La Chaîne de l’Espoir recrute 01 Responsable Administratif, Financer et Logistique
La Chaîne de l’Espoir, association française fondée en 1994, est un réseau d’excellence et d’expertises médico-chirurgicales, un acteur de santé engagé dans l’accès aux soins et l’éducation des enfants aux quatre coins du monde.
NOS MISSIONS
– Les soins en France : lorsqu’il n’existe pas dans leur pays les moyens de les soigner, les enfants sont transférés en France pour être opérés dans des structures hospitalières partenaires de La Chaîne de l’Espoir.
– Les missions à l’étranger : lorsqu’il est possible d’opérer les enfants chez eux, La Chaîne de l’Espoir envoie ses équipes pour des missions opératoires, techniques et de formation pratique et théorique.
– Les projets hospitaliers : La Chaîne de l’Espoir réhabilite, construit et équipe des structures hospitalières adaptées. Elle donne aux équipes locales la possibilité de soigner elles-mêmes leurs enfants et transmet compétences et savoir-faire.
– Les interventions d’urgence auprès des populations victimes de catastrophes humanitaires.
– L’accès à l’éducation et la santé scolaire.
*Missions du poste
OBJECTIF ET POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
Le/la Responsable Administratif, Financier et Logistique Burkina Faso est placé(e) sous la supervision de la Coordinatrice Pays (CP) et est en charge, pour l’antenne et ses programmes de :
La gestion comptable, financière et budgétaire
La gestion administrative
La gestion des achats et la logistique
Dans le respect des réglementations applicables, internes à LCDE ou externes.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITES ET TACHES
1. Gestion et suivi comptable
Assurer la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels
Réaliser les affectations comptables et analytiques ainsi que leur contrôle
Assister la préparation des états financiers mensuels
Assurer les clôtures comptables mensuelles
Assister la CP dans la production des rapprochements bancaires et inventaires de caisse
Préparer les prévisionnels de trésorerie de l’antenne, valider ceux des partenaires et les soumettre à la CP pour validation et soumission au siège
Contrôler l’éligibilité des pièces comptables de l’antenne et des partenaires
Suivre les factures des fournisseurs et assurer le règlement
Accompagner les partenaires des projets à la gestion de leurs caisses, à la saisie de leurs journaux, au contrôle et à l’archivage de leurs pièces comptables
Transmettre au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives
2. Suivi budgétaire et financier
Contribuer à la préparation du budget opérationnel de l’antenne et toutes ses activités ainsi que ceux des partenaires
Assurer le suivi budgétaire en réalisé et en prévisionnel de l’antenne, des activités et des projets financés par des bailleurs institutionnels et privés
Former, suivre et accompagner les associations partenaires des projets dans leur suivi budgétaire
Participer aux réunions de suivi budgétaire en collaboration avec la CP et les partenaires
Assister les exercices de révision budgétaire
Connaître et maîtriser les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets
3. Gestion administrative
Contribuer à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec la CP
Soumettre à la CP, établir les contrats et s’assurer de leur suivi administratif
Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation burkinabé et les procédures de LCDE y compris les formalités liées au recrutement.
Etablir et soumettre à la validation de la CP les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et tout autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel.
En collaboration avec la CP, procéder à toutes les démarches nécessaires pour assurer la conformité de LCDE notamment à la législation burkinabé et à tout autre réglementation qui lui soit applicable dans le cadre de ses activités.
Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de LCDE au Burkina Faso.
Rédiger la partie administrative, financière et logistique du rapport mensuel interne et soumission à la CP.
Assurer l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de LCDE, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques de l’antenne.
Fournir à la CP des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés.
Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en oeuvre des recommandations acceptées.
Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l’élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données de l’antenne et des partenaires.
4. Gestion achats et logistique
ACHATS :
Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour l’antenne et pour les programmes.
Réaliser les achats tel que validés par la CP, de la demande jusqu’à la réception des articles ou prestations.
Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés.
Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…).
Tenir à jour le suivi des achats réalisés.
Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour son approvisionnement comme pour ses besoins en services. Il/elle connaît le marché local, élabore et tient à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.
GESTION DE STOCK :
Assurer la gestion des stocks : organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …).
LOGISTIQUE :
Assurer la gestion du parc d’équipement (informatique, communication, sécurité, etc.).
Effectuer et analyser le suivi des consommations.
Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.)
Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés.
Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs.
Assurer l’organisation et la mise en oeuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par LCDE (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.).
Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés et organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités. |
