La FAO recrute 01 Assistant du Bureau FAOR
Job Description
CALL FOR EXPRESSIONS OF INTEREST – VACANCY ANNOUNCEMENT: 1900858
Assistant (e ) du Bureau FAOR
Closure Date: 07/May/2019, 5:29:00 PM
Organizational Unit: FRDRC
Job Type: Non-staff opportunities
Type of Requisition: Consultant / PSA (Personal Services Agreement)
Grade Level: N/A
Primary Location: Congo, The Democratic Republic of the-Kinshasa
Duration: 6 mois
Post Number: N/A
IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on your personal device date and time settings
FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender and nationality
People with disabilities are equally encouraged to apply
All applications will be treated with the strictest confidentiality
The incumbent may be re-assigned to different activities and/or duty stations depending on the evolving needs of the Organization
Cadre organisationnel
Dans le cadre de l’exécution de son programme, le bureau de la FAO en République Démocratique du Congo souhaite recruter un (e) Assistant (e) du bureau FAOR qui sera basé à Kinshasa.
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du représentant de la FAO en RDC, Assistant (e) du bureau FAOR rend compte au Représentant de la FAO.)
Relations de travail
L’office Assistante travaille au Secrétariat du Représentant. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif, de secrétariat et de gestion, fournissant également des orientations et des informations sur les procédures.
Tâches et responsabilités
Recevoir, analyser, rédiger et suivre la correspondance et la documentation et les courriels.
Sélectionner et identifier les dossiers complexes ou sensible pour un traitement particulier.
Examiner toute correspondance ﴾courriers et e‐mails﴿ au départ pour sa conformité avec les politiques et procédures du Pays.
Assurer le suivi des dossiers et le contrôle des archives
Filtrer, effectuer et répondre aux appels téléphoniques
Réorienter les demandes inhabituelles et les questions complexes aux unités concernées dans le bureau et à l’extérieur.
Obtenir le programme de voyage
Veiller à la préparation des documents de voyage ﴾Ordre de mission, accord de sécurité, reservation des vols et chambres, autorisation de voyage – TA- approuvé﴿
Demander les visas d’entrée
Préparer et transmettre les notes verbales d’absence et de retour du Représentant aux différents partenaires.
Préparer les dossiers d’information pour le Représentant en rapport avec les rencontres ﴾RDV et audiences accordées﴿
Veiller aux équipements, à la restauration et à la logistique en rapport avec la réunion ou l’événement dans le pays
Préparer et réunir les correspondances, les documents destinés aux participants
Apporter le soutient administrative.
Préparer l’état de besoin
Veiller à la gestion de stock en accord avec la logistique
Contrôle les stocks disponibles.
S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
LES CANDIDATS SERONT SÉLECTIONNÉS EN FONCTION DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
Éducation du niveau de fin d’études secondaires au minimum
Quatre ans d’expérience dans l’administration, le secrétariat, la comptabilité et la gestion de bureau.
Connaissance pratique (niveau C) de la langue officielle de la FAO utilisée pour les communications dans le pays (anglais, français) et niveau B de l’anglais.
Compétences informatiques: Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Avoir la nationalité congolaise (RDC)
FAO Compétences générales
Être axé sur les résultats
Esprit d’équipe
Communiquer
Établir des relations constructives.
Partage des connaissances et amélioration continue
Critères de sélection
Bonne capacité de jugement, intégrité, sens de l’initiative, sens élevé de responsabilité et de l’organisation du travail
Bon esprit analytique, bonne capacité à travailler sous pression, aptitude à organiser des priorités
Bonne capacité à échanger efficacement et régulièrement des informations pertinentes tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation
Aptitude confirmée à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et entretenir régulièrement des relations de travail harmonieuses et effectives aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation
Bonne capacité de communication et de documentation.
Très bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures administratives et des politiques de l’Organisation
Connaissance du système des Nations Unies
Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency
ADDITIONAL INFORMATION
FAO does not charge any fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)
Please note that FAO will only consider academic credentials or degrees obtained from an educational institution recognized in the IAU/UNESCO list
Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications
Candidates should upload language certificate/s when submitting their application.
For further information on categories, contract duration and honoraria, please refer to the Conditions page
For more information, visit the FAO employment website
HOW TO APPLY
To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. Incomplete applications will not be considered. Only applications received through the recruitment portal will be considered.
Vacancies will be removed from the recruitment portal at 23:59 Central European Time (CET) on the deadline for applications date. We encourage applicants to submit the application well before the deadline
If you need help please contact: Careers@fao.org