FMI recrute 01 Assistant(e) administrative principale
Le Fonds Monétaire International (FMI)
Niamey, Niger
Lieu d’affectation : NiameyDurée d’engagement : Contrat à durée déterminée de 1 an après une période de probationDate probable de début : Début avril
Contexte :Le FMI conseille ses États membres, dont le Niger, encourage des politiques visant à assurer leur stabilité économique, à réduire lavulnérabilité aux crises économiques et financières, et à améliorer les niveaux de vie.
Le Fonds monétaire international (FMI) cherche pour le bureau de sa Représentation résidente à Niamey, un/une assistant(e)administrative principale, qui sera en charge de toutes les tâches relatives au poste comme décrites ci-après:
Fonctions et responsabilitésSous la supervision du représentant résident, l’assistant administratif assure l’exécution de toutes activités administratives en étant responsable d’organiser et de coordonner la charge de travail.
Dans les limites du pouvoir délégué, l’assistant administratif est chargé des missions et responsabilités suivantes :-Fournir une aide administrative complète à son responsable, y compris en ce qui concerne l’organisation et la gestion de sonagenda. Tenir à jour l’agenda des réunions, des rencontres et missions, et autres rencontres officielles,-Gérer la réception, y compris l’accueil des visiteurs, l’enregistrement des appels, des messages et de toutes correspondances,-Maintenir un journal des tâches hebdomadaires,-Gérer efficacement la logistique du bureau et certains aspects de la résidence du représentant, y compris l’arrangement de diverses tȃches comme la maintenance des ventilateurs ou la réparation des machines avec une programmation régulière,-Organiser, préparer et soumettre les informations budgétaires pour les revues trimestrielle de la mission résidente y comprisl’arrangement des paiements pour diverses dépenses en temps opportun,-Fournir une aide administrative aux missions du FMI y compris gérer la logistique (réservation d’hôtels, vols, restaurants, pour les membres de la mission et les experts des services du FMI en mission au Niger)- Maintenir efficacement son réseau de contacts parmi les membres du gouvernement, les donateurs, la société civile, les universitaires, les personnalités du monde des affaires et des médias, des employés du siège et des bureaux d’autres pays. Travailler avec les équipes de Communication pour développer et maintenir le site Internet du pays,- Agir en tant que point focal en termes de sécurité, responsable de la sureté et de la sécurité du personnel. Interagir avec les agences appropriées (telles que l’ONU) au sujet des questions de sécurité,- Rédiger, saisir, mettre en forme et suivre les correspondances administratives- Assurer la gestion et la distribution au personnel du matériel et fournitures de bureau et mettre à jour les registres prévus à cet effet;- Réceptionner et contrôler la qualité des biens commandés conformément aux spécifications prédéfinies.- Servir de lien entre le représentant et les autres employés.Superviser le personnel de soutien de manière appropriée. Préparer les documents et assurer le suivi des congés et permissionsd’absence ;-Être responsable de la maintenance des systèmes d’archivage institutionnels et des bases de données,- Exécuter toutes autres tâches à la demande du Représentant résident dans la limite des responsabilités et tâches qui lui sontdévolues.
Résultats attendus :Le candidat doit faire preuve de compétences de management lui permettant de superviser une équipe et de lui donner des consignes à respecter ; il doit également être doté de compétences en termes de leadership grâce auxquelles il sera à même de motiver son équipe, de l’animer d’un esprit d’équipe, de l’encadrer et d’évoluer. Par ailleurs, concernant le volet administratif, le candidat doit démontrer une certaine habileté à planifier, organiser, résoudre des problèmes,gérer une équipe, réaliser des analyses et prendre des décisions. Il doit être organisé et savoir gérer des délais. Enfin, il doit être capable de développer et de mettre au point des plans d’action appropriés qui seront couronnés de succès.
Compétences et qualifications requises :- Posséder d’un diplôme de l’enseignement secondaire, formation en gestion d’entreprise ou expérience dans une variété de domaines, tels que la finance et la comptabilité, les ressources humaines, l’audit, l’administration ou tout autre secteur en relation avec ce poste est souhaitée.– Avoir au moins Trois (3) ans d’expérience comme Assistante Administrative dans une institution ou ONG Internationale, un organisme similaire ou dans l’administration publique.- Avoir une connaissance des outils informatiques (logiciels de bureautique et de comptabilité), notamment une parfaite connaissance de Windows et de ses différentes applications ainsi que de l’Internet ;- Posséder un esprit vif et rigoureux et être capable d’effectuer un travail méthodique, rigoureux, méticuleux, soigné, organisé et polyvalent ;- Avoir une excellente maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit ;- Posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite ;- Posséder une expérience en comptabilité et finances serait un atout;- Être capable de travailler sous pression ;- Être très organisé et posséder un sens élevé de responsabilité et de relations publiques ;- Pouvoir gérer convenablement une petite caisse de menues dépenses.- Avoir un esprit d’équipe.
Composition du dossier de candidature :
Pour ce poste, la composition du dossier se présente comme suit :– Une lettre de motivation,- Un Curriculum Vitae détaillé à jour, signé et comportant deux (2) références professionnelles à contacter au besoin.-Une copie légalisée du BTS ou de tout autre diplôme pertinent.
Les dossiers de candidature sont à envoyer au bureau de laReprésentation résidente du FMI par mail à RR-NER@imf.org avant 29 mars 2021.
Veuillez mentionner vos numéros de contacts et adresse du mail électronique sur le CV ou la lettre de motivation. Seules lescandidates présélectionnées pour subir un entretien seront contactées. Les dossiers de candidature déposés à la Représentation résidente ne seront pas retournés.