GIZ recrute 01 Réceptionniste

Début du contrat : Dès que possible

Contexte

« Dans le monde entier, nous œuvrons à façonner un avenir décent ». Telle est la vision de la GIZ qui exprime clairement ses objectifs dans le monde entier. En tant qu’entreprise fédérale, la GIZ est présente dans 120 pays dans le monde entier et a son siège à Bonn et Eschborn. Elle soutient le gouvernement allemand dans la réalisation de ses objectifs de coopération internationale pour le développement.

Le Bureau régional de la GIZ à Dakar couvre sur le plan stratégique et administratif les projets et programmes mis en œuvre par la GIZ dans trois (3) pays : le Sénégal, la Gambie et le Cap-Vert. Ainsi le Bureau régional a plusieurs fonctions : gestion stratégique de la collaboration avec les pays partenaires, gestion du portefeuille, communication et relations publiques, gestion des ressources humaines, gestion des finances et de la comptabilité, gestion logistique achats et contrats ainsi que la gestion IT.

La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recherche un(e) Réceptionniste selon les descriptions de poste ci-après :

Domaine de responsabilité et attributions

Gérer la réception et le standard téléphonique du bureau régional
Envoyer et recevoir les demandes de prix du service Evénementiel par la boite e-mail Procurement
Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de bureau Être le point focal les projets et services administratifs et financiers du Bureau en termes transmission de documents et de messages, y compris pour le suivi de dossiers Accueil téléphonique et de réception de visiteurs
Organiser et coordonner les réservations de la salle de réunion
Impression de factures de la plateforme de SONATEL pour le service logistique Organiser la liste des contacts internes et externes
Suivi de la mise à jour des Liste d’hôtels
Appuyer la rédaction des réponses aux demandes de financement
Contribuer à l’organisation des réunions d’équipe et du Management Team d’autres réunion selon les besoins et assurer le suivi des points d’action
Gérer le dispatching du courrier de la boite d’adresse e-mail générale et le courrier physique Numériser des documents selon les besoins
Appui à la supervision de la logistique et contrôle du matériel de conférence (sortie et entrée)
Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des listes de participants etc.
S’occuper des réservations individuelles de chambres d’hôtel.
Communiquer avec et coordonner les prestataires impliqués dans des événements (hôtels, traiteurs, modérateurs, imprimeries etc.)
Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins

Qualifications, compétences et expérience requises

Avoir au moins un BTS (ou Bac+2) en assistanat de direction, gestion et administration, communication ou tout autre domaine pertinent pour la fonction.
Avoir au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire
Avoir une bonne expérience en logistique et organisation d’événements
Avoir de bonnes capacités en communication
Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
Être organisé.e et très accueillant.e
Maitriser les outils informatiques, notamment MS Office
Maîtriser le français et le wolof sont essentiels. La maîtrise de l’anglais et de l’allemand sera un atout.

Dossiers de candidature

Une lettre de motivation
Un curriculum détaillé (si possible sous forme de tableau)
Trois références professionnelles

Date limite des dépôts de candidature

Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard 27.02.2024 à recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Nom – Prénom Recrutement réceptionniste-br »

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure