International Staffing Company recrute 01 Receptionniste bilingue

ISC recrute un Receptionniste bilingue Intérim

Notre client est une ONG qui oeuvre dans le secteur du développement, principalement dans l’éducation et la santé. La réceptionniste effectuera des interventions fréquentes en intérim et sera une partenaire privilégiée de la coopération.

Domaine de responsabilité

• L’exécution quotidienne des services d’accueil, de secrétariat et la gestion de l’espace d’attente
• La gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants ;
• Le traitement du courrier électronique;

Services d’accueil téléphonique et de réception

• Répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;
• Tenir une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
• Utiliser le répondeur téléphonique de manière appropriée ;
• Enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)
• Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence ;
• Veiller au confort des visiteurs en leur proposant des journaux, rafraîchissements, etc.

Travaux et service de secrétariat

• Veiller à l’établissement et à la mise à jour régulière d’un répertoire des partenaires, fournisseurs et personnel (numéros de téléphone et de télécopie et adresses électroniques et physiques)
• Trier et distribuer le courrier entrant (messages électroniques, télécopies, autres documents officiels), ainsi que les documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. et en assumer la responsabilité ;
• Veiller à la disponibilité de magazines
• Réceptionner et enregistrer les factures
• Gérer les fournitures et le matériel de bureau (enregistrement entrée et sorties)
• Assurer le dispatching des demandes de cotation
• Se charger du retrait et de la remise des dossiers d’appel d’offre
• Se charger de la réception des offres et assister à la préparation de l’ouverture des plis
• Se charger de la remise des cahiers de charge et de la réception des dossiers des soumissionnaires aux appels d’offres restreints et publics du Bureau (remplissage du formulaire de retrait et de dépôt pour chaque soumissionnaire)
• Confectionner les cartes de visite
• Suppléer la Chargée Événementiel dans les réservations de vol et d’hôtel ainsi dans l’organisation des séminaires
• Suivre les demandes de visa auprès du Ministère

Autres Attributions

• Appuyer la responsable « communication et gestion événements » en respectant ses instructions

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification :

• Niveau secondaire
• Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire

Expérience professionnelle:

• Au moins 2 à 3 ans d’expérience à un poste similaire ; de préférence dans un organisme international

Autres connaissances/compétences:

• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (téléphone, courrier électronique, Internet); très bonne maîtrise des logiciels MS OFFICE (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Très bonne connaissance de la langue française (parler/lire/écrire) ;
• Très bonne connaissance de la langue anglaise (parler/lire/écrire) ;

Date limite : 23 March 2020