Gret recrute 01 assistant(e) (H/F) de département au siège – CDI

Contexte

Fondé en 1976, le Gret est une ONG française de développement qui agit du terrain au politique pour lutter contre la pauvreté et les inégalités. Dans plus de 30 pays, ses professionnels interviennent sur une palette de thématiques afin d’apporter des réponses durables et innovantes pour le développement solidaire. Il combine actions de terrain avec des activités d’expertise, de contribution aux politiques publiques et de capitalisation/diffusion de références.

Le Gret comprend trois départements sectoriels (Alimentation et Economie rurale, Politiques sociales et Citoyennetés, Services essentiels et Ressources naturelles) regroupant des professionnels de développement qui interviennent en maitrise d’œuvre sur le terrain, en expertise (identification, faisabilité, évaluation), en animation de réseaux d’information, en recherche et publications.

Descriptif général du poste

Point de convergence de l’information au niveau de départements sectoriels, sur l’activité, les contrats, les agendas, les missions, les procédures, etc., l’assistant.e appuie les intervenant.e.s et le responsable de département, autour des principales missions suivantes :

• Assurer la gestion administrative des activités et contrats de l’équipe ;
• Prendre en charge la gestion administrative des dossiers bailleurs ;
• Assurer la logistique interne à l’équipe ;
• Organiser l’information interne au département/service (procédures, outils, etc.), en assurer le suivi et l’orientation des membres de l’équipe.

Tâches et responsabilités

Sous la responsabilité du responsable de département SEREN – Services essentiels et Ressources naturelles, et en lien avec les intervenants de l’équipe, au siège et sur les terrains d’action du Gret, la personne recrutée assurera en étroite collaboration avec les autres assistantes de département les tâches et responsabilités suivantes :

• Assurer le suivi administratif des réponses aux appels d’offre et demandes de subvention auprès des bailleurs (Union européenne, Agence française de développement, etc.) :
• Planifier avec les intervenants les réponses aux appels d’offre (AO), appels à proposition (A à P) et demandes de subvention ;
• Assurer le montage administratif et le contrôle de conformité du dossier de réponse ;
• Appuyer la collecte des références pertinentes et leur mise en forme ;
• Assurer la logistique complète des réponses et un suivi des dossiers ;
• Assurer un suivi des contrats (contrats de projets, consultants, conventions stages, fournisseurs) : suivi signatures, suivi des engagements avec les responsables de projet (rapports) et de la facturation avec les chargées de gestion, commandes de matériels, relance commandes, etc. ;
• Vérifier, informer, rappeler et garantir la bonne application des procédures bailleurs et internes, de façon coordonnée avec les chargées de gestion du département ;
• Actualiser les outils de suivi de l’activité et de gestion des références du département : suivi AO, CV, références projets, et des systèmes d’information s’y référant : Agiléo (outil de gestion de suivi des projets Gret), CV, références projets, publications, etc. ;
• Assurer le secrétariat courant du département : téléphone, courrier, diffusion des rapports et documents, classement et archivage ;
• Prendre en charge l’organisation des réunions du département et les comptes rendus ;
• Prendre en charge l’organisation logistique dans le département : suivi des missions des intervenants, appui à l’organisation de réunions, de séminaires et évènements, etc.

Expériences / Formation

De formation Bac+2 / Bac +3 dans le domaine de l’assistance et du secrétariat. Disposant d’une expérience minimale de 5 ans sur un poste semblable, dans une organisation de solidarité internationale de préférence. Est également appréciée une expérience en bureau d’étude.

Compétences et qualités requises :

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word – Excel – Alimentation et utilisation de bases de données), d’internet et du pack office 365 ;
• Maitrise des procédures de réponse aux appels d’offres (principalement UE et AFD) ;
• Capacité à travailler dans l’urgence et à suivre plusieurs dossiers en même temps (suivi des appels d’offre et dossiers bailleurs) ;
• Bon niveau de communication orale et écrite ;
• Grand sens de l’organisation et rigueur de gestion administrative ;
• Autonomie et sens de l’initiative ;
• Capacités relationnelles et de travail en équipe, adaptabilité et réactivité, sens du service ;
• Anglais indispensable : très bonne compréhension écrite nécessaire pour le suivi des contrats et capacité à répondre au téléphone.

Le GRET s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte activement contre toutes les formes de discrimination. Cette offre est ouverte à toutes les personnes présentant le profil recherché.

Salaire

Il s’agit d’un poste à temps plein, en CDI à partir du 1^er avril 2022, basé au siège à Nogent sur Marne (94). Un mois de passation est prévu.

Organisation du temps de travail : 39 h par semaines avec 27 jours de RTT et 30 jours ouvrés de Congés payés annuels.

La rémunération sera établie sur la base de la grille de salaires en vigueur au Gret (à partir de 32 k€ brut annuels sur 12 mois).

Tickets restaurant (9 euros pris en charge à 60 % par le Gret), mutuelle prise en charge à 50 %, et abonnement transport pris en charge à 60 %.

Comment postuler

Merci d’adresser CV et lettre de motivation d’ici le 31 mars 2022 à l’adresse suivante :

accueil@gret.org en indiquant la référence suivante « Poste Assist. Département SEREN ».

Les candidatures seront traitées au fur et à mesure de leur réception.

Merci de ne pas téléphoner.

Pour en savoir plus sur le Gret : www.gret.org