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IRC recrute 01 Directeur Adjoint en charge des Opérations

IRC recrute 01 Directeur Adjoint en charge des Opérations

Fondée en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux principales crises humanitaires au monde et aide les personnes à survivre, retrouver et reconstruire leur vie. Présent dans plus de 40 pays, l’IRC aide les populations dont les vies et les moyens de subsistances sont brisés par les conflits et les catastrophes afin de survivre, retrouver et garder le contrôle de leur avenir. Pour réaliser cette mission, l’IRC travaille à améliorer la sécurité, la santé (dont la nutrition et l’eau-hygiène-assainissement), l’éducation, la relance économique et développement, et le pouvoir des populations dans des lieux affectés par les crises, particulièrement les plus vulnérables et marginalisés, afin de réduire les inégalités criantes qui existent, entre les hommes et les femmes, les garçons et les filles.IRC est présent au Mali depuis 2012 et intervient actuellement dans 4 régions :

–      Au nord :

o    Ménaka : en Education, Protection, Eau-Hygiène-Assainissement (EHA), RRM

o    Gao : en Education, Protection et EHA

–      Au centre :

o    Mopti : en Relance Economique et Développement, Santé/Nutrition, Protection, Gouvernance, RRM

–      Au sud :

o    Koulikoro : en Nutrition.

PORTÉE DU POSTE

Le Directeur Adjoint chargé des Opérations (DAO) veille à la mise en place des procédures et des politiques d’IRC au niveau logistique, technologies de l’information, RH. Il/elle supervise le Coordinateur Logistique, le Coordinateur IT, la Coordinatrice RH et tous les Field Coordinateurs et Field Managers.

Il/elle s’assure que tous les systèmes, politiques et procédures logistiques, RH, IT nécessaires sont mis à jour, mis en œuvre, et compris de tout le personnel de la mission. Il/elle est un membre de l’équipe dirigeante du bureau national. Il ou elle assure l’intérim du Directeur Pays (DP) durant ses absences.

Le DAO contribue à l’élaboration de budget des projets en donnant des orientations pour le développement et la surveillance des coûts d’exécution des projets en collaboration avec le Directeur Pays (DP), la Directrice Adjointe des Finances et la Directrice Adjointe des Programmes. Il/Elle doit aussi contribuer à la mise à jour et au développement du document stratégique mission SAP et la mise à l’échelle d’INTEGRA. Il ou elle veille également au bon déroulement et au suivi de l’Operating Score Cards.

RESPONSABILITÉS

Représentation

  •  Asseoir une bonne compréhension des programmes de l’IRC y compris le suivi du SAP pour la partie opérations de sorte que le DAO puisse suppléer le DP au besoin.
  • Maintenir un lien régulier avec les différents Gouverneurs de région pour assurer le lien avec le DP concernant les orientations stratégiques et les perspectives d’intervention.
  • Poursuivre les actions engagées au niveau des autorités centrales par rapport au dédouanement des équipements et autres articles importés et s’assurer de la conformité des politiques d’IRC avec le cadre légal du pays.

Politiques, procédures et coordination 

 

·         S’assurer que le soutien opérationnel fonctionnel est en place dans toutes les bases afin d’assurer l’atteinte des résultats dans les secteurs couverts par les programmes.

·          Mettre en œuvre les politiques opérationnelles globales (logistique, RH, technologies de l’information) de l’IRC au niveau national.

·         Réviser les manuels de politique opérationnelle pour la logistique, RH, technologies de l’information, élaborer un plan pour leur mise à jour et veiller à leur mise en œuvre régulière via des visites régulières sur les bases.

·         Identifier les vides en matière de politique opérationnelle, faire le lien avec les audits bailleurs et interne, et élaborer de nouvelles politiques au besoin.

·         Veiller à la conformité avec la réglementation des bailleurs de fonds en lien avec la chaîne d’approvisionnement.

·         Élaborer un plan annuel des opérations avec les Field Coordinateurs et Managers et en assurer le suivi régulier avec les chefs de départements Coordinatrice RH, le Coordinateur Logistique, le Coordinateur Technologies de l’information).

·         Servir de point focal et assurer la communication avec le personnel des opérations du siège, le responsable régional des RH, de la Logistique, et le responsable régional IT.

·         Assurer la coordination entre les unités opérationnelles, entre les bureaux de terrain et avec les programmes ainsi que les départements financiers.

·         Participer aux réunions de coordination interne à la mission, s’assurer que les fonctions supports préparent et participent aux réunions de suivis des projets, et proposer des adaptations pertinentes vis-à-vis du fonctionnement général de la mission.

 

 

·         Budget et finances

 

  • Produire des contenus pour de nouveaux budgets couvrant des exigences opérationnelles et donner des conseils pour l’élaboration du budget des approvisionnements, y compris un plan de remplacement des équipements de base.
  • Entretenir des relations de travail étroites avec la Directrice Adjointe des Finances pour assurer un soutien entier et coordonné aux opérations dont un spécial focus pour le suivi et l’analyse des BVA.
  • Superviser les lignes budgétaires des opérations de subvention.
  • Veiller à l’optimisation des fonds et moyens alloués pour la mise en œuvre des programmes.
  • S’assurer avec les FC/FM organisent des réunions mensuelles de suivi de projets où sont effectuer les réajustements opérationnels si nécessaire.

Administration et Ressources Humaines 

  • S’assurer que le processus de recrutement est efficient, transparent et bien géré au niveau des bases en lien avec la coordinatrice RH et que l’accent est maintenu pour le recrutement/la rétention/la promotion du personnel féminin.
  • S’assurer que le personnel des opérations dispose de plans de performance et procède à des évaluations annuelles qui reposent sur des objectifs de performance clairs et précis.
  • Réviser les salaires et avantages du personnel national et recommander des ajustements au besoin.
  • Servir de point focal pour les investigations en matière de violation de politiques (fraude, sauvegarde, DEI). Assurer le suivi des accusations de mauvaise conduite concernant les employés et conseiller sur les éventuelles mesures disciplinaires.
  • Travailler avec le Département des ressources humaines dans la mise en œuvre des politiques globales.
  • Au sein de l’organisation et en collaboration avec la coordinatrice RH, identifier les domaines de compétence du personnel qui nécessitent le renforcement et travailler avec les superviseurs et le personnel pour offrir la formation appropriée, dans l’optique de contribuer à la rétention du personnel.
  • S’assurer que tout le soutien nécessaire pour le fonctionnement du bureau, y compris les relations extérieures avec le gouvernement, est assuré.
  • Assurer le suivi des dossiers juridiques avec le conseil légal de l’IRC Mali

Chaîne d’approvisionnement

  • Vérifier que les politiques logistiques du pays sont appropriées, documentées, disséminées et que les processus de contrôle sont effectifs.
  • Assister le personnel de la logistique afin qu’il travaille efficacement avec d’autres unités pour améliorer la planification et l’utilisation des ressources.
  • Entreprendre des révisions périodiques du système d’approvisionnement, véhicules et carburants, actifs, entrepôt/inventaire, contrats des fournisseurs et prestataires, et systèmes de communication pour identifier des secteurs qui nécessitent des améliorations et des ajustements pour conformité avec la politique d’IRC.
  • Réviser les rapports clés/de routine, (suivi des BC/DA, consommation en carburant, plans d’approvisionnement) et donner le feedback avec des recommandations.
  • S’assurer que toutes les conditions sont requises pour le déploiement d’INTEGRA.

Technologies de l’information

  • En collaboration avec le Département informatique du siège, soutenir le projet d’intégration V-SAT, maintenir et mettre à niveau des systèmes informatiques pour soutenir la communication par Internet dans l’ensemble du programme national.

CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ

  • Au moins 5 ans d’expérience dans le soutien opérationnel ou la gestion de l’assistance humanitaire multisectorielle ou des projets de développement en Afrique ou un contexte similaire ; de préférence à un niveau supérieur ;
  • Expérience dans la gestion du personnel, l’administration, la logistique, les communications, et les finances dans le cadre d’opérations d’envergure
  • Expérience avec les ONG et connaissance des exigences des donateurs ;
  • Excellentes aptitudes de communication écrite et orale en Français, et bonne connaissance pratique (parlé et écrit) de l’Anglais,
  • Engagement humanitaire (respect des Principes Humanitaires) et expérience de terrain/au niveau des bases et de leur gestion
  •  Capacité à travailler sous pression et parfois pendant de longues heures, et de gérer d’importants volumes de travail ;
  • Capacité à organiser de manière indépendante son travail et de classer les tâches par ordre de priorité ;
  • Auto-motivation, honnêteté, sens poussé de la responsabilité, et ponctualité ;
  • Capacité à travailler aussi bien indépendamment qu’au sein d’une équipe ;
  • Flexibilité, adaptabilité, sensibilité culturelle ;

 

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL:

  • Hébergement en maison individuelle IRC. Internet
  • Niveau de sécurité : Orange, relativement stable à Bamako.
  • Position accompagnée.

 

IRC is an Equal Opportunity Employer IRC considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, color, national origin, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran status or disability.

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