IECD recrute 01 Assistant de Direction (H/F)

L’Institut européen de coopération et de développement (IECD), organisation de solidarité internationale créée en 1988, met en œuvre des projets de développement économique et humain dans une quinzaine de pays, en partenariat avec des institutions locales, permettant aux jeunes et personnes en situation précaire d’accéder à des emplois décents et durables, dans un environnement éducatif et sanitaire de qualité. Plus de 30 années d’expérience dans les domaines de l’éducation, de la formation professionnelle et de l’accès à l’emploi des jeunes ont permis à l’IECD de développer un vrai savoir-faire au service des personnes les plus vulnérables.

L’IECD opère dans 15 pays, 4 zones géographiques (Proche Orient, Afrique du Nord, Afrique subsaharienne/Madagascar et Asie du Sud-Est), et est structuré autour de programmes phares et d’une offre de service éprouvée sur plus de 60 projets.

En 2019, l’IECD rassemble une cinquantaine de collaborateurs au siège, une soixantaine de VSI (Volontaires de Solidarité Internationale) sur le terrain et un total 300 collaborateurs incluant les équipes locales.

L’Assistant(e) de Direction joue un rôle clé d’interface en interne et en externe avec tous les interlocuteurs du Directeur Général.

Respectant le principe de confidentialité, ses missions seront :

MISSION

1. Assistance au directeur général et du directeur général adjoint

• Organisation des rendez-vous avec les interlocuteurs externes (partenaires financiers, institutionnels, etc.)
• Organisation des déplacements professionnels et des missions terrain (billets d’avion, visas)
• Elaboration et suivi de leurs notes de frais
• Rédaction de supports de communication (présentations, compte-rendu, notes spécifiques, etc.)
• Garant de la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)

2. Assistance à l’équipe du siège

• Gestion du planning du COMEX (Comité Exécutif)
• Gestion logistique de l’organisation des conseils d’administration, du bureau et de l’assemblée générale
• Organisation, planification et coordination d’événements et de réunions internes

(Séminaire été, séminaire Comex, réunions d’équipe, etc.)

• Gestion administrative de dossiers spécifiques et institutionnels
• Appui aux demandes de visa et achats des billets d’avion
• Assistance à l’équipe RH : diffusion de postes, MAJ des dossiers administratifs du personnel

3. Office management

• Gestion courante des services généraux
  • Accueil des visiteurs
  • Gestion du standard téléphonique
  • Gestion et commande des fournitures de bureau, du matériel informatique et du mobilier
  • Gestion du courrier
  • Gestion des accès aux locaux (badge, clés)
  • Veille à la bonne tenue des locaux et au respect des conditions sanitaires actuelles
  • Veille à la sécurité des locaux en collaboration avec le pôle des Ressources Humaines
  • Gestion de l’aménagement et des espaces de travail (déménagement potentiel)

• Gestion administrative
  • Suivi des contrats fournisseurs (bail, assurances, photocopieuse, téléphonie, etc.)
  • Suivi budgétaire des dépenses au titre des services généraux (vérification et validation des factures)
  • Interface avec les propriétaires et les fournisseurs (Assurances, entretien locaux, travaux, achat de meubles, fournitures, etc.)

• Gestion du parc informatique et téléphonique siège :
  • Gestion de la téléphonie fixe et de la flotte portable
  • Assistance du prestataire informatique (gestion du stock, recueil des besoins des équipes, etc.)
  • Collecte du matériel informatique et téléphonique usagé et organisation du déstockage auprès d’association de recyclage

PROFIL

Formation : Bac+2 minimum

Expérience : Une expérience de 3 ans minimum dans l’assistanat de direction.

Intérêt pour le secteur du développement et pour le secteur de la solidarité internationale.

Une expérience en PME est un vrai plus.

Compétences recherchées :

• Très bonnes qualités rédactionnelles en français
• Très bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise parfaite des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)

Qualités attendues :

• Méthode, organisation, rigueur
• Discrétion, tact, sens de la confidentialité
• Polyvalence, flexibilité, humilité
• Très bon relationnel
• Esprit d’initiative, d’analyse et de synthèse
• Adhésion aux valeurs de l’IECD : un regard sur la personne, le sens du service, un engagement professionnel

CONDITIONS DU POSTE

Type de contrat : CDD à temps partiel (50%), présence le matin uniquement

Statut : Employé

Sous la responsabilité : de la DRH

En étroite collaboration avec :

• Le Directeur général et le directeur général adjoint
• Les DRH et DAF
• Les Directeurs de pôles et de région

Dates du poste : à compter du 22 mars 2021, jusqu’au 31 août 2021 (5mois)

Localisation : Paris 15^ème

Conditions contractuelles :

• Temps de travail : temps partiel (50%) sur la base d’une durée hebdomadaire de travail de 37,5 heures, soit 18,75 heures, donnant droit à des jours de RTT – en application de l’accord IECD du 20 octobre 2017 relatif à l’organisation et l’aménagement du temps de travail
• Rémunération selon profil
• Prise en charge à 100% de la mutuelle
• Remboursement à hauteur de 50% du pass Navigo hebdomadaire ou mensuel, sur présentation de justificatif
• Participation aux frais de restauration en restaurant d’entreprise à hauteur de 4,60 euros par repas
• Prise de congés selon l’accord du temps de travail dit l’accord du 20 octobre 2017

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