Assistante de Direction

• Type de contrat: CDI
• Lieu: Dakar, Sénégal
• Secteur d’Actitivtés: Administration / Secrétariat – Assistanat
• Publiée le 15 Octobre 2018

BICIS
La BICIS recherche Une Assistante de Direction.

Votre mission en qualité d’assistante de Direction :

 Apporter une assistance au(x) responsable(s) et, selon les cas, à l’équipe, en termes de gestion du temps, du courrier (papier et électronique), et des dossiers,
 Examiner, traiter et rédiger la correspondance courante,
 Assister son/ses responsable(s) dans la gestion administrative,
 Garantir le respect de la confidentialité des informations recueillies ou mises à disposition dans le cadre de sa fonction,
 Assurer la continuité d’activité en cas d’absence des autres Assistant(e)s de son département et/ou de son pôle.

Activités Principales

L’assistant(e) de direction assure le secrétariat d’un ou plusieurs responsables :
 Gère son/leurs agenda(s), organise les réunions et comités demandés par le responsable et son équipe,
 Filtrer les communications téléphoniques et les e-mails,
 Rédiger les courriers et les notes à caractère courant,
 Rédiger les rapports, comptes-rendus et documents dans le style adapté, puis les soumet à sa hiérarchie,
 Accueillir les visiteurs.
 Préparer et facilite le travail du/des responsable(s) et de l’équipe :
 Préparer les dossiers, assure leur suivi et leur classement,
 Collecter les informations, les communique au(x) responsable(s), et au besoin, les diffuse à l’équipe,
 Planifier les déplacements professionnels, s’occupe des réservations nécessaires et établit les demandes de remboursement de frais.
 Assister le(s) responsable(s) et l’équipe dans la gestion administrative :
 Vérifier la cohérence des factures avec les commandes, les traite dans l’outil dédié puis les soumet à sa/leur validation,
 Gérer l’économat pour l’équipe,
 S’occuper des formalités administratives, notamment dans le cadre des déplacements professionnels (ex : visas)
 Réaliser les démarches internes lors de l’entrée ou de la sortie d’un collaborateur.
 Prendre en charge la logistique d’événements internes au département, ou assure l’interface avec la Communication pour leur organisation (ex : séminaires).

Profil

 Connaître l’organisation du Groupe BNP Paribas,
 Connaître les techniques de secrétariat (bureautique),
Maîtriser les outils internes de réservation de voyages, de gestion des notes de frais, de
 commande de fournitures, et de traitement des factures,
 Savoir rechercher et communiquer des informations,
 Savoir rédiger des correspondances simples, mettre en forme des documents,
 Savoir assurer un suivi de dossier,
 Savoir gérer des prises de rendez-vous.

Compétences comportementales et/ou managériales :

 Capacité d’initiative
 Capacité d’organisation
 Rigueur et précision
 Capacité à communiquer
 Capacité d’adaptation
 Agir avec intégrité
 Intégrer la dimension multi-culturelle
 Réactivité

Description de l’offre

 Lieu principal : SN-Dakar-Dakar (ville)
 Type d’emploi : CDI
 Domaine d’activité : ACHATS OU SÉCURITÉ OU GESTION DE MOYENS ET SERVICES GÉNÉRAUX –
 Secteur d’activité: Réseau d’agences bancaires – Clientèle Particuliers et Entreprises
 Niveau d’Etudes: Enseignement supérieur de cycle court (dont DEUG, BTS, DUT, DEC technique ..)
 Niveau d’expérience: Au moins 3 ans

Date limite : 09 Novembre 2018.