Congo RDC

FAO recrute 01 Adjoint(e) de bureau (Office Associate)

FAO recrute 01 Adjoint(e) de bureau (Office Associate)

FAO

Kinshasa, RDC
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Job Description CALL FOR EXPRESSIONS OF INTEREST – VACANCY ANNOUNCEMENT: 2002419 Adjoint(e) de bureau (Office Associate)
Closure Date: 09/Nov/2020, 11:59:00 PMOrganizational Unit: RDCJob Type: Staff positionType of Requisition: General ServiceGrade Level: G-6Primary Location: Congo, The Democratic Republic of the-KinshasaDuration: Fixed term: one year with possibility of extensionPost Number: 2008156
 Staff in the General Service category are recruited locally from the Primary Location area, which is where the office is located
FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender and nationality
People with disabilities are protected from any type of discrimination during any stage of employment, including the recruitment phase
All applications will be treated with the strictest confidentiality Organizational Setting Le poste est  situé dans le bureau décentralisé (Représentation de la FAO en RDC)..

Main PurposeL’adjoint(e) de bureau dirige et coordonne les fonctions d’appui et de gestion administrative du Bureau. Il ou elle assure la bonne circulation du travail et des informations au sein du Bureau, en définissant les priorités et en organisant le travail quotidien. Cette fonction exige une connaissance et une interprétation approfondies des politiques, des procédures et des pratiques du Bureau. Le ou la titulaire du poste fournit des orientations sur les procédures aux gestionnaires ainsi qu’au personnel de la division/département ou du site.

Supervision Received/ExercisedL’adjoint(e) de bureau rend compte au directeur de la division/du bureau. Il ou elle agit en toute indépendance, en faisant preuve d’un haut niveau d’initiative et de jugement autonome. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la facilitation de la prestation de services. Le ou la titulaire du poste organise et supervise de manière efficace les autres membres du personnel d’appui de bureau et fournit les orientations et la formation pertinentes.

Working RelationshipsLe ou la titulaire du poste interagit avec un ensemble de managers, d’employés et de collaborateurs aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Les relations de travail peuvent avoir lieu à un niveau élevé de l’institution, exigeant un très bon sens de la communication et de l’expérience dans la gestion des problèmes.

Key Functions/ResultsAnalyser, gérer et contrôler un volume large, varié et complexe de correspondance et de documentation, souvent de nature confidentielle et sensible ; assurer l’acheminement, les réponses, la priorisation, l’exactitude, la cohérence, la traduction informelle et la ponctualité ; attirer l’attention du superviseur sur les questions complexes, sensibles ou prioritaires ;
Fournir des informations et orientations au personnel à tous les niveaux de l’unité organisationnelle ; assurer la compréhension des intentions et des échéances ;Organiser les rendez-vous et les déplacements de mission, tenir à jour le calendrier du superviseur et accueillir les visiteurs ;Organiser les réunions de haut niveau, finaliser les agendas et les invitations, assurer la production et la distribution de documentation, prendre des notes, préparer les comptes rendus et effectuer un suivi des actions nécessaires ;Organiser et coordonner le travail effectué par d’autres membres du personnel d’appui administratif ; coordonner les activités dans l’ensemble de la division, telles que les enjeux de direction, les échéances et autres requêtes ;Définir les procédures internes et les systèmes de suivi de la correspondance et autres documents ; vérifier que le travail soit accompli conformément aux normes de l’Organisation ; surveiller l’avancement du travail ;Répondre aux demandes écrites et rédiger les réponses préliminaires à des demandes exceptionnelles ; coordonner les réponses à des demandes sensibles au nom du superviseur ;Effectuer le suivi de la préparation des rapports, de la correspondance, des notes d’information et autres documents ; passer en revue les documents et modifier leur format ou leur style en accord avec les pratiques établies ; effectuer des recherches et préparer les contenus de briefing pour le superviseur ; assurer la traduction informelle de documents vers une autre langue officielle ;Evaluer les besoins en continu d’appui du Bureau, adapter la prestation de services à l’évolution des besoins et résoudre les problèmes opérationnels selon les besoins ;Assurer le lancement de différentes transactions dans les systèmes administratifs informatisés de l’Organisation ;S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.
Impact Of WorkLe travail du ou de la titulaire du poste influe directement sur le bon fonctionnement et sur l’efficacité du Bureau. Il ou elle joue un rôle de premier plan dans la coordination et l’exécution des services d’appui administratif, permettant à la division de s’acquitter de son mandat.

CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING
Minimum RequirementsEducation: Éducation du niveau de fin d’ études secondaires

Experience: Cinq ans d’expérience pertinente en gestion et travail d’appui administratif
Languages: Connaissance pratique (niveau C)  du français et connaissance limitée (niveau B) de l’anglais
CompetenciesÊtre axé(e) sur les résultats
Travail d’équipeCommunicationÉtablir des relations constructivesPartage des connaissances et amélioration continue
Technical SkillsConnaissance approfondie des normes en matière de communication et de documentation.
Connaissance approfondie d’un système informatisé institutionnel d’information financière, de voyages, des ressources humaines.Grande expérience dans la fourniture d’orientations et de supervision au personnel subalterne des services généraux.Capacité de rédaction de correspondance courante et complexe, ainsi que de relecture de textes, de correspondance sortante et de documents formels.
Desirable Qualifications And SkillsTrès bonne connaissance de la structure de l’Organisation.Connaissance limitée (niveau B) de l’une des autres langues de la FAO (arabe, chinois, russe ou espagnol).
AssessmentEvaluation of qualified applicants may include an assessment exercise and a technical / competency-based interview.
FAO staff are expected to adhere to FAO Values of Commitment to FAO,
Respect for All and Integrity and Transparency
ADDITIONAL INFORMATION• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)• Please note that FAO will only consider academic credentials or degrees obtained from an educational institution recognized in the IAU/UNESCO list• The length of the appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to extension of appointments• Selected candidates need to reside within commuting distance from the FAO office. « Commuting distance » means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.• No international benefits will be payable as selected candidates are recruited locally and paid in the local currency of the office location• Other similar positions may be filled from this vacancy notice• For additional information visit the FAO employment website: http://www.fao.org/employment/home/en/

REMUNERATION
A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, click on the following link:http://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salary.htm

 HOW TO APPLY• To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. Once completed, please apply and submit your application, with language certificates as attachments. Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications. FAO reserves the right to request candidates to undertake a language test in the future, as appropriate• Incomplete applications will not be considered• Only applications received through the recruitment portal will be considered• If you need assistance please contact: Careers@fao.org

FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENTPOSTULER

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