Expertise France recrute 01 Assistant.e de projets (F/H)

Description de la mission

MISSIONS :

Les principales missions seront les suivantes :

Gestion financière :

Assure le suivi financier des projets et élabore les documents de suivi financier
Élabore les rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables internes (en collaboration avec les chargé.e.s de projets)
Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs de projets spécifiques ou de dépenses non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif) initiées depuis le siège et/ou depuis le compte bancaire local
Correction et consolidation des journaux caisses et bancaires du terrain
Vérifie la conformité des pièces justificatives et des factures
Tient à jour les tableaux de bord existants
Effectue les rapprochements comptables
Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords)
Assure le suivi des audits (internes et externes)
Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France

Gestion administrative :

Prend en charge la gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention
Rédige les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services
Met à jour les tableaux de bord (ex : tableau de contrats et des échéances)
Rédige et publie les offres d’emploi et d’appels à experts
Indexe, classe et archive les documents
Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents, etc.)
Met en forme divers documents

Gestion logistique :

Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions urgentes d’experts, évènements régionaux, etc.)
Contribue à programmer, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (billets d’avion, per diem), consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.)
Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité
Gère un portefeuille de prestataires
Assure le respect des procédures d’achat interne et externe

Réponses aux appels d’offres :

Appuie la préparation d’appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions, etc.)

Description du projet ou contexte

Intégré-e au département GJDH et au Pôle Justice en particulier, sous la supervision du Responsable de Pôle qui définit, oriente et encadre ses tâches au sein de l’équipe du département, l’ assistant-e de projets intervient en appui aux chargé-e-s de projets sur la gestion budgétaire, administrative et logistique de projets gérés par le pôle.

En fonction des besoins, il-elle sera aussi amené-e à être mobilisé-e plus largement au niveau du département dans sa globalité.

Expériences / Formation

Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire, orienté gestion financière/budgétaire et administrative
BAC +2/3, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative
Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel, et de logiciels comptables
Etre méthodique, organisé et réactif
Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome
Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe
Capacité à travailler avec une équipe à distance
Anglais bilingue écrit et oral
Une expérience de terrain dans le cadre des projets de coopération internationale n’est pas nécessaire, mais serait un atout

Salaire

Poste à pourvoir dès que possible.

CDD 12 mois

Pour candidater merci d’adresser votre CV et lettre de motivation.

Avantages sociaux : mise en place progressive d’un 13ème mois – gratuité de la mutuelle et de la prévoyance – titre-restaurant – allocation télétravail

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