La CEDEAO recrute 01 Assistant de Direction G5/G6/G7

Assistant(E) de Direction G5/G6/G7

INTITULÉ DU POSTE Assistant(E) de Direction G5/G6/G7

INSTITUTION COUR DE JUSTICE DE LA COMMUNAUTE, CEDEAO

GRADE G5/G6/G7

SALAIRE ANNUEL (G5-UA 25,527.53 USD 40,277.34)/ (G6-UA30,178.98 USD 47,616.39) / (G7- UA 34,933.43 USD 55,117.96)

STATUT PERMANENT

AGENCE

LIEU DE TRAVAIL ABUJA, NIGERIA

DÉPARTEMENT

DIRECTION ADMINISTRATION & FINANCES

DIVISION BUREAU DU DIRECTEUR DE L’ADMINISTRATION & DES FINANCES

SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE DIRECTEUR DE L’ADMINISTRATION & DES FINANCES

SUBORDONNÉS AGENT DE BUREAU

Les candidatures doivent être envoyées à l’adresse : officemanager@courtecowas.org

APERÇU DES TÂCHES

Rend compte au Directeur de l’Administration & des Finances (DAF). Met en œuvre et appuie les activités de communication et de documentation du bureau du DAF, qui gère une composante d’un important programme et qui est normalement organisé en plusieurs unités interdépendantes. Allège la charge de travail du DAF dans la gestion de certains documents, rapports et détails du bureau. Assure la coordination et le suivi des délais par délégation.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

•         Gestion de l’agenda du supérieur hiérarchique : recevoir et accueillir les visiteurs ; organiser et gérer les rendez-vous; tenir le calendrier du supérieur hiérarchique; faire des appels téléphoniques; vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre; gérer l’agenda et l’emploi du temps du Directeur;

•         Gestion administrative : organiser des réunions ; recevoir, rédiger, saisir et faire le suivi des lettres administratives; réservations de salle de réunion; approvisionner le bureau en fournitures;

•         Gestion du courrier : créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants; assurer l’archivage et le classement des documents; gérer les documents (entrants et sortants, classement des lettres); assurer le suivi des documents soumis à la signature du Directeur;

•         Faire preuve d’expérience en traitement de texte en anglais, français et/ou portugais conformément aux normes établies;

•         • connaissance et compétence technique pour appliquer les techniques et pratiques de post-édition à la préparation et à la production de documents conformément à la politique de la CEDEAO;

•         S’acquitter de toute autre tâche assignée par les supérieurs.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

•      HND ou équivalent en secrétariat ou en administration dans un domaine connexe provenant d’un établissement supérieur reconnu;

•      6 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs et de secrétariat;

•      Faire preuve d’un bon jugement et d’une capacité de prendre des décisions raisonnables en l’absence de directives.

•      Avoir une connaissance des logiciels connexes et des systèmes de classement ECM pertinents ainsi que des procédures, directives et processus relatifs à la correspondance pour la préparation et l’utilisation de documents administratifs et de modèles;

AGE LIMITE

•         Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

PRINCIPALES COMPÉTENCES SUR LA CEDEAO

•         Capacité à formuler des suggestions sur la base de ses propres observations, qui amélioreront la manière dont le travail est accompli et guideront avec confiance leur mise en œuvre, comme demandé ;

•         Expérience démontrée de travail efficace en tant que membre de l’équipe, animant parfois des discussions et/ou remplaçant d’autres rôles principaux selon les besoins;

•         Capacité à appuyer l’équipe en se tenant au courant de ses initiatives, événements et besoins, en assistant les chefs d’équipe selon les besoins;

•         Aptitude à prendre en main sa propre carrière et ses performances et à s’engager régulièrement et de manière indépendante dans des activités d’auto-évaluation (par exemple réflexion personnelle, obtenir un retour d’information);

•         Aptitude à développer et à entretenir les compétences et le savoir-faire nécessaires pour exercer efficacement ce rôle (technologies pertinentes, normes professionnelles, réglementations/politiques pertinentes, etc.).

•         Excellente éthique de travail, positivité, motivation, flexibilité et aptitude à résoudre les problèmes pour effectuer des tâches associées au poste;

•         Aptitude à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes assez courants et à formuler des recommandations visant à améliorer la qualité/la quantité des services fournis aux clients;

•         Désir ardent d’aider les autres dans diverses situations présentant un intérêt pour leur propre domaine de travail et de s’adresser à la personne appropriée pour obtenir de l’aide si nécessaire;

•         Aptitude à travailler en équipe pour définir les besoins des clients et des intervenants;

•         Capacité à gérer son propre temps efficacement et à respecter les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités assignées.

•         Comprendre comment accéder aux ressources ou aux services internes pour renforcer la conscience culturelle et chercher activement à améliorer les compétences multiculturelles lorsqu’on interagit avec d’autres personnes d’origines culturelles et linguistiques différentes, en particulier en Afrique de l’Ouest;

•         Capacité à écouter attentivement les idées, demandes et préoccupations des personnes et à comprendre, assimiler et développer les compétences en gestion de la diversité conformément aux règles/politiques de la CEDEAO;

•         Capacité à reconnaître les idées préconçues et les stéréotypes de certains groupes et de certains individus et à adopter avec succès des comportements inclusifs et adaptés à la culture;

•         Compréhension de base du mandat de l’organisation de la CEDEAO et de ses fonctions, en particulier celles de sa propre institution/agence;

•         Connaissance des procédures et pratiques de base de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités attribuées (par exemple, normes et règles) et les outils de travail (par exemple, la technologie);

•         Aptitude à appliquer les normes de la CEDEAO en matière d’e-mailing et d’autres tâches de routine et à tenir des registres et des informations sur les tâches assignées conformément aux règles et aux règlements;

•         Aptitude à appliquer les procédures de la CEDEAO pertinentes aux tâches et à démontrer une compréhension suffisante des systèmes, processus, règles et/ou normes associés pour expliquer leur nécessité et pour identifier les erreurs et les conséquences.

•         Excellentes compétences en calcul avec la capacité de collecter, rassembler, classer et résumer des données en suivant des instructions claires et simples;

•         Aptitude démontrée à remettre en cause les procédures établies en vue d’améliorer les performances et/ou les résultats;

•         Souci du détail avec une capacité à détecter et à corriger les erreurs et à tenir des dossiers précis d’indicateurs/informations simples;

•         Aptitude à rassembler et à organiser des informations et des données d’une manière simple et compréhensible.

•         Capacité à fournir des informations précises et complètes aux supérieur/collègues/clients sur demande, en faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie;

•         Aptitude démontrée à utiliser des ordinateurs avec des compétences avancées en traitement de texte, notamment une connaissance pratique des tableurs (par exemple, Excel), des réseaux inter/intranet, de la messagerie électronique et des réseaux sociaux;

•         Capacité à lire/écouter et comprendre les instructions assez courantes et à les exécuter avec une supervision limitée;

•         Aptitude à produire des textes écrits en anglais ou en français clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects et posséder des compétences linguistiques égales en langage verbal;

•         Capacité à résoudre les problèmes avec les autres de manière franche, rapide et directe;

•         Aptitude à organiser des tâches semi-routinières, à identifier des solutions pour faire face à des priorités conflictuelles ou à des incertitudes dans la réalisation de tâches nouvelles ou en évolution;

•         Aptitude à définir des objectifs de travail et à identifier les étapes nécessaires pour les atteindre;

•         Capacité à comprendre et à contribuer aux objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail selon les directives du supérieur hiérarchique;

•         Aptitude à travailler dans le cadre de pratiques de bureau bien établies et à équilibrer des tâches multiples dans des délais impartis.