FAO recrute 01 Associé Achats et Logistique

Description de l’emploi

 2001024

Associé Achats et Logistique

Date de dépublication: 19/mai/2020, 14:59:00

Organizational Unit: SFW

Type d’emploi: Travail temporaire

Type de réquisition: NPP (personnel national de projet)

Grade: N/A

Lieu principal: Sénégal-Dakar

Durée: 12 mois avec possibilité de prolongation sous réserve de résultats satisfaisants et de disponibilité des fonds

Numéro de poste: N/A

La FAO s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.

Les femmes et les ressortissants d’États Membres non représentés ou sous-représentés possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.

Les personnes handicapées sont également encouragées à présenter leur candidature.

Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Cadre organisationnel

 L’équipe pour l’Afrique de l’Ouest assume avant tout la responsabilité de déterminer, de planifier et de mettre en œuvre les activités prioritaires de la FAO en Afrique de l’Ouest. Elle sert de point focal pour tout ce qui concerne l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. L’équipe contribue notamment à maintenir et à renforcer des liens de collaboration avec les Représentants de la FAO dans les pays et des partenariats constructifs avec les organisations sous régionales de développement. L’équipe facilite la fourniture d’avis ou assistance technique coordonné, par la FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de point d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant des compétences supplémentaires, dans tous les lieux d’affectation.

Position hiérarchique

 Sous la supervision et l’autorité directe du coordonnateur sous régional, et la supervision fonctionnelle du Fonctionnaire chargé des achats, l’Associé aux achats et Logistique fournit un soutien opérationnel à l’Organisation pour l’acquisition des biens, services et travaux nécessaires à la mise en œuvre des projets, sur la base des principes du « meilleur rapport qualité-prix ». Il assiste les services et les projets du Bureau sous régional et du bureau pays sur les questions liées aux achats et veille à l’application des règles et pratiques en vigueur au sein de l’organisation en la matière.

En consultation avec le superviseur, contribuer à la planification des actions du Bureau régional et tu bureau pays et donner des conseils sur les besoins en fournitures pour le plan d’opérations et les plans de travail annuels. Participer à la prévision, la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des opérations de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’établissement d’indicateurs de performance, et l’évaluation de l’adéquation des produits et des services.

Soutenir les activités de préparation et de réponse aux situations d’urgence en matière d’approvisionnement, y compris la mise en place d’accords à long terme (LTA), l’évaluation des capacités logistiques et la mise à jour du plan d’urgence, et le pré -positionnement des stocks.

Domaine de spécialisation

 L’associé aux achats et Logistique assure l’exécution de services et de processus d’achat transparents et efficaces au sein du bureau.

Tâches et responsabilités

Achats et contrats :

 Fournir des informations et des conseils sur le plan d’approvisionnement annuel. Procéder à l’examen et à l’analyse des données pour la gestion des catégories et l’élaboration de stratégies d’approvisionnement. Mener des études de marché dans des domaines pertinents pour l’UNICEF et donner des conseils sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et des achats durables. Soutenir l’innovation de produits et les initiatives de formation du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services.

Assurer la liaison avec les clients pour la planification des initiatives d’achat et de passation de marchés, en soutenant l’élaboration de spécifications appropriées, de termes de référence, ainsi que d’arrangements et de calendriers logistiques. Prendre en compte les possibilités de renforcer la durabilité des chaînes d’approvisionnement.

Assurer la mise en place d’accords à long terme (LTA) et agir sur des demandes d’achat spécifiques selon les besoins. Préparer et traiter les demandes de cotations (RFQ), les appels d’offres (ITB) et les demandes de propositions (RFP), selon les demandes du superviseur. Organiser l’ouverture des offres et procéder à l’analyse technique et financière des offres, le cas échéant. Procéder à des clarifications et à des négociations avec les fournisseurs. Maintenir le plus haut niveau d’intégrité, de normes éthiques et de responsabilité dans la passation de marchés de biens, de services et de travaux de construction.

Préparer les demandes d’attribution, y compris les soumissions au comité d’examen des marchés. Préparer les bons de commande et les contrats dans le système SAP (ERP – système de planification des ressources de l’entreprise), et les soumettre pour approbation, en veillant à ce que la documentation soit complète dans les systèmes de la FAO.

Tenir les parties prenantes/partenaires informés de l’avancement des travaux. Assurer la liaison avec les fournisseurs, en veillant au suivi en temps voulu des calendriers de livraison Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs, par exemple des examens de la performance des approvisionnements.

Assurer un classement approprié des dossiers d’achat et tenir à jour les dossiers pour référence future, y compris pour l’audit.

Examiner et évaluer les requêtes d’achats afin de s’assurer qu’elles sont techniquement recevables et en conformité avec les pratiques établies au sein de la FAO ; requérir, le cas échéant, les informations additionnelles nécessaires au traitement des requêtes d’achats.

Initier les activités d’achats appropriées, conformément aux règles, procédures et pratiques en vigueur, y compris l’examen des spécifications techniques, des termes de référence et des cahiers des charges, le lancement d’appels d’offres, la préparation de l’analyse préliminaire des offres reçues et la soumission pour revue et approbation des évaluations, la soumission des dossiers au Comité des achats, la participation aux négociations nécessaires, la finalisation de documents relatifs aux achats, en concertation avec le Chargé des achats et les autres services de l’organisation ;

Apporter son appui dans la détermination du type d’activités d’achat requis et dans le choix d’une part de la méthode de sollicitation à retenir pour la sélection du fournisseur/entrepreneur et, d’autre part, des fournisseurs à inviter à soumissionner ;

Préparer la correspondance commerciale à l’attention des fournisseurs et des unités en ce qui concerne les biens, travaux aux services acquis ou acquérir ;

Etudier, identifier et entretenir une base de données des sources potentielles d’approvisionnement de biens, travaux ou services sur le marché local et régional

Préparer et assurer la tenue des sessions Comité d’ouverture des Soumissions et du Comité Local d’Achats et y participer en qualité de Secrétaire du Panel.

Préparer et soumettre, pour revue et approbation, les instruments contractuels ;

Préparer et soumettre, pour revue et approbation, les propositions de recommandation ou de décision concernant des litiges ou réclamations découlant des activités achats ;

Apporter l’appui nécessaire aux gestionnaires des projets dans l’élaboration des plans d’achats et s’assurer que lesdits plans sont bien élaborés et, dans la mesure du possible, disponibles dans les quatre (4) premières semaines de la durée du Projet ;

Assurer la liaison avec les unités techniques et le service des finances dans la gestion des livraisons, les inspections, l’état d’exécution des contrats, la transmission des factures, le paiement des fournisseurs et la clôture des instruments contractuels, et collecter/archiver les informations y relatives ;

Donner l’appui nécessaire au personnel en charge des achats, entre autres, dans la collecte et l’organisation rigoureuse de toutes les informations en relation avec les activités d’achats

Préparer et soumettre, pour revue et adoption, des rapports périodiques ou ponctuels sur les activités d’achats.

Logistique

 Fournir un apport logistique au plan d’approvisionnement, notamment en donnant des conseils sur les contraintes d’infrastructure (par exemple, le dédouanement, la capacité portuaire, les options de transport et la capacité d’entreposage) et les différents mécanismes de livraison.

Donner des conseils sur les besoins budgétaires pour les différentes modalités de livraison et veiller à l’établissement du budget avec les clients.

Assurer la liaison avec les collègues fournisseurs ainsi qu’avec les clients et utiliser les tableaux de bord des fournisseurs pour assurer le suivi de la filière et la mise en place d’une capacité logistique appropriée. Suivre l’évolution des achats à l’étranger et/ou régionaux et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps voulu des fournitures entrant dans le pays.

Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses, produire des rapports et assurer l’exactitude des informations dans les systèmes de l’entreprise pour permettre une prise de décision éclairée.

Fournir un soutien spécialisé dans le domaine de la logistique, en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à la prestation efficace des services.

Identifier les besoins en matière de sous-traitance de services logistiques de tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et gérer la sous-traitance de ces fournisseurs de services, y compris l’établissement d’indicateurs clés de performance et de mécanismes de suivi des performances.

Gérer le traitement de la documentation pour l’exécution des opérations logistiques (par exemple, le dédouanement, la vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les questions complexes au superviseur.

LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:

Conditions minimales à remplir

Avoir un Master en Administration et gestion des Affaires, en Economie ou Science Commerciales ou tout autre domaine équivalent

3 années d’expérience pertinente dans le domaine des Achats.

Connaissance pratique de l’anglais et du français et connaissance limitée de l’espagnol, de l’arabe, du chinois ou du russe.

Etre de nationalité sénégalaise

Compétences de base exigées par la FAO

Attention portée aux résultats

Avoir l’esprit d’équipe

Sens de la communication

Établissement de relations constructives

Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles

 Expérience de travail dans plus d’un lieu ou d’un domaine de travail

Étendue et pertinence de l’expérience en Achats

Étendue et pertinence de l’expérience en Logistique

Familiarité avec les règles et procédures du système des Nations unies

Etre titulaire d’un Advanced certificate in public Procurement ou certificat équivalent

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

• La FAO ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt de candidature, entretien, traitement du dossier).

• Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Pour toute question ou demande d’aide, s’adresser à: Careers@fao.org  

• Les candidatures reçues après la date de clôture de l’avis ne seront pas acceptées.

• Seuls les diplômes d’aptitude linguistique délivrés par des prestataires externes reconnus par les Nations Unies et/ou les résultats des examens officiels de la FAO (examens d’aptitude linguistique de niveaux B et C et test de recrutement linguistique) seront acceptés comme attestation du niveau de connaissance des langues indiquées dans le formulaire de candidature en ligne.

• Pour d’autres questions, veuillez consulter la page web Emploi à la FAO: http://www.fao.org/employment/home/fr/

Prière de noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – engagement envers l’Organisation, respect de chacun, intégrité et transparence.

COMMENT POSTULER

Pour présenter votre candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne sur le site web de la FAO consacré au recrutement, Jobs at FAO. Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement seront prises en considération.

Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai largement suffisant avant la date limite.

Pour obtenir de l’aide, écrire à:  Careers@fao.org.