Expertise France recrute 02 Assistants administratifs et comptables
SITUATION / POSITION : Direction des Opérations – Département Gouvernance Démocratique et Droits Humains (GDDH)
Intégré-e au département GDDH et au Pôle Migration en particulier, sous la supervision de la responsables de pôle (RP) qui définit, oriente et encadre ses tâches au sein de l’équipe du département, les assistant-e-s administration et finances intervient en appui aux chargé-e-s de projets sur la gestion financière, administrative et logistique de projets gérés par le pôle.
Les assistant-e-s suivront plus particulièrement les volets comptables/budgétaires/administratifs des projets.
En fonction des besoins, il-elle sera aussi potentiellement amené-e à fournir un appui financier et administratif au développement des projets du portefeuille du département.
MISSIONS :
Les principales missions seront les suivantes :
Gestion financière :
- Assurent le suivi financier des projets et élaborent les documents de suivi financier
- Elaborent les rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables internes (en collaboration avec les chargé.e.s de projets)
- Assurent le suivi des dépenses et des factures fournisseurs de projets spécifiques ou de dépenses non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif) initiées depuis le Siège et/ou depuis le compte bancaire local
- Vérifient la conformité des pièces justificatives et des factures
- Mettent à jour les tableaux de bord existants
- Effectuent les rapprochements comptables
- Vérifient les engagements (conventions de subventions, contrats et accords)
- Assurent le suivi des audits (internes et externes)
- Assurent la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France
Gestion administrative :
- Prennent en charge la gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention
- Rédigent les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services
- Mettent à jour les tableaux de bord (ex : tableau de contrats et des échéances)
- Rédigent et publient des offres d’emploi et d’appels à experts
- Indexent, classent et archivent les documents
- Aident à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents, etc.)
- Mettent en forme de documents.
Gestion logistique :
- Assurent ou appuient l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions urgentes d’experts, évènements régionaux, etc.)
- Contribuent à programmer, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (billets d’avion, per diem), consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.)
- Veillent à l’application des instructions du Plan de Sécurité
- Gèrent un portefeuille de prestataires.
Réponses aux appels d’offres :
- Appuient la préparation d’appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions, etc.)
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| Expériences / Formation du candidat |
- Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire, orienté gestion financière et administrative
- Formation supérieure BAC +2/3, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel, et de logiciels comptables
- Etre méthodique, organisé et réactif
- Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
- Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe
- Capacité à travailler avec une équipe à distance
- Un des deux postes nécessite un anglais bilingue à l’écrit comme à l’oral, le second un anglais opérationnel est suffisant
- Une expérience de terrain dans le cadre des projets de coopération internationale n’est pas nécessaire, mais serait un atout.
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