Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP) recherchent leur Assistant.e Administration et finances
- MISSIONS PRINCIPALES
Accueil et logistique
- Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil) ;
- Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien…); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;
- Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts ;
Administration :
- Gestion du courrier : archivage des courriers et bordereaux, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi ;
- Traitement des NPAI ;
- Remise de chèques ;
- Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA ;
- Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative ;
- Gestion des dossiers OPCO ;
- Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique ;
- Responsable de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d’entretien, office management.
OBSERV’ER
- Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks ;
- Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d’expédition (5-6 fois par an).
- Appui aux études : traitement excel de questionnaires
Finances et gestion :
- Scan des factures papier et suivi des factures fournisseurs
- Saisie des factures dans le classeur de suivi analytique ;
- Saisie des factures dans la plateforme bancaire
Selon opportunité :
- Organisation de webinaires : invitations, organisation technique
FONDEM
- Préparation et saisie des virements 2 fois par mois ;
- Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi ;
- Appui recrutement, publication fiche de poste, tri des candidatures, organisation des tests.
- Gestion de boîte mail générale ;
- Accompagnement de la RAF dans les audits financiers et le suivi financier
- Classer les pièces justificatives après paiements par analytique
- Accompagner la Direction dans des taches autres au besoin.
Expériences / Formation
2 – COMPETENCES ET QUALIFICATIONS MINIMALES
- Formation supérieure BTS GPME, L1, L2 en gestion, finance, administration ou en reconversion
- Une première expérience (stage, alternance ou projet académique)dans la gestion administrative de petites ou moyennes structures (ONG, associations, Fondations et/ou entreprises privées) serait appréciée.
Compétences transverses
- Rigueur, autonomie ;
- Esprit d’initiative et d’organisation, dynamisme ;
- Très bon relationnel avec l’équipe et capacités de représentation ;
- Polyvalence, capacité à rendre compte ;
- Excellente maîtrise des outils informatiques et Bureautique, Excel et Office en général ;
- Bon niveau de français, à l’écrit comme à l’oral.
Salaire
3 – CONDITIONS DU POSTE
Le poste proposé dispose des spécificités suivantes :
- Alternance à pourvoir à partir de septembre 2026, pour 12 mois réparti sur deux structures (deux temps partiels) sur cinq jours, dont une journée (le vendredi) en télétravail ;
- Poste basé au siège de la Fondem à Vincennes ;
- Avantages : transports Navigo à 50%, tickets restaurant à 9 € pris en charge à 55% par l’employeur ;
- Rémunération légale ;
Supérieur hiérarchique : Responsable Administrative et Financière de la Fondem et Directrice pour Observ’ER
4 – RECRUTEMENT
Merci d’envoyer votre CV et une lettre de motivation par mail à l’adresse suivante : contact@fondem.ong
Avec la référence « ALTERNANCE ADMIN et FIN- VotreNom » dans l’objet du mail et dans le nom du CV et LM.
Date limite de validité : 20 septembre 2026
Toute candidature incomplète ne sera pas considérée.
NB : Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés, merci de ne pas appeler.