Expertise France recrute 01 Assistant administratif et comptable
SITUATION / POSITION : Direction des Opérations – Département Gouvernance Démocratique et Droits Humains (GDDH)
Intégré-e au département GDDH, sous la supervision de responsables de pôle (RP) qui définissent, orientent et encadrent ses tâches au sein de l’équipe du département, l’assistant-e administration et finances intervient en appui aux chargé-e-s de projets sur la gestion comptable, financière, administrative et logistique de plusieurs projets gérés par les deux pôles du département : « migrations » et « genre, droits & modernisation de l’Etat ».
L’assistant-e suivra plus particulièrement les volets comptables/budgétaires/administratifs des projets. Une expérience de terrain dans le cadre des projets de coopération internationale n’est pas nécessaire mais serait un atout.
En fonction des besoins, il-elle sera aussi potentiellement amené-e à fournir un appui financier et administratif au développement des projets du portefeuille du département.
MISSIONS :
Ses principales missions seront les suivantes :
Gestion comptable et financière :
- Participe à l’élaboration du reporting externes et internes ainsi qu’aux exercices comptables internes (en collaboration avec les chargé.e.s de projets)
- Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) initiées depuis le Siège et/ou depuis le compte bancaire local
- Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses
- Effectue les rapprochements comptables régulièrement
- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords)
- Planifie, participe et suit les audits (internes et externes)
- Garantie la remontée mensuelle de la comptabilité terrain ( si existante) ainsi que les pièces justificatives
- Contribue au suivi du budget en lien avec le chargé de projets
- Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France
Gestion administrative :
- Gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention
- Mise à jour des tableaux de bord (ex : tableau de contrats et des échéances)
- Rédaction et publication des offres d’emploi d’experts
- Suivi administratif des experts
- Indexation, classement et archivage de documents
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents, etc.)
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions urgentes d’experts, évènements régionaux, etc.)
- Contribue à programmer, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (billets d’avion, per diem), consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.)
- Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité
- Gestion d’un portefeuille de prestataires.
- Elaboration et suivi des contrats d’achat
Réponses aux appels d’offres :
- Appui à la préparation d’appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions, etc.)
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| Expériences / Formation du candidat |
PROFIL SOUHAITE
- Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire, orienté gestion comptable administrative
- Formation supérieure BAC +2/3, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel, et de logiciels comptables
- Etre méthodique, organisé et réactif
- Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
- Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe
- Capacité à travailler avec une équipe à distance
- Maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais. La maîtrise d’une autre langue étrangère serait un atout.
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