OFFRE D’EMPLOI / ASSISTANT(E)S – STANDARDISTES

Lieu : IOKA Hotel & Suites (Lomé, TOGO)

Nombre de postes à pourvoir : 2

DESCRIPTION DU POSTE

Le standardiste/réceptionniste est responsable de :

• Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compètent

• Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent, etc.)

• Traitement des demandes de renseignement téléphonique selon schéma préétabli

• Assurer l’accueil des visiteurs dans l’entreprise, les mettre en rapport avec les services concernés ou appliquer les procédures prévues (exemple : clients avec ou sans rendez-vous, fournisseurs, participants à des ateliers, des formations, etc.)

• Réaliser des tâches courantes de tri, de classement et d’enregistrement, en utilisant un système informatique.

• Saisie et envoi de devis

• Assurer l’affranchissement du courrier au départ et l’enregistrement en conformité́́ avec les procédures internes

• Réservation des salles et moyens de présentation pour les différents évènements

Savoir-faire :

• Avoir au minimum un bac+2 ou une licence en Assistant de Direction / Secrétariat de Direction ou tout autre diplôme équivalent ;

• Un minimum de 5 ans d’expérience à un poste similaire ;

• S’exprimer avec facilité en français et en anglais

• Maitrise des logiciels courants notamment le Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint et Outlook ;

• Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques…)

• Faire preuve d’une écoute attentive

• Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues

• Faire preuve de curiosité́ sur les différentes missions de l’organisation et son organisation, ainsi que sur les dossiers d’actualité́ et les grands évènements qui peuvent générer des afflux d’appel

• Diplomate, réactif et efficace, faire preuve d’amabilité́, de courtoisie et de tact, même face à̀ des clients difficiles

• Excellente présentation, aisance relationnelle, sens du service