Fondation Caritas recrute 01 Assistant(e) Fondation Caritas France (H/F)
Eléments de contexte
Dans le cadre de son développement et d’une mobilité interne, la Fondation Caritas France recherche un(e) Assistant(e).
Description de la mission
Assistance du pôle Administration Finance et du délégué général
· Appuie le responsable en termes d’organisation, est force de propositions et met en œuvre des décisions, des planifications.
· Elabore, rédige et met en forme des courriers à la demande du responsable hiérarchique et/ou du Délégué Général
· S’assure des formalités administratives lors des changements de gouvernance (banques, signature délégations de pouvoirs, …).
· Peut appuyer prendre en charge des dossiers spécifiques à la demande de son responsable
Secrétariat de l’entité
· Organise le suivi de l’information interne et externe de la fondation : accueil téléphonique, filtrage, transfert, réponse, prise de messages, orientation vers d’autres entités et partenaires, suivi des articles et outils postés, etc.
· Organise l’accueil physique et téléphonique des visiteurs internes et externes
· Contribue à la communication interne entre tous les acteurs de l’entité (infos RH, planning congés …)
· Gère le courrier et la messagerie électronique de l’entité : collecte, enregistre, traite, diffuse.
· Gère les stocks des différents matériels et des outils de communication (commande, réception et dispatching) ainsi que la documentation, les outils liés aux thématiques, les fournitures de bureau…
· Met à disposition les dossiers préparatoires aux Bureaux et Conseils d’Administration de la Fondation Caritas France.
· S’assure de la complétude et de la signature des CR et des extraits de PV des réunions de CA et de bureau.
· Organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique
· Gère la base documentaire – procédures, nomenclatures, …
· Assure l’organisation des rencontres et évènements
Assistance à la gestion comptable de l’entité
· Crée et met à jour une base fournisseurs
· Vérifie et suit les factures (contrôle vs devis et commande) et effectue les paiements.
· Effectue et vérifie les virements des subventions accordées pour les projets (FCF et FA)
· Peut effectuer les transferts de compte à compte, de banque à banque, de fondation à fondation en lien avec son responsable hiérarchique,
· Peut contribue à la gestion immobilière du parc détenu par la FCF et les FA
Expériences / Formation
Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans des postes similaires ayant permis de démontrer une forte capacité d’organisation et priorisation de ses activités, un excellent relationnel et une grande capacité à travailler avec des acteurs divers
· Polyvalence et adaptabilité
· Capacité à travailler en équipe et en mode transversal
· Rigueur, ténacité et sens du résultat
· Réactivité, autonomie et prise d’initiatives
· Sens de la confidentialité
· Compétences rédactionnelles
· La maitrise du pack Office est indispensable
· La maitrise de l’Anglais professionnel sera un plus
· Adhésion à la mission et aux valeurs du Secours Catholique