Expertise France recrute 01 Assistant administratif et logistique (H/F)
Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.
L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
- lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
- renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Avec un volume d’activité de 148 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.
Expertise France recrute pour son siège basé à Paris :
Assistant de projets – Assistant administratif et logistique (H/F)
SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / Pôle Prévention, réduction et adaptation aux risques naturels, accidentels ou malveillants
Sous la supervision du directeur du département, de son adjoint.e ainsi que du responsable de pôle qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets.
Le/l’assistant.e de projets intégrera une équipe des chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur des projets sur la thématique de la prévention des risques nucléaires, radiologiques, biologiques et chimiques (NRBC), notamment sur les aspects administratifs et logistiques.
MISSION : Ses principales missions seront les suivantes :
Gestion logistique :
- Réservation des billets d’avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
- Gestion des avances de per diem
- Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
- Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
- Réservation des hébergements
- Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
- Appui à l’organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
- Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
Gestion administrative :
- Préparation des documents des activités (séminaires, comités de pilotages, etc.) et des missions à l’étranger (programme de l’activité, agenda de mission, lettre d’invitation, ordre de mission, fiche sécurité, etc.)
- Rédaction et éventuellement traduction des courriers (échanges sur les activités) ou des demandes officielles (demande d’expertise, proposition de projet ou rapport d’activité).
- Indexation, classement et l’archivage de documents liés aux missions concernées
- Gestion des tâches administratives de secrétariat
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …)
- Mise à jour des tableaux de bord/suivi existants
- Aide à la mise en œuvre de matériels de communication : passer, suivre et vérifier les commandes (contenu, qualité, traduction, etc.)
Expériences / Formation
- Formation supérieure Bac+2/3 type évènementiel, organisation logistique, voyages, administration
- Expérience réussie d’environ 2/4 ans sur un poste similaire
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
- Etre méthodique, organisé et réactif,
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
- Maîtriser l’anglais, principalement à l’écrit. La maîtrise d’une deuxième langue étrangère constitue un atout.
- Sens de l’organisation et de la méthodologie
- Bonne gestion des priorités
- Disponibilité et sens du service
Salaire
CDD d’environ 4/6 mois (remplacement congé maternité) à pourvoir à partir du 15 avril 2021.
Rémunération: 2400€ brut/ mois
Comment postuler
Pour candidater : merci de transmettre votre CV et Lettre de motivation via le lien