Expertise France recrute 01 Assistant logistique et administratif

Expertise France recrute 01 Assistant logistique et administratif

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
• lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
• renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 148 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Expertise France recrute pour son siège basé à Paris :

UN-E ASSISTANT-E

ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE

SITUATION / POSITION : Direction des Opérations – Département Gouvernance Démocratique et Droits Humains (GDDH)

Au sein du département « Gouvernance démocratique et droits humains », Responsable du pôle « Genre, droits & modernisation de l’Etat », et de l’experte genre responsable de la coordination du volet genre d’Eurosocial+,  l’assistant-e administratif-ve et logistique intervient en appui aux chargé-e-s de projets principalement la logistique, la collecte des justificatifs de dépenses et la communication dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet.

En fonction des besoins, il-elle sera aussi potentiellement amené-e à fournir un appui au développement des projets du portefeuille du département.

MISSIONS :

Les principales missions seront les suivantes :

Gestion logistique :

• Organise et gère en direct les déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages,
• Procède à la réservation des billets d’avion/train & location de voitures,
• Procède à la réservation en direct des salles de réunion, hôtels & transferts aéroport-hôtel dans un contexte international,
• Contrôle les itinéraires reçus et optimisation des coûts,
• Gère le volet administratif des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements,
• Gère les avances et soldes de per diem,
• Assure les relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation,
• Assure le suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements.

Gestion administrative :

• Gère les aspects administratifs des dossiers de demandes d’expertise et demandes de subvention : formatage et enregistrement des documents, impression et photocopies, renseignement des tableaux de bord, etc.,
• Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents,
• Gère les tâches administratives de secrétariat,
• Saisit et met en forme des documents de travail (BAP, ERF etc.),
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents etc.),
• Met à jour les tableaux de bord existants.

Gestion budgétaire :

• Contribue au suivi des dépenses et des factures fournisseurs non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif),
• Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures,
• Contribue à la mise à jour du tableau de suivi financier du projet à chaque opération de dépense.

Réponses aux appels d’offres :

• Appuie la préparation d’appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions, etc.) ;

Communication :

• Appuie éventuellement les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication etc).

• Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire, orienté gestion administrative et comptable
• Formation supérieure BAC +2/3, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent maximum – en comptabilité, gestion administrative,
• Espagnol courant,
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel,

Date de prise de fonctions : Dès que possible

Rémunération : 2400-2600euros bruts selon profil

Leslie BORDELAIS

Chargée des Ressources Humaines

recrutement-lbs@expertisefrance.fr