Expertise France recrute 01 Coordinat.eur.rice Administrat.if.ive et Financier.ère (H/F)

Coordinat.eur.rice Administrat.if.ive et Financier.ère (H/F)

Département Affaires financières – DAF > Pôle Contrôle de gestion des opérations

Mis en ligne le : 22/11/2020

 EUROPE CONTINENTALE  FRANCE

RÉF.

2020/CAEF/6009

TYPE D’OFFRE

Poste Siège

TYPE DE CONTRAT

CDI

SECTEURS D’ACTIVITÉ

Gestion administrative et financière

DATE LIMITE DE CANDIDATURE

06/12/2020 01:13

Description de la mission

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

-gouvernance démocratique, économique et financière ;

-paix, stabilité et sécurité ;

-climat, agriculture et développement durable ; santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 148 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Description du projet ou contexte

Le-la Coordinateur.trice administratif et financier contribue à la fiabilisation des données financières et appuie au pilotage interne du département, en vue d’apporter des éléments de reporting et/ou d’aide à l’analyse et à la décision. Il intervient, auprès des équipes projet, dans la mise en oeuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de vie du projet, de la conception à la capitalisation après clôture, dans un rôle d’appui méthodologique et de conseil.

Activités Principales :

● Appui au pilotage interne du département :

– Appuyer le directeur de département et les RP dans le pilotage financier et organisationnel (Chiffre d’affaires, rentabilité, masse salariale, plan de charge) du département et des pôles – Assurer la mise en place et la tenue des tableaux de bords financiers internes du département

– Planifier et coordonner la réalisation des travaux financiers du département en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l’agence

– Planifier et coordonner les exercices de reporting mensuel vis à vis du département des opérations

– Fiabiliser et cadrer les arbitrages relatifs à la gestion des équipes et du portefeuille de projets : estimer le consolidé et proposer des pondérations aux directeurs et responsables de pôle

– Suivre la masse salariale du département et prévoir la masse salariale refacturable en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l’agence

– Participe à la définition des objectifs du département, en assure le suivi en termes de cohérence entre la trajectoire du département et les objectifs généraux

● Gestion des risques opérationnels

– Contribuer à l’élaboration ou à l’évolution des procédures et outils de gestion administrative et financière

– Contribuer à l’harmonisation des pratiques au sein du département

– Contribuer à la prévention, au reporting et au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité

– Participer à l’identification des risques de l’agence

– Participer aux chantiers internes de l’agence (ATLAS, archivage etc.)

– Appuyer le processus de décentralisation des activités sur les aspects administratifs et financiers (notamment la validation de la clef de répartition des bureaux mutualisés en intra-département, le cas échéant) et la formation des équipes terrain

● Accompagnement et renforcement des capacités

– Appuyer et conseiller les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs), incluant la formulation de recommandations

– Organiser des formations au sein du département (formations et réseau de partage des savoirs-faire)

– Faciliter les informations sur les nouvelles procédures à l’ensemble du département

– Participer au recrutement et à l’intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions administratives et financières

– Etre le point focal des fonctions transversales et assurer le transfert des informations relatives au procédures internes auprès des membres du département

– Assurer la capitalisation et le partage de bonnes pratiques en matière de gestion contractuelle et administrative des projets entre l’ensemble des membres du département

Activités en lien avec le cycle de vie du projet :

● Conception du projet :

– Appuyer les équipes dans la construction budgétaire du projet (relecture et propositions d’ajustements)

– Appuyer les opérationnels à l’attribution des rôles dans l’équipe projet (RACI, organigrammes)

– Appuyer les équipes dans la construction et/ou vérification des analyses de rentabilité dans le respect de la procédure CODEV et fournir un appui méthodologique, avant validation du directeur

– Appuyer les équipes dans l’identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en oeuvre opérationnelle du projet –

– Participer aux CODEV, COMEX et/ou réunion adhoc selon les enjeux financiers des projets

● Contractualisation bailleur et partenaires :

– Identifier les risques financiers et administratifs et proposer des solutions (conseils sur le montage et relecture des contrats)

– vérifier les critères de rentabilité liés aux révisions budgétaires et contractuelles

● Mise en œuvre du projet :

– Participer au recrutement du responsable administratif et financier de l’équipe projet, à son intégration et sa formation

– Veiller à l’intégration des données du projet dans ATLAS (données identitaires, dates clés, import du budget, contrat bailleur etc.)

– Aider à la décision pour l’organisation de la décentralisation des activités (solutions de trésorerie, délégations)

– Appuyer les équipes sur le respect des règles et procédures internes et bailleurs (achats, subventions, finance)

● Reporting et Audits :

– Suivre le planning du portefeuille du département (reporting & audits)

– Appuyer les équipes dans la méthodologie de reporting financier

– Conseiller les équipes dans le cadre des audits projets et participer aux réunions de clôture

– Identifier les risques et alerter la direction sur les retours d’expériences

Profil souhaité

-Bac +5 en gestion, administration, finances ;

-Expérience de minimum 6 à 8 ans en gestion administrative et financière ;

-Minimum 3 ans d’expérience en gestion de projets ou programmes dans le secteur du développement / de la coopération ;

-Expérience avérée en gestion financière et administrative de projets internationaux sur le terrain, idéalement sur une échelle multi-projets ;

-Bonne connaissance des règles des bailleurs internationaux (bilatéraux et multilatéraux) ; Expérience en renforcement de capacités et transfert de compétences ;

-Parfaite maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais (la maîtrise de l’espagnol serait un plus).

Lieu : Métro Vaugirard, Paris

Type de contrat : CDI

Date de prise de fonctions : Début décembre

Date limite de candidature : 06/12/2020 01:13