Fondation Pierre Fabre recrute 01 Assistante administrative

CONTEXTE DU POSTE :

De manière désintéressée, indépendante et dans un but strictement humanitaire, la Fondation Pierre Fabre, reconnue d’utilité publique depuis 1999, a pour objet de permettre aux populations des pays les moins avancés et à celles des pays émergents dans le monde, ainsi qu’aux populations exceptionnellement plongées dans des situations de crise grave d’origine politique, économique et/ou naturelle, d’accéder, tant en qualité qu’en volume, aux soins et plus spécialement aux médicaments d’usage courant définis, notamment par l’OMS, comme essentiels à la santé humaine.

Dans le cadre de sa mission, la Fondation gère actuellement 33 Programmes dans 17 pays autour de 5 axes d’intervention :

– Formation des professionnels du médicament

– Lutte contre la drépanocytose

– Accès aux soins des populations vulnérables

– Dermatologie

– E-Santé

Elle dispose pour ce faire en 2021 d’un budget annuel de 12 Millions d’euros.

DESCRIPTION DU POSTE :

Sous la supervision de la Directrice Générale, vous aurez pour mission d’apporter un support administratif et logistique à la Directrice Générale et de veiller au fonctionnement général administratif de la Fondation Pierre Fabre.

Plus précisément vos missions seront les suivantes :

GESTION ADMINISTRATIVE :

• Assistanat Directrice Générale : Préparation de dossiers et courriers, gestion de l’agenda, gestion des déplacements, notes de frais, CR des réunions animée par DG (ex : réunions de coordination)
• Gestion de l’agenda commun
• Gestion des appels téléphoniques (standard) et accueil
• Planification et gestion des déplacements des collaborateurs de la Fondation Pierre Fabre (hors Equipe Programmes et Equipe Scientifique)
• Réservations diverses (hôtels, restaurants, …)
• Traitement du courrier (mail + courrier postal) et/ou remise aux personnes concernées
• Classement des archives (numérique et papier)
• Gestion de la mise à disposition du matériel par la Fondation Pierre Fabre (prêt, récupération, demandes d’intervention techniques, …)
• Information des prestataires intervenant sur le site (sécurité …)

MOYENS GENERAUX

• Gestion des équipements (téléphonie, informatique, bureau, …) et de la maintenance attachée
• Gestion des imprimantes (commandes papier, cartouches, toner …) et de la maintenance attachée
• Suivi du parc des équipements de la Fondation Pierre Fabre

INFORMATIQUE

• Administration de la zone d’échange
• Administration du serveur (création de compte, fermeture, …) et messagerie
• Suivi du parc informatique

BUREAU ET CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA FONDATION PIERRE FABRE

• Planification et organisation logistique des réunions (déplacements, réservations, repas …)
• Notes de frais (Membres du Bureau, Conseil d’Administration et Comités)

SUIVI FINANCIER

• Vérification et imputation des factures correspondantes aux dépenses engagées (billets, fournitures, entretien, frais de déplacements …)

COMMUNICATION

• Participation à l’organisation logistique des évènements sur le site d’En Doyse (invitations, budget, prestataires, programmes, gestion des déplacements invités et intervenants)
• Participation à des publipostages

SOLLICITATIONS

• Enregistrement des sollicitations reçues
• Envoi des réponses négatives aux sollicitations inappropriées
• Diffusion des autres aux collaborateurs de la Fondation concernés
• Suivi de la réponse apportée

Expériences / Formation

• Maîtrise de l’outil informatique et des TIC en général
• Maîtrise parfaite de l’orthographe et qualité de la rédaction
• Respect des obligations de loyauté, de protocole, de discrétion et de confidentialité
• Qualités relationnelles confirmées
• Sens aigu du service
• Adaptabilité, rigueur et méthode

De niveau Bac +2/3, vous possédez une expérience à un poste similaire d’au moins 10 ans.

Vous manifestez un intérêt pour les projets humanitaires et les pays en voie de développement. Une expérience en tant qu’Assistant.e dans une Fondation ou d’une ONG serait un plus.

Un niveau avancé en langue anglaise est demandé.

Salaire

• Contrat à durée déterminée de 12 mois
• Poste à temps-plein
• Poste basé à Lavaur (Tarn – 81)

Poste à pourvoir dès que possible

Comment postuler

Pour postuler, merci de nous faire parvenir, avant le 16/05/2021, votre CV et une lettre de motivation à recrutement@fondationpierrefabre.org  avec en sujet la référence « Assistant.e Administrative ».