FHI 360 recrute 01 stagiaire en administration protocole
UNICEF Sénégal est à la recherche d’un(e) stagiaire en administration protocole pour apporter un appui aux tâches protocolaires et assurer un soutien fiable avec un niveau de qualité élevé.
En rejoignant la section Protocole de l’UNICEF, le(la) stagiaire aura l’opportunité d’appliquer ses connaissances académiques et d’acquérir une expérience pratique dans un environnement de travail dynamique.
L’adaptabilité et la capacité d’apprendre rapidement dans divers environnements techniques et créatifs tout en produisant un travail de qualité dans des délais courts sont des attributs clés attendus pour le candidat retenu.
Sous la supervision de la Chargée du Protocole et du Représentant Adjoint aux Opérations, le/la stagiaire aura les tâches suivantes :
- Appuyer dans la constitution et le classement physique des documents administratifs protocole et l’archivage électronique pour alimenter la base de données protocole ;
- Appuyer et rédiger les Notes Verbales à la demande des Staffs ;
- Appuyer à l’accueil des nouveaux arrivés internationaux et assister à leur briefing au niveau du protocole ;
- Assistance dans leurs recherches de logements, Personnel de Maison et autres … ;
- Assistance et Conseil pour les recherches de logements et mis en relation des staffs avec la section sécurité et les agences de gardiennage dédiées (SAGAM, VIGA) ;
- Assister avec le transitaire pour les procédures de mutation et enregistrements de véhicules ;
- Assister avec la saisie des rapports sur les cartes diplomatiques, cartes grises et tous les autres documents liés au protocole ;
- Participer aux réunions ;
- S’acquitter d’autres responsabilités assignées.
Durée : Ce sera un stage à temps plein, la durée sera de 6 mois maximum avec une période initiale de 3 mois renouvelable à commencer de 10 septembre 2022. La durée totale du stage ne devra pas dépasser 26 semaines.
Conditions de stage
- Assurance maladie/médicale : Le/la stagiaire doit être titulaire d’une assurance maladie/accident en cours de validité. L’UNICEF n’accepte aucune responsabilité pour les frais résultant d’accidents et/ou de maladies survenus pendant le stage, que ce soit dans ses locaux ou en dehors ;
- Emploi : Il n’y a aucune attente d’emploi à la fin du stage ;
- Visa : L’UNICEF n’est pas responsable de l’obtention des visas nécessaires.
L’UNICEF va fournir tout le soutien administratif et logistique nécessaire conformément aux directives concernant l’appui aux stagiaires.
Conditions requises pour le/la stagiaire : Compétences, aptitudes et expérience clés
- Etudiants actuellement admissibles aux cycles supérieurs dans une discipline d’Administration, sciences sociales ou équivalent. Le candidat pourra aussi être un nouveau diplômé des 2 années précédentes ;
- Compétences efficaces en communication et en organisation ;
- Connaissances en informatique notamment maitrise de l’outil Excel (bureautique) ;
- Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à interagir avec des équipes multidisciplinaires ;
- Bonne compétence organisationnelle ;
- Être orienté sur les détails, organisé et posséder de bonnes compétences analytiques ;
- Avoir la maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais ;
- Une expérience de travail avec des organisations de jeunesse dans des programmes pour les jeunes ou l’engagement des jeunes est un atout supplémentaire.
Date limite : 1 septembre 2022