AVIS DE RECRUTEMENT
Régional de la GIZ au Sénégal : Secrétaire – Réceptionniste
Domaine d’activité
Pour ses activités, la GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internatio¬nale Zusammenarbeit GmbH) peut compter sur une expertise régionale avérée, un vaste savoir de spécialiste et des compétences managériales éprouvées. En sa qualité d’entreprise fédérale, elle aide le gouvernement allemand à concrétise ses objectifs de coopération internationale pour le développement durable. Le principal commettant de la G1Z est le ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ).
La GIZ est active dans plus de 130 pays à travers la planète. En République fédérale d’Allemagne, elle est présente dans presque tous les pays et a son siège social à Bonn et Eschborn. La GIZ emploie de par le monde plus de 16 000 collaboratrices et collaborateurs, dont près de 70% sont des membres du personnel national recrutés sur place.
La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recherche une Secrétaire – Réceptionniste (Bande de rémunération GIZ 2A) selon les descriptions de poste ci-dessous.
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable de :
• l’exécution quotidienne des services d’accueil, de secrétariat et la gestion de l’espace d’attente
• la gestion fluide et sans dérangement.des appels entrants et sortants de la GIZ;
• le traitement du courrier électronique de GIZ Sénégal ;
B. Attributions
1. Services d’accueil téléphonique et de réception
• Répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;
• Tenir une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
• Utiliser le répondeur téléphonique de manière appropriée;
• Enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)
• Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence ;
• Veiller au confort des visiteurs en leur proposant des journaux, rafraichissements, etc.
2. Travaux et service de secrétariat
• Veiller à l’établissement et à la mise à jour régulière d’un répertoire des partenaires, fournisseurs et personnel (numéros de téléphone et de télécopie et adresses électroniques et physiques)
• Trier et distribuer le courrier entrant (messages électroniques, télécopies, autres documents officiels), ainsi que les documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. et en assumer la responsabilité ;
• Veiller à la disponibilité de magazines
• Réceptionner et enregistrer les factures arrivées au Bureau de la GIZ
• Gérer les fournitures et le matériel de bureau (enregistrement entrée et sorties)
• Assurer le dispatching des demandes de cotation
• Se charger du retrait et de la remise des dossiers d’appel d’offre
• Se charger de la réception des offres et assister à la préparation de l’ouverture des plis
• Se charger de la remise des cahiers de charge et de la réception des dossiers des soumissionnaires aux appels d’offres restreints et publics du Bureau (remplissage du formulaire de retrait et de dépôt pour chaque soumissionnaire)
• confectionner les cartes de visite
• Suppléer la Chargée Événementiel dans les réservations de vol et d’hôtel ainsi dans l’organisation des séminaires.
• Suivre les demandes de visa auprès du Ministères
C. Autres Attributions
• Appuyer la responsable « communication et gestion évènements » en respectant ses instructions
D. Qualifications, compétences et expérience requises Qualification :
• Diplôme universitaire en organisation/administration de bureau ou diplôme similaire
• Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire
Expérience professionnelle
• Au moins 2 à 3 ans d’expérience à un poste similaire.
Autres connaissances/compétences
• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (téléphone, courrier électronique, Internet); très bonne maîtrise des logiciels MS OFFICE (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Très bonne connaissance de la langue française (parler/lire/écrire) ; connaissances de la langue allemande serait un atout
• Très bonne connaissance de la langue anglaise (parler/lire/écrire) ;
• Possibilité d’acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées pourraient être choisies en concertation avec la Direction
Le dossier de candidature doit comprendre :
• Une lettre de motivation
• Un curriculum détaillé si possible sous forme de tableau
• Trois références professionnelles
E. Date limite des dépôts de candidature :
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le vendredi 15.03.2019 à 16 heures 00 :
■ Electronique : avec pour objet « Recrutement Secrétaire – Réceptionniste »
■ Physique : portant la mention « Recrutement Secrétaire – Réceptionniste »
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure.