La Division du développement international recrute un assistant administratif / réceptionniste.

À propos de la division du développement international
La Division du développement international s’attache à améliorer la vie et le bien-être économique des habitants des pays à revenu faible et intermédiaire.

Nous possédons une expertise technique dans les domaines de la santé, de l’agriculture, des changements climatiques, de la sécurité alimentaire et de la gouvernance, ainsi que dans l’évaluation internationale.

Notre portefeuille de soins de santé à plusieurs niveaux comprend les politiques, la promotion de la santé et la prévention des maladies, le financement de la santé et la gestion des systèmes de santé.

En partenariat avec des clients gouvernementaux et des experts locaux, nos programmes de grande qualité en Afrique, en Asie, en Amérique latine et au Moyen-Orient sont réputés pour leur impact et leur innovation.

Opportunité

Le projet de lutte antivectorielle financé par l’USAID soutient l’initiative du président sur le paludisme (PMI) ainsi que les missions et bureaux de l’USAID avec des programmes de lutte contre le paludisme situés en dehors des pays ciblés par le PMI en réalisant des programmes de pulvérisation de haute qualité et en collectant des données de contrôle de vecteurs entomologiques dans le monde entier. Dans le cadre de ce contrat, Abt étendra la surveillance entomologique pour orienter les programmes axés sur les moustiquaires imprégnées d’insecticide et les pulvérisations intra-domiciles et continuera d’aider les PMI à réduire le fardeau du paludisme grâce au renforcement des capacités dans 22 pays africains où le paludisme est endémique.

Sous la supervision du responsable des finances et de l’administration du Sénégal, l’adjointe administrative / adjointe administrative / réceptionniste du Sénégal aidera à la gestion administrative et financière, à la logistique du programme et à la gestion du bureau. Elle fournira un soutien administratif à l’équipe du projet Afrique IRS / Sénégal.

Vos rôles et responsabilités clés à la Division du développement international
Recevoir les factures et les mails entrants
Classer les fichiers administratifs
Faire des arrangements de voyage; réservation d’hôtel, réception à l’aéroport, achat de billet d’avion, demande de visa, etc.
Organiser des conférences et des réunions; liste de présence, pause café
Assurer des tâches de secrétariat; rédaction des ordres du jour et rédaction des procès-verbaux, photocopies, numérisation des documents
Gestion des fournitures de bureau
Superviser la maintenance des lieux
Gérer la petite caisse, vérifier les paiements de petite caisse et rapprocher périodiquement les soldes de petite caisse
Organiser l’horaire de voyage du conducteur
Toutes les autres tâches demandées par le superviseur
Coordonner les réservations des consultants internationaux et du personnel de voyage du siège (hôtel, transport sur le terrain)
Coordonner les réservations des consultants sénégalais et des participants aux ateliers (hôtel, transport de terrain)
Travailler avec le directeur financier et administratif pour:
Suivre les procédures financières pour les dépenses, les achats
Préparer des notes de service et s’assurer des approbations nécessaires pour chaque dépense
Distribuer des chèques aux voyageurs, aux fournisseurs
Compétences préférées / Prérequis

Diplôme d’études secondaires (minimum), baccalauréat en administration , gestion, commerce ou dans un autre domaine pertinent
Au moins trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente dans l’administration de bureau
Expérience de travail dans des programmes de développement international, et une expérience dans des programmes financés par l’USAID est hautement souhaitable
Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint
Capacité à évaluer les problèmes et à élaborer des solutions
Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle et à l’organisation
Maîtrise du français et maîtrise de l’anglais
Minimum Qualifications

(3 ans et plus) d’expérience OU la combinaison équivalente d’études et d’expérience