IECD recrute 01 Assistant RH Gestion administrative (H/F)
Votre mission à l’IECD :
L’Institut européen de coopération et de développement (IECD), organisation de solidarité internationale créée en 1988, met en œuvre des projets de développement économique et humain dans une quinzaine de pays, en partenariat avec des institutions locales, permettant aux jeunes et personnes en situation précaire d’accéder à des emplois décents et durables, dans un environnement éducatif et sanitaire de qualité. Plus de 30 années d’expérience dans les domaines de l’éducation, de la formation professionnelle et de l’accès à l’emploi des jeunes ont permis à l’IECD de développer un vrai savoir-faire au service des personnes les plus vulnérables.
L’Institut opère dans 15 pays, 4 zones géographiques (Proche Orient, Afrique du Nord, Afrique subsaharienne/Madagascar et Asie du Sud-Est), et est structuré autour de programmes phares et d’une offre de service éprouvée sur plus de 60 projets.
En 2021, l’IECD rassemble une cinquantaine de collaborateurs au siège, une soixantaine de VSI (Volontaires de Solidarité Internationale) sur le terrain et un total 300 collaborateurs incluant les équipes locales.
VOTRE MISSION
1. Gestion administrative du personnel Moyenne 2020 : 25 entrées et 15 sorties
– Entrée du personnel :
- Contrat de travail et avenant :
- Rédiger le contrat, sur la base des propositions faite par les RRH
- Coordonner la validation avec le responsable hiérarchique et la signature du contrat
- Scanner et faire le classement (papier, Lucca, serveur)
- Déclarations et affiliations nécessaires (DPAE, adhésion mutuelle et prévoyance, médecine du travail, etc.)
- Lancement du Onboarding sur le logiciel RH Lucca et s’assurer que tout est prêt lors du 1er jour (Badge, ordinateur, planning d’intégration…)
- Accueil / entretien du nouvel embauché sur toutes les questions administratives
– Sortie du personnel :
- Préparation de tous les documents (SDTC, Certificat de travail, … avec scan et classement des documents)
- Licenciement, Rupture conventionnelle : calcul des indemnités et assistanat du DRH
- Responsable du OffBoarding et s’assurer du départ du salarié (Badge, ordinateur, …)
- Tenir à jour les dossiers administratifs de chaque salarié (congés, maladies, maternité, formation etc.) ; être référent sur toutes les questions administratives du salarié et du VSI
- Être l’interlocuteur de la Guilde pour tous les sujets VSI et des VSI pour tous les sujets liés à leur mission
- Être l’interlocuteur sécurité sociale et la prévoyance et veiller aux remboursements (longue maladie, maternité, paternité)
- Système d’information RH Lucca (MAJ des données RH) : être l’interlocuteur pour les salariés sur la saisie du planning ; assurer la mise à jour des dossiers RH, préparer des rapports et proposer des évolutions du système
2. Gestion de la paie
- Préparer les éléments mensuels (fixes et variables)
- Coordonner le roulement mensuel de la paie avec le cabinet de paie externe : saisie des éléments dans le logiciel paie Silae, et transmission des documents nécessaires au cabinet comptable (contrats signés, fichiers absences…)
- Contrôler et faire corriger les bulletins de salaire par la DRH
- Valider la paie avec la DAF et transmettre les éléments à la comptabilité pour paiement
- Distribuer les bulletins de salaire, via l’outil de gestion RH Lucca/Pagga
- Effectuer les rapprochements comptables (paie contrats de travail français + VSI, arrêts divers…) avec la comptabilité
- Vérifier les cotisations salariales trimestrielles et annuelles (CFE, mutuelle expatriés, mutuelle, handicapés, formation, …) et s’assurer du paiement par la DAF.
- Être l’interlocuteur de l’équipe DAF pour toutes demandes concernant les frais de personnel
3. Santé et sécurité au travail
- Assurer le suivi de toutes les visites médicales
4. Reporting RH
- Tenir à jour l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (effectifs, entrées-sortie France + international)
- Interface administrative avec les relais RH locaux
Profil de candidat recherché :
Formation et expérience : Bac +3 minimum en Ressources Humaines. Une première expérience dans un service RH est un plus.
Compétences recherchées :
- Bonne maîtrise de la gestion administrative RH: contrat, congés, paie, documents légaux, déclarations aux administrations, etc.
- Connaissance du processus et des obligations légales liées à la paie
- Bonnes capacités de communication à l’oral et à l’écrit
- Maîtrise des outils bureautiques courants et des bases de données
- Anglais courant apprécié
Qualités attendues :
- Leadership, prise initiative Autonomie
- Grande rigueur
- Qualité d’organisation et de flexibilité
- Confidentialité, discrétion
- Aisance relationnelle, diplomatie
- Bon esprit d’équipe, sens du service
- Adhésion aux valeurs de l’IE
Conditions du poste :
Type de contrat : Contrat à durée Déterminée de remplacement, de 12 mois
Expérience souhaitée : 2/3 ans d’expérience dans une fonction similaire
Statut : Employé
Sous la responsabilité de : La DRH, basée à Paris
En collaboration étroite avec :
- L’équipe RH (4 personnes)
- La Direction financière
Dates du poste : Au plus tôt
Localisation : Paris 15ème
Conditions contractuelles :
- Temps de travail /Durée hebdomadaire de travail : 37,5 heures, donnant droit à des jours de RTT – en application de l’accord IECD du 20 octobre 2017 relatif à l’organisation et l’aménagement du temps de travail
- Rémunération selon profil
- Prise en charge à 100% de la mutuelle
- Remboursement à hauteur de 50% du pass Navigo hebdomadaire ou mensuel, sur présentation de justificatif
- Participation aux frais de restauration en restaurant d’entreprise à hauteur de 4,60 euros par repas
- Prime de précarité selon droit du travail français
- Prise de congés selon l’accord du temps de travail dit l’accord du 20 octobre 2017