Congo RDC

IFRC recruits 01 Finance Systems & Archives Assistant

IFRC recruits 01 Finance Systems & Archives Assistant

The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC)

Kinshasa, RDC

Finance Systems & Archives Assistant
Grade to be confirmed
Closing date (Geneva time zone):05-02-2021Duty station:KinshasaCountry:CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THEDuty station status: N/AAccompanied status: N/ADuration:3 mois avec possibilité de renouvellerCategory of Staff: National StaffGrade: Not applicableVacancy No:IFRC04649
BackgroundThe International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC) is the world’s largest humanitarian organization, with 192 member National Societies. As part of the International Red Cross and Red Crescent Movement, our work is guided by seven fundamental principles; humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity and universality.
Organizational ContextLa Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire au monde composé de volontaires. La Fédération est une organisation de membres constituée par ses sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix. Dans le monde ». Il vise à répondre aux besoins et à améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires comme Ebola, Rougeole, cholera, polio et autres crises.
Job PurposeFournir une assistance liée à la gestion de l’archive et le système d’information de l’Unité Finance du Bureau de la Fédération a Kinshasa, DRC.
Job Duties and Responsibilities1. D’une manière générale, fournir un support administratif a l’unité et jouer un rôle facilitant une bonne liaison au niveau administratif entre la Finance et les autres départements. 2. Responsable de collecter/enregistrer, puis gérer l’organisation de tous les documents acheminés à l’unité Finance pour suivi de validation. Selon le type de dossiers, l’ordre chronologique, et les priorités/échéances. 3. En charge d’enregistrer le workflow des demandes acheminés à la finance en mettant à jour l’évolution des validations dans le fichier de contrôle (on-line), permettant aux demandeurs de toutes les unités dans toutes les bases de voir le progrès des approbations. S’assurer une bonne coordination avec le point focal Logistique pour une bonne synchronisation du Fichier de Contrôle des Réquisitions et dossiers de Paiements Logistiques. 4. Responsable de gérer l’organisation et le classement de l’archivage des documents physiques de la Finance, selon le système standard de la Fédération et, s’assurer que tous les classeurs appropriés sont acheminés au bureau regional tous les mois – suivant les clôtures mensuelles. 5. Participer et appuyer pleinement l’équipe Finance dans le processus de la clôture mensuel des comptes. Être en mesure de préparer des rapports mensuels sur le progrès accomplis dans le filing et les défis/challenges. 6. Être le point focal pour assister à la tenue des audits en aidant à la recherche de toute la documentation requise. 7. En charge d’enregistrer tous les classeurs physiques sous format digital dans le server de l’Archive Finance, tout en s’assurant que l’archivage digital reflète exactement l’archivage physique, selon le système standard de la Fédération (chronologie, type de document, etc.). 8. Lorsque nécessaire, venir en appui aux autres membres de la Finance en vue d’assurer la bonne marche et la bonne continuité du service.
EducationBac +3 en Gestion administrative ou une discipline simulaire.
ExperienceMinimum 2 ans d’expérience en gestion administrative. Expérience de travail dans la Croix-Rouge.
Knowledge, skills and languagesMaitrise verbale et écrite du français. Maitrise verbale et écrite de l’anglais.
Competencies and values. Utilisation pratique de logiciels de bureautique (Word, Outlook). . Utilisation avancée du tableur Excel. . Utilisation d’autres logiciels de gestion. . Flexible, autonome, consciencieux et ponctuel Capable de travailler sous stress, et pendant de longues heures de travail si nécessaire.
Comments
The Federation is an equal opportunity employer.POSTULER

Laisser un commentaire