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IECD recrute 01 Assistant de Direction Bilingue / Office Manager

IECD recrute 01 Assistant de Direction Bilingue

CONTEXTE

L’Institut européen de coopération et de développement (IECD), organisation de solidarité internationale créée en 1988, met en œuvre des projets de développement économique et humain dans une quinzaine de pays, en partenariat avec des institutions locales, permettant aux jeunes et personnes en situation précaire d’accéder à des emplois décents et durables, dans un environnement éducatif et sanitaire de qualité. Plus de 30 années d’expérience dans les domaines de l’éducation, de la formation professionnelle et de l’accès à l’emploi des jeunes ont permis à l’IECD de développer un vrai savoir-faire au service des personnes les plus vulnérables.

L’IECD opère dans 15 pays, 4 zones géographiques (Proche Orient, Afrique du Nord, Afrique subsaharienne/Madagascar et Asie du Sud-Est), et est structuré autour de programmes phares et d’une offre de service éprouvée sur plus de 60 projets.

En 2019, l’IECD rassemble une cinquantaine de collaborateurs au siège, une soixantaine de VSI (Volontaires de Solidarité Internationale) sur le terrain et un total 300 collaborateurs incluant les équipes locales.

MISSION

1.Assistanat du directeur général et du directeur général adjoint

  • Gestion des plannings, organisation des réunions et des rendez-vous.
  • Organisation des déplacements professionnels et des missions terrain (dossier voyage, billets d’avion, visas, suivi budgétaire des dépenses dans le logiciel de gestion de projet).
  • Elaboration et suivi des notes de frais.
  • Rédaction de supports de communication (présentations, compte-rendu, notes spécifiques, etc.).
  • Garantie de la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.).

2.Assistance aux instances de gouvernance et décisionnelles

  • Gestion du planning du COMEX et des réunions (Comité Exécutif).
  • Archivage Sharepoint des documents pour le COMEX.
  • Organisation des conseils d’administration, du bureau, du séminaire COMEX et du séminaire responsable pays/directeurs pays.
  • Gestion administrative de dossiers spécifiques et institutionnels.

3.Organisation du séminaire IECD annuel (150/200 personnes en présentiel et distanciel)

  • Organisation, planification et coordination avec les différents interlocuteurs.
  • Gestion des différents prestataires (location de salle, traiteur, traducteur …).
  • Organisation visioconférence grand public et mise en place d’ateliers virtuels (Kahoot, TEAMS).

4.Gestion du secrétariat de direction

  • Gestion du standard téléphonique (réception et filtrage des appels).
  • Réception et distribution du courrier reçu.
  • Accueil physique des visiteurs de l’association et orientation vers les services concernés.
  • Gestion et suivi de l’archivage physique des documents institutionnels/Officiels.

5.Responsable des moyens généraux

  • Responsable de la tenue du DUERP et à sa mise à jour.
  • Gestion et commande des fournitures de bureau et du mobilier.
  • Gestion des accès et de la sécurité des locaux.
  • Interface de contact avec les différents gestionnaires des locaux et les fournisseurs (Assurances, entretien locaux, travaux, achat de meubles, fournitures, etc.).
  • Gestion de contrats d’assurances.
  • Garantie de la bonne tenue des locaux et du respect des conditions sanitaires actuelles.
  • Gestion des travaux, de réfection et de l’aménagement des espaces de travail.
  • Suivi des contrats fournisseurs (bail, assurances, photocopieuse, téléphonie, etc.).
  • Suivi budgétaire des dépenses (vérification et validation des factures et imputation dans le logiciel d’engagement des dépenses).

6.Support éventuel aux équipes siège/terrain

  • L’assistant de Direction joue le rôle d’interface et de point de contact entre tous.

PROFIL

Formation : Bac+2/3 minimum en gestion administrative/commerciale, management des organisations

Rattachement hiérarchique : l’assistant de Direction est rattaché à la DRH.

Expérience : Une expérience de 3 ans minimum dans l’assistanat de direction.

Intérêt pour le secteur du développement et pour le secteur de la solidarité internationale.

Une expérience en PME est un vrai plus.

Compétences recherchées :

  • Très bonnes qualités rédactionnelles en français
  • Très bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit
  • Maîtrise parfaite des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, TEAMS, Outlook)

Qualités attendues :

  • Sens de l’organisation, rigueur, compétences méthodologiques
  • Discrétion, tact, sens de la confidentialité
  • Capacité à travailler en autonomie et en transversal
  • Polyvalence, flexibilité, humilité
  • Très bon relationnel
  • Esprit d’initiative, d’analyse et de synthèse
  • Adhésion aux valeurs de l’IECD : un regard sur la personne, le sens du service, un engagement professionnel

CONDITIONS DU POSTE

Type de contrat : CDD

Sous la responsabilité de : la Directrice des Ressources Humaines

Dates du poste : ASAP jusqu’à mars 2023

Localisation : Paris 15ème

Conditions contractuelles :

  • Durée hebdomadaire de travail : 37,5 heures, donnant droit à des jours de RTT – en application de l’accord IECD du 20 octobre 2017 relatif à l’organisation et l’aménagement du temps de travail
  • Rémunération selon profil
  • Prise en charge à 100% de la mutuelle
  • Remboursement à hauteur de 50% du pass Navigo hebdomadaire ou mensuel, sur présentation de justificatif
  • Participation aux frais de restauration en restaurant d’entreprise à hauteur de 4,60 euros par repas
  • Si CDD : Prime de précarité selon droit du travail français
  • Prise de congés selon l’accord du temps de travail dit l’accord du 20 octobre 2017

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