Recrutements au Sénégal

FAO recrute 01 Assistant Administratif (ve)

La FAO recrute 01 Assistant Administratif

La FAO s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.

Les femmes qualifiées sont encouragées à faire acte de candidature.
Les personnes handicapées sont également encouragées à faire acte de candidature.
Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Cadre organisationnel

L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et de réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la sylviculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable.

Position hiérarchique

L’assistant administratif rend compte à l’assistant du Représentant de la FAO (administration).

Domaine de spécialisation

Administration des programmes et gestion financière, y compris comptabilité et administration du personnel.

Tâches et responsabilités

Sous la supervision directe de l’assistante au Représentant en charge de l’administration, l’assistant administratif se chargera de :

  • Organiser les réunions et les événements en veillant aux équipements, à I hébergement\ aux voyages des invités, à la logistique (réservation de 18 salle, transport aéroport — bureau — hôtel), etc. ; préparer les correspondances et les documents destinés aux participants et apporter un soutien administratif pendant les réunions/ateliers ;
  • Gérer les achats et commandes des équipements nécessaires au fonctionnement de l’unité ;
  • Préparer les voyages pour les missions (demandes visa, réservation de billets, demande d’autorisation de voyage (TA), demande de paiement (DSA), justification des documents de retour de mission (TEC et MTO, suivi des rapports de retour de mission (BTOR) pour paiement des reliquats de voyage, …) ;

Ressources humaines

  • Contribuer aux tâches d’administration du personnel (suivi : des recrutements locaux, des contrats des congés, etc.) en collaboration: avec les Opérations et l’Administration ;
  • Insérer les feuilles de présence du Personnel (Timesheets) dans GRMS mensuellement et dans les délais.

Administration/ finances

  • Assurer le suivi des systèmes et des procédures logistiques et administratifs de la FAO (GRMS, COIN, FPMIS etc.) applicable au projet ;
  • Demander et gérer les avances de caisse pour les paiements des dépenses des ateliers et les justifier dans les délais ;
  • Initier les achats (demandes d’achat, demande :d’établissement de bon de commande), suivre le paiement des factures auprès de l’Administration de Représentation ;
  • Assurer le classement électronique et l’archivage documents et des rapports ;
    Préparer les réunions internes et externes, y compris la réservation des salles de réunions ;
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux
  • Assurer le secrétariat du Comité des achats locaux ;
  • Gérer le Courrier, arrivée et départ y compris la préparation des drafts des lettres, des mémorandums.

Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants

Conditions minimales à remplir

  • Être ressortissant du Sénégal.
  • Diplôme universitaire de niveau supérieur (Master ou équivalent) dans un domaine lié à l’administration d’entreprise ou publique
  • Deux ans d’expérience pertinente de la gestion de bureau, de l’administration, de la comptabilité et/ou de la vérification des comptes, du budget ou des finances
  • Connaissance courante (Niveau C) du français
  • Connaissance moyenne (niveau B) de l’anglais

Compétences de base exigées par la FAO

  • Être axé sur les résultats
  • Esprit d’équipe
  • Communiquer
  • Établir des relations constructives.
  • Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles

  • Étendue et pertinence de l’expérience dans le secteur ;
  • Très bonne compétence en rédaction technique et de synthèse ;
  • Bonne connaissance des règles et procédures opérationnelles permanentes des Nations Unies ou standard et des procédures de gestion administrative des projets et programmes
  • Une bonne connaissance des systèmes et bases de données de la FAO, ou la connaissance d’autres modules ou applications comptables ou financiers en rapport avec les procédures comptables ou la gestion des budgets alloués aux projets sera un atout
  • Capacités d’analyse et sûreté de jugement avérées et aptitude à appliquer les procédures et réglementations dans le domaine concerné

La FAO est un espace non fumeur.

Date limite: 16/juin/2021, 21:59:00

Pour postuler à ce poste veuillez visiter jobs.fao.org.

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