Afrique Zambie

FAO recrute 01 Assistant de bureau

FAO recrute 01 Assistant de bureau

FAO

Lusaka, Zambie
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Description de l’emploi

APPEL A MANIFESTATION D’INTERET – AVIS DE VACANCE DE POSTE : 2202716

Assistant de bureau

Date de clôture : 13/oct./2022, 23:59:00

Unité organisationnelle : FRZAM

Type d’emploi : Poste d’état-major

Type de demande : Service général

Niveau scolaire : G-5

Emplacement principal : Zambie-Lusaka

Durée : CDD : 2 ans avec possibilité de prolongation

Numéro de poste : 0261769

Code COCG : 2101

Le personnel de la catégorie des services généraux est recruté localement dans la zone de l’emplacement principal, où se trouve le bureau.

• La FAO s’engage à atteindre la diversité de la main-d’œuvre en termes de sexe, de nationalité, d’origine et de culture

• Les candidates qualifiées, les ressortissants qualifiés de Membres non représentés ou sous-représentés et les personnes handicapées sont encouragés à postuler

• Tous ceux qui travaillent pour la FAO sont tenus d’adhérer aux normes les plus élevées d’intégrité et de conduite professionnelle, et de défendre les valeurs de la FAO

• La FAO, en tant qu’institution spécialisée des Nations Unies, a une politique de tolérance zéro pour les comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, y compris l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination  

• Tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents

• Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité

• Le personnel de la FAO est soumis à l’autorité du Directeur général, qui peut l’affecter à l’une quelconque des activités ou bureaux de l’Organisation.

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation de l’Agenda 2030 à travers le Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, une meilleure l’environnement et une vie meilleure, sans laisser personne de côté.

Cadre organisationnel

Par l’intermédiaire de ses bureaux de pays ou des représentations de la FAO, la FAO aide les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets pour lutter contre la faim et la malnutrition, et fournit un soutien technique pour le développement durable de leurs secteurs agricole, halieutique et forestier. Les activités des bureaux de pays de la FAO comprennent la conception et la mise en œuvre de programmes de terrain adaptés aux pays, la liaison avec les représentants locaux des donateurs et des activités actives de sensibilisation et de sensibilisation du public liées aux initiatives de la FAO telles que la Journée mondiale de l’alimentation.

Le poste est situé dans la représentation de la FAO à Lusaka, en Zambie.

Objectif principal

L’assistant de bureau coordonne et exécute la gamme complète des tâches de soutien de bureau, de soutien à la gestion et d’administration, assurant le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau. Il/elle veille à la qualité et à la cohérence des flux de travail de bureau et d’informations dans l’unité de travail.

Supervision reçue/exercée

L’assistant de bureau relève du représentant de la FAO et sous la direction générale du représentant de la FAO en Zambie, le titulaire travaillera en étroite collaboration avec un large éventail de collègues du bureau avec des unités centrales et des clients externes, assurant et coordonnant les services de bureau et d’appui à la gestion, et fournir des conseils et des informations sur les procédures et travailler également en étroite collaboration avec les unités administratives et techniques de la FAO en Zambie.

Le titulaire opère de manière indépendante, prend des décisions sur les priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des cas sans précédent. La supervision reçue est axée sur la qualité des résultats des travaux. Il/elle fournit des conseils et des orientations aux autres membres du personnel de soutien du bureau.

Relations de travail

L’assistant de bureau travaille en étroite collaboration avec un large éventail de collègues de la division / région, avec les unités centrales et les clients externes, assurant et coordonnant les services de bureau et de soutien à la gestion et fournissant des conseils et des informations sur les procédures.

Fonctions clés/résultats

• Filtrer les demandes de rendez-vous avec le superviseur; tenir à jour le calendrier du superviseur ; confirmer les horaires mutuellement convenables et organiser les rendez-vous ; recevoir des visiteurs ; passer et filtrer les appels téléphoniques ; répondre aux questions et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.

• Coordonner les services de soutien administratif pour les réunions, les formations, les séminaires, les comités et les projets et événements spéciaux ; assister aux réunions, préparer les procès-verbaux, surveiller les activités de suivi ; prendre des dispositions pour l’édition officielle, la traduction, etc., des documents et des publications.

• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants ; suivi des actions en cours ; préparer des projets de réponses à un large éventail de correspondances et autres communications, nécessitant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ; effectuer des fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes pour en respecter le format, la grammaire, la ponctuation et le style.

• Effectuer diverses tâches administratives, par exemple les prolongations de contrat et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi du budget ; coordonner avec d’autres unités pour assurer le bon déroulement et l’expédition du travail au sein de l’unité.

• Rechercher, compiler et organiser des informations de base et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des mémoires et des discours ; générer une variété de rapports statistiques et autres à partir de diverses bases de données.

• Coordonner le travail des autres membres du personnel de soutien du bureau, établir les priorités et assurer une répartition équitable du travail ; former le nouveau personnel aux procédures et pratiques administratives pertinentes et fournir une assistance générale au besoin.

• Créer et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail; examiner l’efficacité des procédures du bureau et faire des recommandations d’amélioration ; mettre à jour les sites Web du bureau.

• Effectuer d’autres tâches au besoin.

Impact du travail

Le travail du titulaire a une incidence directe sur le fonctionnement harmonieux et efficace du Bureau. Il / elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture de services de soutien administratif pour la réussite du mandat de l’unité organisationnelle.

LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT

Exigences minimales

Éducation : Enseignement secondaire.

Expérience : Quatre ans d’expérience pertinente dans le travail de soutien de bureau/de gestion.

Langues : Connaissance pratique (maîtrisée – niveau C) de l’anglais.

Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, d’Internet et des équipements bureautiques.

Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de trajet » désigne la distance à l’intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.

Compétences

• Accent mis sur les résultats

• Travail en équipe

• Communication

• Établir des relations efficaces.

• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Très bonne connaissance des normes de communication et de documentation.

• Très bonne connaissance des systèmes informatisés de finances/voyages/ressources humaines et des procédures et politiques administratives de l’entreprise.

• Très bonne connaissance de la structure organisationnelle.

Qualifications et compétences souhaitables

• La connaissance d’une autre langue de la FAO (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) sera considérée comme un avantage.
Le personnel de la FAO doit adhérer aux valeurs d’engagement de la FAO envers la FAO,

Respect de tous et Intégrité et Transparence

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• La FAO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement)

• Veuillez noter que la FAO ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO ). La liste est accessible sur http://www.whed.net/
• La durée de l’engagement des candidats internes à la FAO sera établie conformément aux politiques applicables relatives à la prolongation des engagements

• La nomination sera assujettie à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à l’accréditation, à toute exigence de résidence ou de visa et aux habilitations de sécurité. 

• Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant, et résider à une distance de navettage du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de navettage » désigne la distance au sein duquel les agents peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.

• Aucun avantage international ne sera payable car les candidats sélectionnés sont recrutés localement et payés dans la devise locale de l’emplacement du bureau

• D’autres postes similaires peuvent être pourvus à partir de cet avis de vacance

• Pour plus d’informations, visitez le site Web de la FAO sur l’emploi : http://www.fao.org/employment/home/en/

RÉMUNÉRATION

Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels sont offerts. Pour plus d’informations sur les salaires, indemnités et avantages de l’ONU, cliquez sur le lien suivant :  http://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salary.htm

COMMENT S’INSCRIRE

• Pour postuler, visitez le site Web de recrutement à Emplois à la FAO et complétez votre profil en ligne. Une fois terminé, veuillez postuler et soumettre votre candidature, avec les certificats de langue en pièces jointes. Seuls les certificats de compétence linguistique des prestataires externes accrédités par l’ONU et/ou les examens officiels de langue de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiqué dans les candidatures en ligne. La FAO se réserve le droit de demander aux candidats de passer un test de langue à l’avenir, le cas échéant

• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération

• Les candidats peuvent être invités à fournir des évaluations de performance et l’autorisation d’effectuer des contrôles de vérification du travail passé et présent, du caractère, de l’éducation, des dossiers militaires et de police pour vérifier toutes les informations qui peuvent être pertinentes pour les qualifications professionnelles.

• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération

• Les informations personnelles fournies sur votre candidature peuvent être partagées au sein de la FAO et avec d’autres sociétés agissant au nom de la FAO pour fournir des services de soutien à l’emploi tels que la présélection des candidatures, les tests d’évaluation, la vérification des antécédents et d’autres services connexes. Il vous sera demandé de donner votre consentement avant de soumettre votre candidature. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en retirant votre candidature, auquel cas la FAO ne pourra plus examiner votre candidature.

• Seules les candidatures reçues via le portail de recrutement seront prises en compte

• Votre candidature sera examinée sur la base des informations fournies dans votre profil en ligne

• Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite.

• Si vous avez besoin d’aide, veuillez contacter : Careers@fao.org 

LA FAO EST UN ENVIRONNEMENT NON-FUMEURPOSTULANT

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