Coordinateur/trice Logistique – Ouagadougou

Description

Nous recherchons pour soutenir nos programmes au Burkina Faso, un/e Coordinateur/trice Logistique

Entrée en fonction: 15 novembre 2018

Durée: 12 mois

Taux d’activité: 100%

Lieu de travail: Ouagadougou

Délai d’envoi des candidatures:

Terre des hommes ne fixe pas de délai de candidature pour ce poste, le recrutement est ouvert jusqu’à ce que la position soit pourvue.

Conditions de travail:

Les salaires sont établis selon la nouvelle grille salariale terrain en classe S X13 (+ Retenue AVS pour candidat Suisse). Assurances, maladie, accident, rapatriement. 25 jours congés/an. Billet d’avion AR/an. Logement et transport local. Logement en guesthouse. Poste non-accompagné.

Contexte:

Au Burkina Faso, Tdh est présente au travers d’ interventions en santé et en protection. Le programme santé est centré sur la Santé Materno-Infantile (SMI) et la Nutrition, et comprend des volets touchant à l’Eau, Hygiène et Assainissement (EHA) et l’e-santé : Tdh déploie en particulier IeDA, un logiciel novateur installé sur des tablettes numériques qui permet au personnel de poser un diagnostic et de prescrire le traitement adéquat aux enfants. Tdh est également active dans les programmes de Justice Juvénile, en renforçant les compétences des professionnels de la justice sur les spécificités de la justice restauratrice pour mineurs, et de Protection des enfants contre les risques de violence, d’abus et d’exploitation, particulièrement les enfants en mobilité. Pour cela, nos spécialistes forment les professionnels et mettent en place des réseaux locaux de protection. Nous identifions les enfants victimes de violences et leur offrons un accompagnement protecteur, en collaboration avec les autorités locales et les communautés.

Responsabilités principales:

Sous la responsabilité de l’Adjoint à la Chef de Délégation – Support , vous êtes en charge de garantir la performance logistique de la délégation.

Ainsi, vous êtes le garant de la mise en place et du respect du Cadre Logistique Tdh.

Vous coordonnez et assurez un soutien logistique aux différentes bases (Ouaga, Dedougou, Tougan, Solenzo, Ouahigouya et sous-bases (Bobo et Dori), en veillant à instaurer et garantir la cohérence d’action entre elles.

Vous coordonnez les activités logistiques de la délégation en soutien et en étroite collaboration avec les équipes programmes et les équipes support (Admin/Fin/RH).

En collaboration avec le Référent sécurité et le Comité sécurité interne, vous contribuez au respect des procédures sécurité Tdh de la délégation.

En tant que manager, vous avez la responsabilité de gérer l’ensemble du staff du département logistique et de développer les compétences de votre équipe.

Détails de la fonction:

Contribuer à la définition de la stratégie de la délégation

Etre le garant de la stratégie logistique de la délégation en conformité avec la stratégie du siège en lien avec le Cadre Logistique ;

Participer à l’élaboration des propositions de projets (budgets mais aussi stratégie opérationnelle sur les questions logistiques) pour la prise en compte des enjeux logistiques.

Représentation

Etre l’interlocuteur principal de Tdh auprès des fournisseurs et des entreprises, pour toutes questions relatives à la logistique ;

Développer le réseau et networking logistique de Tdh au Burkina Faso et participer aux réunions logistiques inter ONG.

Coordination générale

Piloter et optimiser l’organisation des activités logistiques de la délégation ;

Mettre en œuvre et faire respecter les règles et procédures logistiques Tdh, et les procédures bailleurs, en collaboration avec le siège ;

Garantir le bon déroulement des audits et pré-audits (mise en place des dossiers d’achats, suivi des dossiers et supervision de l’archivage) ;

Participer activement aux réunions de coordination de la Délégation.

Encadrement et accompagnement de l’équipe logistique

Veiller à la stricte application et au respect du règlement intérieur par l’équipe logistique ;

Assurer la communication et la coordination de l’information entre chaque membre de l’équipe logistique par des réunions de coordination régulières ;

Garantir l’encadrement des collaborateurs/trices sous sa responsabilité, en veillant aux bonnes pratiques d’un management respectueux des valeurs de Tdh au sein de son département (entretiens individuels, évaluations orales et écrites) ;

Développer et mettre en œuvre des outils de monitoring du département avec des indicateurs SMART ;

Superviser la rédaction, analyser les pack log mensuel et les sauvegarder sur le server ;

Assurer la montée en compétence de l’équipe logistique et mettre en place un plan de formation pour le département, avec l’aide des services support (Rh, Admin) ;

Proposer des adaptations pertinentes à l’organigramme du département si nécessaire, et contribuer à son application ;

Faire des évaluations des bases Tdh tous les 6 mois, définir et suivre la mise en œuvre d’un plan d’action en fonction des évaluations.

Gestion des achats

Garantir le respect des procédures logistiques et administratives Tdh (et bailleurs si nécessaire) lors des achats ;

Accompagner la mise en place du service achat ;

Identifier et planifier les achats de la mission en collaboration avec le reste de l’équipe (Coordinateurs et Adjoint de programmes, Coordinateur Admin/Fin, Chefs de base(s), Adjoints à la Chef de délégation) ;

Gérer le processus de sélection des fournisseurs (accord cadre, appel d’offres, etc.) et la mise en place des manifestations d’intérêts ;

Assurer la qualité et la transparence des achats et le respect des délais de livraison ;

Assurer le suivi régulier des achats (tableau récapitulatif) en étroite collaboration avec le service administratif pour le paiement des acomptes et des soldes dus aux fournisseurs ;

Appuyer la définition et les mises à jour des Plans d’achat par les programmes ;

Achats internationaux : coordonner le choix du transitaire et la gestion du contrat, la réception et le dédouanement des marchandises ;

Mettre en place des outils pour l’évaluation des fournisseurs (évaluation qualité) ;

Coordonner la mise en place et le suivi des études de marché.

Gestion des stocks

Garantir le respect des procédures de gestion des stocks Tdh (et bailleurs si nécessaire) ;

Assurer un inventaire régulier (mensuel, trimestriel et annuel) des différents biens stockés sur la délégation ;

Assurer la gestion des entrepôts et de leur système de contrôle ;

Assurer la sécurité et le suivi des équipements de la délégation (identification, inventaire et affectation).

Gestion du parc de véhicules et maintenance

Assurer le respect des procédures de gestion du parc véhicule Tdh (et bailleurs si nécessaire) ;

Garantir le bon suivi des véhicules de la mission (consommation, planning des déplacements, etc.) ;

Assurer la maintenance régulière des différents véhicules de la mission via un contrat de maintenance avec un prestataire qualifié pour les réparations importantes ;

Mettre en place des outils pour le suivi des maintenance des motos ;

Négocier et suivre les contrats de transports avec les fournisseurs ;

Assurer au suivi de l’état de parc avec les dates pour renouvellement (carte jaune, assurance, carte grise) ;

Suivre la légalisation des documents originaux et le classement de ceux-ci en capital (copies légalisées sur le terrain) ;

Proposer une stratégie d’optimisation des déplacements (alternatives à l’utilisation des voitures, positionnement des voitures sur les sites, etc.).

Coordination du service informatique :

Assurer la sécurité et le suivi des équipements de communication et informatiques de la mission (identification, inventaire et affectation) ;

En lien avec les coordinateurs (programmes et support) et l’informaticien, identifier les besoins matériels en informatique de la délégation ;

En lien avec l’informaticien, assurer la sauvegarde régulière des données sur le serveur et assurer la gestion de l’information (stockage, back-up, sécurité des données privées, etc.) ;

Assurer le suivi et l’identification du matériel à travers un état de parc et des autocollants ( Tdh et Bailleurs) ;

Participer à toutes les réceptions de matériel IT.

Reporting

Centraliser toute l’information logistique utile de la mission ;

Participer au rapporting mensuel (Sitrep) en fournissant les données appropriées liées à la logistique ;

Assurer des reporting réguliers de ses activités auprès de l’Adjoint au Chef de Délégation – Support et à sa demande (réunions de coordination, réunions de travail) ;

Réaliser des points hebdomadaires avec chaque programmes une fois par semaine.

Appui à la gestion de la sécurité de la délégation, en collaboration avec le Référent Sécurité :

Participer au Comité Sécurité interne de la Délégation ;

Appliquer les règles et mesures de sécurité de la Délégation ;

Contribuer à la mise en œuvre de la politique de sécurité de la délégation et au suivi du plan d’action sécu ;

En l’absence du Référent sécurité, représenter Tdh dans les clusters et réunions sécu (sur demande de l’Adjoint au Chef de délégation-Support et le Chef de délégation) ;

En collaboration avec l’Adjoint Chef de Délégation – Support et le Coordinateur Admin/Fin, prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption.

Profil souhaité:

Formation et expériences souhaitées:

Diplôme en logistique

Minimum 5 ans en tant que logisticien dans une ONG internationale en Afrique de l’Ouest

Expérience en contexte d’urgence ou dans un contexte sécuritaire instable¨

Maîtrise des procédures des bailleurs de fonds (ECHO, DEVCO, UNICEF, etc.)

Expérience en gestion de parc informatique

Aptitudes et qualités:

Grande rigueur dans l’analyse et la synthèse

Capacité de communication et de négociation

Capacité à diriger et motiver une équipe pluridisciplinaire multiculturelle

Grande capacité organisationnelle et à gérer ses priorités

Résistance au stress et aux tensions. Endurance et maîtrise émotionnelle

Sens du relationnel, sens prononcé de la diplomatie

Politique de Sauvegarde de l’Enfant:

Eveiller les consciences au sein de la Fondation sur la violence envers les enfants

Fournir des orientations aux employés et autres et définir les attentes lorsqu’il s’agit de prévenir, soulever, dénoncer et réagir aux problèmes de violence envers les enfants

Réduire le risque de violence envers les enfants par le recrutement et la sélection d’employés et autres

Réduire le risque de violence envers des enfants en élaborant une culture de direction ouverte et informée au sein de l’organisation et dans notre travail auprès des enfants

Nous vous offrons un travail passionnant et varié, utile et porteur de sens, au sein d’une équipe qui souhaite faire la différence pour des enfants en situation de grande vulnérabilité.

Avons-nous suscité votre intérêt ? Vous avez envie de relever ce défi ?

Procédure:

Merci de bien vouloir directement postuler sur notre site : http://www.jobs.net/j/JtjvIaMe?idpartenaire=20002

Seuls les dossiers postés en ligne, complets et correspondant au profil recherché seront traités.

Votre candidature doit obligatoirement comprendre un CV complet et une lettre de motivation. Les documents supplémentaires comme les diplômes et certificats de travail seront uniquement demandés en cas d’entretien.

Une fois votre dossier posté, vous recevrez par courrier électronique un accusé de réception automatique.

Si vous êtes présélectionné, un premier entretien aura lieu à notre Siège de Lausanne ou par Skype pour les candidats résidant hors Europe. Les frais de déplacements pour un premier entretien sont à la charge du candidat.

Les dossiers non retenus sont détruits par nos soins, suivant les règles sur la protection des données.

Si vous ne parvenez pas à poster votre dossier en ligne, merci de nous envoyer un mail en précisant à quelle étape le système dysfonctionne au département RH:  rh@tdh.ch

Terre des hommes applique des conditions de travail égales entre hommes et femmes. Par ailleurs, à compétences équivalentes et pour des postes à responsabilités, les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les procédures de recrutement et de sélection de Terre des hommes sont le reflet de notre engagement pour l’aide et la protection de l’enfance.

Qu’est-ce que Terre des hommes :  https://vimeo.com/253387850

Ville: Ouagadougou

Fonctions: Autre, Coordination, Gestion de projet

Activités: Autre, Logistique, Mécanique

Pays: Afrique, Burkina Faso

Contrat: CDD

Postuler en ligne : http://www.jobs.net/j/JtjvIaMe?idpartenaire=20002 

Date de fin de validité : 22/09/2018