ISC recrute un Assistant Administratif
Notre client est une agence de développement gouvernementale qui appuie des projets de développement à travers le monde dans l’optique d’éliminer la pauvreté.
L’Assistant/e Administrative d’une part, s’occupe de la réception et de l’appui au secrétariat et d’autre part donne un appui à la gestion logistique de bureau afin d’assurer un environnement de travail pour que les collègues puissent se concentrer sur leur cœur de mission.
Missions:
Support administratif
Exécuter des tâches administratives Afin de garantir un support efficace au département/chef/collaborateurs/intervention
Tâches principales:
– Gérer le courrier in/out
– Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents,…)
– Rédiger des lettres/documents
– Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ;
– Tenue générale de ou des agendas
Organisateur
Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou Evènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants.
Tâches principales:
– Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, …) ;
– Élaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques;
– Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.
Support logistique:
Veiller à la présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de permettre à chacun de bénéficier pour ses activités du support logistique adéquat.
Tâches principales:
– Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat ;
– Commander le matériel nécessaire ;
– Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock.
– Préparer les bons de commande
– Élaborer les ordres de mission
– Préparer les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats …)
– Réserver les hôtels, vols, restaurants, …
– Veiller à ce que les personnes disposent du transport nécessaire R
Gestionnaire de documentation:
Veiller au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs d’accéder rapidement aux informations recherchées.
Tâches principales :
– Classer et archiver la documentation de tout type ;
– Mettre à jour les informations pertinentes ;
– Collecter la documentation de façon proactive ;
– Gérer les archives.
Téléphoniste-réceptionniste:
Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques afin d’y donner une suite adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés.
Tâches principales:
– Accueillir et diriger/orienter les visiteurs
– Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ;
– Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnel de la représentation (interne et externe…) ;
– Appeler les collaborateurs externes sur demande
Profil:
– Bachelor (Bac +3)
– 2 à 3 ans d’expérience dans la gestion de tâches administratives
– Très bonnes connaissances de la langue nationale officielle ainsi que d’une autre langue internationale (français et/ou anglais) ;
– Très bonnes connaissances MS Office (Word, Excel, PowerPoint,).
Rémunération selon pofil
Date limite: 31 Décembre 2019