FAO recrute 01 Assistant aux Achats Chargé des Biens et des Intrants
FAO
Ouagadougou, Burkina Faso
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Description de l’emploi: 2001551 Assistant aux Achats Chargé des Biens et des Intrants
Date de dépublication: 28/juil./2020, 02:29:00Organizational Unit: FRBKFType d’emploi: Travail temporaireType de réquisition: NPP (personnel national de projet)Grade: N/ALieu principal: Burkina Faso-OuagadougouDurée: 12 mois renouvelable si budget disponible et évaluation satisfaisante de la performanceNuméro de poste: N/A La FAO s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.
Les femmes et les ressortissants d’États Membres non représentés ou sous-représentés possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.Les personnes handicapées sont également encouragées à présenter leur candidature.Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Cadre organisationnelLa FAO agence spécialisée des Nations Unies a pour mission principale de contribuer à l’édification d’un monde libéré de la faim, pour les générations présentes et à venir. De façon spécifique, la FAO a pour mandat d’aider à : (i) lutter contre l’insécurité alimentaire et la pauvreté rurale; (ii) assurer la mise en place de politiques et d’un cadre réglementaire favorables pour l’alimentation et l’agriculture, les pêches et les forêts; (iii) assurer une augmentation durable de l’offre et de la disponibilité d’aliments; (iv) conserver et améliorer le patrimoine naturel; et (v) enrichir les connaissances en matière d’alimentation et d’agriculture, de forêts et de pêches.
Pour mener à bien toutes ses activités, la FAO procède à des achats de biens, d’intrants et services, établit des protocoles d’accords avec les partenaires techniques et opérationnels.
Position hiérarchique Sous l’autorité générale du Représentant de la FAO, la supervision générale du Fonctionnaire International chargé des achats au Burkina Faso, sous la supervision directe du Procurement Associate, en étroite collaboration avec les services administratifs de la FAO et des équipes en charge de la mise en œuvre des projets tout en respectant les règles et les pratiques en vigueur au sein de l’Organisation. Domaine de spécialisation L’Assistant aux Achats chargé des Biens et des Intrants devra avoir un diplôme universitaire en Administration et gestion des affaires, en Economie ou en Sciences commerciales. Il devra avoir une connaissance des procédures d’achats.
L’Assistant aux Achats chargé des Biens et des Intrants sera chargé d’apporter un appui aux activités relatives aux achats de la FAO au Burkina Faso. Tâches et responsabilités L’Assistant aux Achats chargé des Biens et des Intrants aura à exécuter les tâches et responsabilités suivantes :Assister le Procurement Associate dans la gestion et la supervision de toutes les opérations d’achats des biens et intrants ainsi que d’assurer l’intérim si nécessaire ;
Vérifiez si les demandes traitées sous sa responsabilité (assignement effectué par le/la Responsable des Achats/Procurement Associate) sont conformes aux règles et procédures en vigueur au sein de l’Organisation, et de conseiller le/la Responsable des Achats quant au résultat de l’examen préliminaire ;
Préparer et lancer les appels d’offres (Biens/services) conforment aux règles, procédures MS 502 (du plus simple au plus complexe suivant les spécifications techniques), des termes de références, en utilisant les systèmes de la FAO (InTend) pour les achats supérieurs à USD $ 5000 ;
Apporter tout le soutien préparatoire pour la réalisation des offres/contrats et amendements en rapport avec les systèmes informatisés utilisés pour la préparation d’un contrat et la maintenance des données. Tout au long du cycle de vie d’un contrat, obtenir, alimenter et maintenir les données informatiques requises, y compris les données financières, les informations fournisseur et les données statistiques, en conformité avec les instructions et procédures en vigueur ;
Récolter les offres sous plis ouvert directement auprès des fournisseurs concernés (soumissions inférieures à $5000) ;
Préparer et assurer la tenue des sessions Comité d’ouverture des soumissions (COS); préparer les analyses financières, synthèse des évaluations des offres, suivre les demandes de clearance nécessaire et préparer et présenter les dossiers d’adjudications au Comité des achats et y participer en qualité de secrétaire du panel, finaliser les PVs approuvés par le Comité local d’achats (CLA) pour soumissions aux différentes approbations et signatures
En vérifiant que toutes les approbations et les clearances ont été obtenues, préparer les Bons de Commande/Contrats et les avenants des BCs/Contracts tout en utilisant les modèles standards adaptés selon le cas, en s’assurant que toutes les informations ont été reçues et que donc les BC/Contrats sont complets, corrects et bien détaillés ;
Préparer les propositions de recommandation ou de décision concernant des litiges ou réclamations découlant des activités d’achat ;
S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins, la liste des tâches ci-dessus n’étant pas limitative, mais seulement indicative.
Suivi de tous les processus d’achats jusqu’à la livraison, l’acceptation et la certification pour le paiement
Mettre en place et régulièrement à jour la base de données électronique pour le suivi de l’état d’avancement des activités d’achats à travers laquelle extraire les données nécessaires pour répondre aux demandes d’information venant des Coordinateurs des Projets /demandeurs en se basant sur des données fiables et objectifs disponible sur la base de données et les classeurs ;
Veiller à ce que les factures/demandes de paiement soient reçues, certifiées et comprennent tous les documents justificatifs requis pour le financement du traitement du paiement ; en cas de problèmes de qualité, et pour les retards dans la livraison recommander des dommages-intérêts liquidés à appliquer conformément aux règles et règlements de la FAO ;
Valider le rapport sur la performance des fournisseurs dûment rempli en coordination avec le demandeur une fois que les marchandises achetées localement et/ou internationalement sont livrées et reçues et en attente de paiement ;
Répondre aux requêtes téléphoniques/email de fournisseurs potentiels, de soumissionnaires, entrepreneurs, de demandeurs et orienter les requêtes si nécessaires aux Responsables en charge de préparer/ fournir des clarifications officielles à tous les fournisseurs invités ;
Suivre et mener á bien les mesures de suivi tant pour les invitations que pour l’accusé réception des POs, de livraison fournisseurs que d’accusé réception par le destinataire, afin de s’assurer que les marchandises sont expédiées selon les dates prévues et sont livrés selon les délais afin de clôturer les POs/ Contrats ;
Entreprendre un suivi général des questions en suspens au sein de l’unité et faire le rapport à l’agent concerné. Préparer la correspondance habituelle relative aux questions de suivi.
Base de données des fournisseurs
Consulter la Liste d’inéligibilité des fournisseurs de l’UNGM avant de procéder à toute attribution.
Agir comme point focal d’achats pour GRMS, UNGM et FAO-Intend ;
Participer à des réunions avec les fournisseurs;
Soutenir le renforcement des connaissances et le partage des connaissances à l’échelle du Bureau ;
Sensibiliser les fournisseurs, à travers l’expression d’intérêts, à s’enregistrer à l’UNGM et former les fournisseurs locaux pour qu’ils connaissent les outils FAO-Intend et mettre à jour la base de données des fournisseurs.
Classement des dossiers d’achats Assurer la bonne préparation et conservation des classeurs des documents concernant les activités d’achats traitées par l’unité locale des achats, en ajoutant au fur et mesure tous les documents clés du processus d’achat ;
Identifier, triller et classer les correspondances suivantes l’émission des DAOs/BCs/Contracts et les documents dans les classeurs des achats concernés ;
Déclasser régulièrement les classeurs non-courants et les envoyer à l’archivage en se coordonnant si nécessaire avec le responsable des archives ;
Assurer que le système d’archivage des documents des activités d’achats soit toujours fonctionnant et efficace
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS :
Conditions minimales à remplir Avoir un diplôme universitaire BAC + 2 en Administration et Gestion des affaires, en Economie ou en Sciences commerciales ;
Avoir au minimum deux (2) ans d’expériences dans des fonctions similaires et maîtriser les procédures d’achats ;
Avoir la maîtrise de l’outil informatique. La connaissance des logiciels « Word et Excel » constitue une exigence ;
La connaissance de l’anglais et des procédures des Nations unies en générale et spécifiquement de la FAO seront des atouts ;
Etre ressortissant du Burkina Faso.
Compétences de base exigées par la FAOAttention portée aux résultatsAvoir l’esprit d’équipeSens de la communicationÉtablissement de relations constructivesPartage des connaissances et amélioration continue Aptitudes techniques/fonctionnelles Créativité : Habilité de pouvoir apporter des améliorations dans le service, offrir différentes options pour résoudre les problèmes/satisfaire les besoins des clients ; promouvoir, persuader les autres à considérer de nouvelles idées ;
Travail d’équipe : Avoir des compétences sur les connaissances interpersonnelles, posséder des capacités d’écoute et pouvoir travailler dans un environnement multiculturel, multiethnique ;
Communication : avoir des compétences communicationnelles avérées aussi bien verbales qu’écrites.
Très bonnes compétences analytiques, capacité à comprendre les différentes étapes du processus d’achats, à prévoir et à anticiper les défis;
Très bonnes capacités de planification et d’organisation.
Critères de sélection Les candidats présélectionnés seront invités pour interviews.
RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES• La FAO ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt de candidature, entretien, traitement du dossier).• Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Pour toute question ou demande d’aide, s’adresser à: Careers@fao.org
• Les candidatures reçues après la date de clôture de l’avis ne seront pas acceptées.• Seuls les diplômes d’aptitude linguistique délivrés par des prestataires externes reconnus par les Nations Unies et/ou les résultats des examens officiels de la FAO (examens d’aptitude linguistique de niveaux B et C et test de recrutement linguistique) seront acceptés comme attestation du niveau de connaissance des langues indiquées dans le formulaire de candidature en ligne.
• Pour d’autres questions, veuillez consulter la page web Emploi à la FAO: http://www.fao.org/employment/home/fr/
Prière de noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – engagement envers l’Organisation, respect de chacun, intégrité et transparence.
COMMENT POSTULERPour présenter votre candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne sur le site web de la FAO consacré au recrutement, Jobs at FAO. Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement seront prises en considération.Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai largement suffisant avant la date limite.
Pour obtenir de l’aide, écrire à: Careers@fao.org. LA FAO EST UN ESPACE NON FUMEUR.