Expertise France recrute 01 Assistant de direction H/F

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

nous recherchons actuellement un(e) assistant(e) de direction :

les missions :

Assure le secrétariat du COMA (Directeur, Directeur adjoint et Responsables de pôles et fonctions transverses rattachées).

Collecte et gère un ensemble d’informations devant permettre un suivi régulier de la structure. Effectue les opérations du secrétariat mais se distingue par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité.

Gestion de l’agenda du Directeur

• Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction:
• assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail,
• prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants….,
• travaille en lien avec le Directeur, les référents et RP

Préparation des contributions P2S aux comités liés à la gouvernance d’Expertise France

– contribue au suivi logistique pour P2S des instances internes ou externes suivantes :

• CODEV
• COMA
• COPS
• CCO-D
• Evenéments majeurs extérieurs

Le secrétariat

• effectue les opérations classiques de secrétariat :
• saisie, photocopie, archivage, gestion du courrier (envoi et réception)
• ouverture et ventilation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, filtrage des appels téléphoniques, organisation des déplacements, gestion des fournitures de bureau, …
• prise en charge des notes de frais du COMA (missions, déplacements, hôtels, taxis, frais de bouche….)

Organisation des voyages et déplacements

–   Assure l’organisation des voyages et déplacement du COMA  :

• avec l’appui et le lead autant que possible des équipes projet des différents pôles de P2S lorsque les déplacements leurs sont rattachés
• billets d’avion/train et hôtels si nécessaire
• Appui à la préparation du dossier de voyage (prises des rendez-vous sur place, planning des différents entretiens sur place, liste des contacts, documents pour distribuer…..) pour le Directeur et le Directeur adjoint

Diffusion de l’information

• Assure la circulation de l’information entre le COMA et les poles et autres départements ainsi qu’avec la Direction des Opérations :
• diffuse des notes et résumés,
• classe et archive les documents de la direction.

Expériences / Formation

Les compétences techniques

• Techniques de secrétariat,
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power point, …
• Maîtrise des outils technologiques,
• Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication : téléphone et internet,
• Qualité rédactionnelle,
• Maîtrise de l’anglais, et/ou de l’espagnol.

 Les compétences transverses

• Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience,
• Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement,
• Respect des procédures et des normes,
• Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions,
• Confidentialité, discrétion,
• Etre capable de s’adapter à des tâches et des environnements de travail divers,

Etre capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur et en faisant preuve de bonnes qualités d’écoute

Salaire

Lieu : 40 bd port royal 75005 Paris

Type de contrat : CDI

Date de début : Octobre 2021

Rémunération : 2550 Euros brut + mise en place progressive d’un 13ème mois

Comment postuler

pour postuler, merci de nous adresser votre CV et votre lettre de motivation via ce lien :

https://www.expertisefrance.fr/web/guest/on-recrute#page-cv—upload—vacancy—6961