Administration Officer
The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC)
Kinshasa, RDC
Administration OfficerGrade to be confirmed
Closing date (Geneva time zone):02-07-2020Duty station:KinshasaCountry:CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THEDuty station status: N/AAccompanied status: N/ADuration:6 monthsCategory of Staff: National StaffGrade: To be determinedVacancy No:IFRC04141
BackgroundThe International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC) is the world’s largest humanitarian organization, with 192 member National Societies. As part of the International Red Cross and Red Crescent Movement, our work is guided by seven fundamental principles; humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity and universality.
Organizational ContextLa Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération») est le plus grand réseau humanitaire du monde basé sur le volontariat. La Fédération est une organisation de membres constituée par ses sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est «d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et de réduire les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». Il vise à répondre aux besoins et à améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises. La Fédération est desservie par un secrétariat basé à Genève, avec des bureaux régionaux et nationaux dans le monde entier. Le secrétariat, qui est dirigé par le secrétaire général de la FICR, constitue la capacité centrale de la Fédération Internationale pour servir, relier et représenter les sociétés nationales.
Job Purpose
Job Duties and ResponsibilitiesContrôle interne et gestion des risques Initier l’enregistrement des contrats de bail des maisons des expatriés et des bureaux de la FICR dans le système et dans les registres de suivi, en tenant compte des dates d’expiration. Initier les renouvellements résiliations des contrats de bail et tenir à jour les registres de suivi. En collaboration avec la Logistique, tenir à jour le registre des équipements et fourniture du Bureau pays. Rapports • Rédiger des rapports mensuels relatifs aux installations, à la gestion des logements, au bureau et voyages à l’attention du Délégué finances et administration. Gestion Financière • Faire le suivi des factures et paiements des biens et services liés à l’administration et s’assurer qu’il n’y ait aucune interruption de service. Surveillance • S’assurer que tous les employés internationaux sont bien encadrés pour leur installation en RDC et qu’ils retournent tous les équipements reçus, meubles et tout autre bien en leur possession avant leur fin de mission. S’assurer du logement et du transport de toutes personnes externes au bureau pays et en mission à Kinshasa. Administration • Superviser l’Assistante Administrative et les techniciens de surface dans leurs tâches quoti-diennes. • Aider les autres départements dans l’organisation des ateliers, des voyages, des visas et des questions d’hébergement en collaboration avec le Délégué Finance et Administration. • Organiser et coordonner toute l’administration, les séminaires et les grandes réunions (choix de l’hôtel, transport, restauration, multiplication des supports, réservation de billets d’avion, visa etc.) • Effectuer l’inventaire périodique des équipements de bureau et des maisons des employés in-ternationaux et soumettre le rapport au Délégué Finance et Administration. • Assister le Délégué Finance et Administration dans la rédaction de politiques ou procédures administratives. • Superviser et faire une plannifcation périodique des travaux de maintenance et de désinfection du bureau et des maisons des employés internationaux. • Faire le suivi des cautions à verser et à retourner à l’organisation dans le cadre des contrats de bail. • Coordonner la gestion des gardiens avec le point focal sécurité, mais aussi les services externes tels que les taxis, agences de voyages, restaurations, hôtels et s’assurer que les prix et services proposés sont conformes aux contrats de service signés. Initier les contrats de service au be-soin et s’assurer de leur suivi et renouvellement dans le système. • En collaboration avec le point focal sécurité, s’assurer de la sécurité des locaux et des maisons de délégués. • S’assurer que les maisons des délégués et Guest house sont correctement équipés conformé-ment à la politique d’aménagement des maisons tout en tenant compte des délais d’approvisionnement et des prix. • Gérer les consommables du bureau, mais aussi l’utilisation de l’électricité et du groupe électro-gène en collaboration avec le logistique. • S’assurer de la propreté du bureau et de la Guest house ; et qu’une collecte régulière des dé-chets est faites par les techniciens de surface. • S’assurer que le minimum de service est livré aux occupants de la Guest House (nettoyage, linge, repassage etc.). • Entreprendre des projets et activités spécifiques, de la planification, en passant par l’exécution et ce jusqu’aux résultats. • Effectuer toute autre tâche demandée par le /les superviseurs.
EducationBac +4 en business administration, Economies, Commerce, ou un autre domaine per-tinent au poste.
Experience4 à 6 ans d’expérience prouvée en administration Experience of local commercial and contractual systems especially leases Expérience du marché commercial local et des systèmes d’enregistrement des contrats notamment les baux. Expérience de travail dans les organisations internationales, ONG et/ou les agences gouvernementales de développement, mais aussi dans un environnement multiculturel Expérience au sein du mouvement Croix Rouge/Croissant Rouge est un atout.
Knowledge, skills and languagesCompétences en communication Connaissances informatique Aptitudes à travailler sous pression et dans les délais Flexibilité Précision et souci du détail Organisé et autonome en priorisant les tâches Tact et diplomatie Excellent customer service Français lu et écrit couramment Très bon niveau d’Anglais.
Competencies and valuesCommunication Collaboration et esprit d’équipe Jugement et capacité de prise de décision Entretenir de bonne relation avec la Société Nationale et les autres clients Créativité et innovation Instaurer laconfiance.
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The Federation is an equal opportunity employer.