compter sur une expertise régionale avérée, un vaste savoir de spécialiste et des compétences managériales
éprouvées.

En sa qualité d’entreprise fédérale, elle aide le gouvernement
allemand à concrétiser ses objectifs de coopération internationale pour le

développement durable. Le principal commettant de la GIZ est le ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ).

La GIZ est active dans plus de 130 pays à travers la planète. En

République fédérale d’Allemagne, elle est présente dans presque tous
les pays et a son siège social à Bonn et Eschborn.

La GIZ emploie de par le monde plus de 16 000 collaboratrices et
collaborateurs, dont près de 70% sont des membres du personnel national
recrutés sur place.

La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recrute
un(e) Expert(e) junior en Achats et Contrats

Âge : Maximum 30 ans

A. Domaine de responsabilité

• Appuyer dans la prise en charge transparente des procédures de
consultation et d’appel d’offres, conformément aux procédures de la GIZ et
à la législation en vigueur au Sénégal et dans l’espace UEMOA ;

• Appuyer dans l’organisation des achats de matériels et équipements pour
le Bureau régional ainsi que pour les projets et programmes au Sénégal et
des projets globaux de la GIZ, conformément aux règles et dispositions de
la GIZ ;

• Donner l’information rapide aux programmes et projets concernant l’état
des différents achats /dossiers, en particulier en cas de retards ;

• Assurer la bonne arrivée d’équipements et biens matériels commandés par
les programmes/projets

• Veiller à l’efficacité de la coordination avec les collègues des
services administratifs et les acheteurs du siège ;

• Faire passer les informations relatives aux déclarations de douane au
service concerné du Bureau ;

• Procéder à la publication d’avis dans les journaux.

B. Attributions

1. Achats/approvisionnements

• Gérer sous la supervision de la Responsable du Service Contrats & Achats
les demandes d’achats d’équipements sur place, conformément aux règles de
la GIZ et le cas échéant en concertation avec le siège.

• Assurer la maintenance des données relatives aux approvisionnements et
aux appels d’offi-es. dans PROSOFT ;

• Procéder au besoin à des études de marché selon les catégories d’achats
requises

• Appuyer dans la vérification des factures des fournisseurs, des
bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;

• Aider au transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination;

• Documenter et classer de manière exhaustive et en bonne et due forme
les commandes closes ;

• Procéder à l’archivage physique et électronique des dossiers d’achats
sur le serveur et dans DMS, conformément au plan d’archivage de la GIZ ;

• Assurer le suivi et la réception des commandes en provenance
d’Allemagne ;

• Gérer les demandes d’agréments et les dossiers des fournisseurs ;

• Apporter un appui-conseil aux projets / programmes en matière d’achats;

2. Contrats

• Vérifier la qualité, la pertinence et la conformité des demandes d’éta-blissement de contrat ;

• Procéder au monitoring des demandes de contrats des projets par la
tenue régulière de la « To do -liste-Contrats» ;

• Faire un contrôle de qualité des TdR ;

• Élaborer les contrats et les enregistrer dans COSOFT ;

• Gérer l’archivage des dossiers des contrats dans les dossiers-papier
ainsi qu’électroniquement sur le serveur du Bureau GIZ et dans DMS,
conformément au plan d’archivage de la GIZ ;

• Appuyer dans la mise à jour de la base de.données des prestataires et
formulaires des contrats

• Appuyer dans le monitoring des contrats et avertir à temps tous les
intervenants des retards ou irrégularités constatés ;

• Appuyer dans l’organisation et la coordination des appels d’offres
restreints et/ou publics ;

• Assister au dépouillement et appuyer dans l’analyse des offres ;

• Appuyer dans l’organisation de formations aux bénéficiaires de
subventions locales ou financements GIZ ;

C. Qualifications, compétences et expérience requises Qualifications

• Licence/maîtrise en gestion des entreprises/économie/commerce/droit

avec spécialisation en finances, contrôle de gestion, marketing, achats ou
gestion des contrats, ou diplôme équivalent Expériences professionnelles

• Au moins 1 an d’expérience professionnelle ou stage minimum de 12
mois;

• Expérience acquise au sein d’organismes internationaux serait un atout

Autres connaissances/compétences

• Aptitude ouverte et proactive de communication, approche participa-tive
et transparente.

• Intégrité et valeurs éthiques irréprochables ;

• Excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de

l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que
téléphone, télécopie, courrier électronique,Internet) ainsi que des
applications informatiques (telles que MS. Office)

• Très bonne connaissance de la langue française ;

• Connaissances en anglais et allemand constituent un atout

• Sens et esprit d’initiative pour développer et optimiser les
méthodes/processus

• Bonnes capacités de gestion et d’organisation et Attitude centrée sur
les clients et les services

• Capacité de travailler sous stresse

• Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

D. Dossier de candidatures

dossier de candidature doit comprendre
• Une lettre de motivation

• Un curriculum détaillé si possible sous forme de tableau Trois références professionnelles

NB Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure