La Chaîne de l’Espoir recruits 01 Responsable Administratif, Financier et Logistique à OUAGADOUGOU
Fondée en 1994, La Chaîne de l’Espoir est un réseau d’excellence et d’expertises médico-chirurgicales, un acteur de santé engagé dans des actions pérennes visant à donner un accès aux soins et à l’éducation aux enfants les plus pauvres, à leurs familles et leurs communautés à travers le monde. Chaque année, 100 000 enfants sont bénéficiaires des programmes de soins, dont 5 000 sont opérés, et 55 000 enfants sont bénéficiaires des programmes éducation.
La Chaîne de l’Espoir, mène, depuis janvier 2018 au Burkina Faso, un programme intégré de prévention et prise en charge du noma et des pathologies maxillo-faciales. La Chaîne de l’Espoir a ouvert son antenne dans le pays en novembre 2018″ .
Missions du poste
OBJECTIF ET POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
Le/la Responsable Administratif, Financier et Logistique est placé sous la supervision de la Coordinatrice Pays (CP) et est en charge, pour l’antenne et ses programmes de :
- La gestion comptable, financière et budgétaire
- La gestion administrative
- La gestion des achats et la logistique
Dans le respect des réglementations applicables, internes à LCDE ou externes.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITES ET TACHES
- Gestion et suivi comptable
- Assurer la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels
- Réaliser les affectations comptables et analytiques ainsi que leur contrôle
- Assister la préparation des états financiers mensuels
- Assurer les clôtures comptables mensuelles
- Assister la CP dans la production des rapprochements bancaires et inventaires de caisse
- Préparer les prévisionnels de trésorerie de l’antenne, valider ceux des partenaires et les soumettre à la CP pour validation et soumission au siège
- Contrôler l’éligibilité des pièces comptables de l’antenne et des partenaires
- Suivre les factures des fournisseurs et assurer le règlement
- Accompagner les partenaires des projets à la gestion de leurs caisses, à la saisie de leurs journaux, au contrôle et à l’archivage de leurs pièces comptables
- Transmettre au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives
- Suivi budgétaire et financier
- Contribuer à la préparation du budget opérationnel de l’antenne et toutes ses activités ainsi que ceux des partenaires
- Assurer le suivi budgétaire en réalisé et en prévisionnel de l’antenne, des activités et des projets financés par des bailleurs institutionnels et privés
- Former, suivre et accompagner les associations partenaires des projets dans leur suivi budgétaire
- Participer aux réunions de suivi budgétaire en collaboration avec la CP et les partenaires
- Assister les exercices de révision budgétaire
- Connaître et maîtriser les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets
- Gestion administrative
- Contribuer à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec la CP
- Soumettre à la CP, établir les contrats et s’assurer de leur suivi administratif
- Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation burkinabé et les procédures de LCDE y compris les formalités liées au recrutement.
- Etablir et soumettre à la validation de la CP les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et tout autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel.
- En collaboration avec la CP, procéder à toutes les démarches nécessaires pour assurer la conformité de LCDE notamment à la législation burkinabé et à tout autre réglementation qui lui soit applicable dans le cadre de ses activités.
- Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de LCDE au Burkina Faso.
- Rédiger la partie administrative, financière et logistique du rapport mensuel interne et soumission à la CP.
- Assurer l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de LCDE, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques de l’antenne.
- Fournir à la CP des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés.
- Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en œuvre des recommandations acceptées.
- Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l’élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données de l’antenne et des partenaires.
- Gestion achats et logistique
achats :
- Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour l’antenne et pour les programmes.
- Réaliser les achats tel que validés par la CP, de la demande jusqu’à la réception des articles ou prestations.
- Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés.
- Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…).
- Tenir à jour le suivi des achats réalisés.
- Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour son approvisionnement comme pour ses besoins en services. Il/elle connaît le marché local, élabore et tient à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.
gestion de stock :
- Assurer la gestion des stocks : organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …).
logistique :
- Assurer la gestion du parc d’équipement (informatique, communication, sécurité, etc.).
- Effectuer et analyser le suivi des consommations.
- Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.)
- Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés.
- Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs.
- Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par LCDE (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.).
- Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés et organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités.
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| Expériences / Formation du candidat |
FORMATION
BAC + 3 minimum en gestion administrative, financière ou logistique, en gestion de projet de développement ou formation équivalente.
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
Expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG internationale.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- Très bonne maitrise du Français (oral + écrit), l’anglais serait un plus
- Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir.
- Patience, flexibilité et capacité d’adaptation
- Excellente capacité d’organisation
- Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.)
- Maitrise de SAGA serait un plus
- Aptitude à effectuer des déplacements
- Sens du relationnel et du contact
- Sens du travail en équipe
- Expérience ONG serait un plus
- Connaissance des financements des bailleurs institutionnels
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