Congo RDC

IFRC recruits 01 Administration Officer

IFRC recruits 01 Administration Officer

Administration Officer
Grade to be confirmed
Closing date (Geneva time zone):21-03-2019
Duty station:Kinshasa
Country:CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE
Duty station status: N/A
Accompanied status: N/A
Duration:5 Months
Category of Staff: National Staff
Grade: To be determined
Vacancy No:IFRC02893
Background
The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC) is the world’s largest humanitarian organization, with 190 member National Societies. As part of the International Red Cross and Red Crescent Movement, our work is guided by seven fundamental principles; humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity and universality.
Organizational Context
La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire au monde composé de volontaires. La Fédération est une organisation de membres constituée par ses sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et de réduire les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la paix et de la dignité humaines. Dans le monde ». Il vise à répondre aux besoins et à améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
Job Purpose
Sous la Supervision du Délégué Finances et Administration, le titulaire de ce poste est chargé(e) de fournir un support de haut niveau au Bureau Pays de la FICR en RDC sur diverses questions administratives afin de garantir un fonctionnement efficace et efficient du Bureau au quotidien.
Job Duties and Responsibilities
Administration
Fournir un support administratif efficace et opportun à la direction du Bureau,
Superviser régulièrement le maintien de l’inventaire des bureaux, mener et finaliser la mise à jour globale des stocks,
Soutenir le délégué Finances dans l’examen et la préparation des procédures administratives,
Entreprendre des projets et activités spécifiques, de la planification, en passant par l’exécution et ce jusqu’aux résultats,
Veiller à ce que tous les aménagements requis dans les maisons des délégués soient facilités conformément aux procédures,
Gérer l’utilisation des fournitures du Bureau Pays de la RDC,
Veiller à ce que la salubrité soit maintenue dans le bureau et ses environs,
Maintenir à jour une liste des contacts du staff de la Fédération et la partage chaque semaine en incluant les informations sur le staff en voyage, R&R et fin de mission,
Assurer le suivi des billets d’avion/visa avec le bureau FICR de Kinshasa,
Apporter un support logistique pour l’organisation des réunions du bureau et éventuellement des partenaires du Mouvement/RC
Contrôle Interne Et Gestion Des Risques
Coordonner les tâches à prestation externe telles que l’entretien ménager, le jardinage ou la restauration afin d’assurer la conformité des services rendus aux conditions de prestation,
Suivre les contrats de location des résidences, en prenant note des dates d’expiration et de renouvellement des baux, trier toutes les questions soulevées et tenir les dossiers à jour,
S’assurer que tous les nouveaux employés internationaux sont bien encadrés et qu’ils retournent tous les équipements et mobiliers de service, et tout autre bien en leur possession avant leur fin de mission.,
Rédiger et tenir à jour des procédures et des lignes directrices sur le logement, le téléphone, les voyages et d’autres processus administratifs si nécessaire, et en promouvoir l’adhésion,
Archiver les contrats de signés par le bureau et les prestataires de services,
Protéger les immobilisations et maintenir un registre de gestion des actifs complet et à jour,
Coordonner et gérer les factures de téléphone mobile et les lignes téléphoniques,
Tenir à jour un inventaire des fournitures de bureau,
Renforcer la sécurité dans les locaux avec l’apport du Délégué Sécurité,
Collaborer avec le Délégué Sécurité pour assurer la garde appropriée des clés de bureau et effectuer les duplications nécessaires,
Maintenir l’enregistrement exact des biens et meubles du Bureau Pays,
Rapports
Rédiger des rapports mensuels relatifs aux installations, aux téléphones et au logement, et les remettre au Délégué Finances,
Gestion Financière
Suivi des paiements afin d’éviter les interruptions de service,
Traitement et suivi de tous les paiements relevant du département Administration
Surveillance
Superviser la gestion des lignes téléphoniques, y compris les lignes directes et les téléphones mobiles, surveiller les coûts mensuels et la liaison avec les départements Informatique/Télécom et Finances pour obtenir des rapports,
Support
Support aux programmes d’approvisionnement et de gestion des ateliers, des voyages, des visas et des questions d’hébergement,
Travailler avec les finances et tous les départements pour maintenir un système d’archivage fiable,
Toute autre tâche assignée par la Hiérarchie,
Education
Diplôme de Licence en Administration ou toute autre domaine apparenté
Experience
Au moins 3 ans d’expérience dans le domaine de l’Administration dans une ONG Internationale
Knowledge, skills and languages
.Bonne Communication
.Habilité à donner et recevoir un feedback
.Connaissances informatiques (Windows, Excel, Word, PowerPoint, etc.)
.Aptitude à bien communiquer à l’oral et à l’écrit
.Etre flexible et s’adapter aux conditions changeantes du travail
.Habilité à travailler de façon autonome (avec un minimum de supervision)
.Etre capable de prioriser et respecter les délais
.Etre capable de travailler en dehors des heures de travail si nécessaire
.Savoir parler et écrire couramment le français et l’anglais
.Connaissance des langues locales
.Bonne attitude interpersonnelle et savoir faire attention aux autres
.Prêter attention aux détails
Competencies and values
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