Congo RDC

FICR recrute 01 Coordonnateur CSP, Services corporatifs (Délégué)

FICR recrute 01 Coordonnateur CSP, Services corporatifs (Délégué)


La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR)

Kinshasa, RD Congo

Coordonnateur CSP, Services corporatifs (Délégué)

Numéro de travail : S02145

Type de contrat : Employé

Date de clôture : 22-sept-2022

Posting Start Date:08-Sep-2022

Location: CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE

Duty Station:Kinshasa

Duty Station Status:Family Duty Station

Duration:12 Months

Accompanied Status:Accompanied

Grade:C2

Job Purpose

The CSP Corporate Service Coordinator, under the technical direction of CSP Coordinator, is instrumental in providing sound and senior administrative support in the timely and smooth implementation of the tasks and responsibilities of the CSP team linked to its work plan and priorities.

The CSP Corporate Service Coordinator will provide high-level, comprehensive administrative and technical support required for the success of the CSP.

Le coordinateur des services corporatifs du CSP fournira un soutien à tout le personnel du CSP situé à Genève, à Londres, dans plusieurs pays africains et au Bangladesh. Par conséquent, des déplacements réguliers dans les pays soutenus par le CSP seront nécessaires.

Tâches et responsabilités du poste

Appui administratif au CSPFournir une expertise administrative professionnelle et un soutien au CSP.

Soutenir l’émission et la préparation des invitations et des demandes de réunions, de voyages ou d’autres engagements impliquant le personnel du CSP.

Soutenir les membres du personnel du CSP dans la planification des réunions et des événements, en tenant informés les différents porteurs de dossiers des demandes et des engagements et échéances à venir.

Coordonner la planification et organiser les arrangements et la logistique pour le voyage du membre du personnel du CSP.

Recueillir, compiler, suivre et anticiper la documentation et les fichiers nécessaires contenant des briefings et des informations pour les réunions, les événements et les voyages de mission du CSP et assurer les autorisations requises.

Chercher à identifier de nouveaux systèmes et moyens d’améliorer l’efficacité globale du CSP.

Soutenir les arrangements logistiques et administratifs pour les réunions externes / internes, les retraites, etc.

Aider le personnel nouveau et temporaire du CSP concernant l’intégration, l’équipement informatique, les horaires de briefing et toute autre assistance administrative.

Assurer la liaison régulière avec le secrétariat du GTFCC pour la mise en œuvre de réunions ou de missions conjointes.

Effectuer d’autres tâches et participer à des projets spéciaux assignés par le supérieur hiérarchique.

Planification et rapportsSoutenir l’élaboration du plan de travail annuel du DSP (narratif, calendrier, budget).

Préparer le matériel pour les réunions internes et externes, c’est-à-dire mener des recherches sur divers projets ad hoc.

Assister aux réunions et préparer des notes de réunion, des synthèses et des résumés, sur demande, en identifiant le contenu, les accords et les points d’action pour le suivi.

Soutien financierSoutenir les détenteurs de budget du CSP dans la préparation des documents budgétaires et dans la garantie d’un soutien approprié et opportun à une gestion financière efficace.

Soutenir les détenteurs de budget du CSP et les chefs de projet du CSP en Afrique et en Asie-Pacifique dans la préparation des contrats et accords avec les Sociétés nationales et autres partenaires, en liaison avec les départements financier et juridique des bureaux de pays et du bureau de Genève.

Fournir un soutien financier nécessaire, y compris les rapports financiers, les questions budgétaires, le suivi de la gestion des promesses de dons, les contrats de ressources humaines, en particulier. pour les consultants et missions de courte durée pour le CSP, le tout en appui au dossier et aux porteurs de budget.

Examiner les pratiques d’exploitation et suggérer des améliorations continues en matière de rentabilité et de suivi budgétaire.

Assurance qualité et conformité
Agir en tant que point focal pour les questions de passation de marchés pour le CSP, en fournissant des conseils techniques et en garantissant la qualité et la conformité.

Concevoir des modèles et développer des processus et des outils de coordination visant à améliorer la performance globale du CSP.

Prise en charge de la communication et de la base de donnéesFournir un soutien au développement et à la maintenance d’outils électroniques et de bases de données.

Fournir un soutien dans la rédaction, l’édition et la préparation de présentations, de correspondance et d’autres communications, au besoin.

Soutenir les systèmes et fichiers de gestion des connaissances pour le CSP.

Maintenir un système de classement central pour le CSP.

Développer et maintenir à jour des listes de diffusion, des listes de contacts et des organigrammes pour les parties prenantes internes et externes.

Tâches et responsabilités du poste (suite)

Contribuer à une équipe FICR efficace et de qualité :Être responsable devant le supérieur hiérarchique en fournissant des rapports d’avancement sur les résultats par rapport aux objectifs et à l’analyse des risques.

Soyez flexible dans la définition de votre travail en fonction des besoins et des objectifs et améliorez l’efficacité et l’efficacité de l’équipe dans la limite des ressources disponibles.

Être un membre proactif de l’équipe favorisant une culture axée sur le service à la clientèle qui valorise la proactivité, l’amélioration continue, l’innovation, la haute performance et la rentabilité.

Favoriser un environnement co-créatif avec les collègues du Secrétariat, des Régions et des Sociétés nationales et une vision ouverte et coopérative des acteurs de l’environnement externe concerné.

Éducation

Diplôme universitaire de premier cycle (obligatoire)

Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en gestion, administration, santé ou expérience professionnelle équivalente (Préférable)

Vivre

3 ans et plus d’expérience de travail dans un rôle administratif et de gestion de bureau, assumant une variété de tâches et de responsabilités dans une organisation de taille similaire (obligatoire).

Excellence avérée en soutien administratif (obligatoire).

Expérience de la gestion des données, du classement, des questions financières et budgétaires (obligatoire).

Expérience de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (de préférence).

Expérience en gestion budgétaire (un atout)

Expérience de l’OMS ou d’une agence des Nations Unies (de préférence).

Connaissances, compétences et langue

Compétences organisationnelles et de résolution de problèmes. (Obligatoire).

Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à travailler sous pression et à hiérarchiser la charge de travail pour respecter des délais serrés. (Obligatoire).

Compétences interpersonnelles, bon jugement et maturité. (Obligatoire).

Capacité à identifier et traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion. (Obligatoire).

Connaissances informatiques (notamment très bonne maîtrise d’Excel et de Visio). (Obligatoire).

Anglais et français parlés et écrits couramment (obligatoire).

Compétences et valeurs

Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité; Professionnalisme; Responsabilité

Compétences clés : Communication ; Collaboration et travail d’équipe; Jugement et prise de décision; Société nationale et relations clients ; Créativité et innovation; Bâtir la confiance en matière de compétences : communication ; Collaboration et travail d’équipe; Jugement et prise de décision; Société nationale et relations clients ; Créativité et innovation; Construire de la confiance
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