Expertise France recrute 01 Adjoint(e) Expert(e) Achats

Expertise France recrute 01 Adjoint(e) Expert(e) Achats – Projet PARSEC Mali (H/F)

Expertise France

Bamako,Mali

Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Adjoint(e) Expert(e) Achats – Projet PARSEC Mali (H/F)
Département Paix, stabilité, sécurité – P2S > Pôle Renforcement des forces de sécurité et de défense
Mis en ligne le : 21/08/2020
 AFRIQUE SUBSAHARIENNE  MALI  BAMAKO
RÉF.2020/PAEA/5833
TYPE D’OFFREPoste terrain
TYPE DE CONTRATCDDU
SECTEURS D’ACTIVITÉRenforcement des forces de défense et de sécurité
DATE LIMITE DE CANDIDATURE07/09/2020 16:29
CONTRATPortage salarial / Cabinet d’expertise
DURÉE4 mois renouvelables
Description de la missionL’Adjoint(e) Expert(e) Achats aura pour rôle d’assister l’Expert(e) Achats dans ses missions. Il/elle secondera à Bamako la Responsable achats pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendra en charge les tâches organisationnelles, et résoudra les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la Responsable achats. Il/elle assurera également le lien avec les autres membres de l’équipe, notamment avec le/la coordinateur/trice des opérations et les logisticiens de Bamako en ce qui concerne les contrats avec les prestataires et fournisseurs. 
Sous la supervision générale du/de la Chargé.e de projet et sous la supervision directe de la Responsable achats et en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe et en particulier avec les experts sectoriels, l’expert infrastructure, le/la coordinateur/trice des opérations,
 l’Adjoint(e) Expert(e) Achats sera en charge des tâches suivantes :
1/ Prise en charge des besoins d’achats exprimés par le service prescripteur de la Direction des opérations d’Expertise France, depuis l’expression du besoin jusqu’à la signature des marchés, en conformité avec les réglementations en vigueur et les procédures de l’agence. 
Les tâches associées sont:
Veiller au respect des règles des passations de marchés d’Expertise France ;-Appuyer l’Expert(e) Achats dans la coordination et le suivi de toutes les étapes d’admission/validation des dossiers jusqu’à la signature, en particulier avec le Département des affaires juridiques d’Expertise France :-Mener l’étude de marché pour déterminer les fournisseurs potentiels de biens / services spécialisés ;-Appuyer l’élaboration et la consolidation des dossiers de consultation, et participer à la rédaction des dossiers d’appels d’offres et des différents marchés ;-Effectuer des évaluations pour les demandes de prix et contribuer à l’évaluation des offres et propositions ;-Appuyer dans la conduite des négociations sur les conditions d’achat, dans le respect de la réglementation ;-Appuyer la préparation des documents d’attribution des biens et services.  2/ Suite à leur signature, la planification, le pilotage et le suivi de la bonne exécution des contrats jusqu’à leur clôture. 
 Les tâches associées sont:
-Suivre la bonne exécution de l’ensemble des engagements et obligations contractuels qui incombent à Expertise France ou à ses prestataires; -Appuyer l’Expert(e) Achats dans la gestion des documents composant les contrats dans tout leur cycle de vie pour des contrats d’achats de biens, services et travaux ;-Constituer et tenir à jour une base de données des prestataires et fournisseurs ;-Tenir complets les dossiers de passation de marchés et aider à fournir les informations pour la vérification des activités d’approvisionnement ;-En dialogue avec le/la Responsable Achats anticiper tout élément pouvant amener à une modification ou à une adaptation des contrats passés avec des prestataires; -Le cas échéant, préparer les propositions d’avenants aux contrats selon les besoins identifiés lors du suivi de l’exécution des contrats. Assurer toutes les étapes requises pour la validation des avenants, jusqu’à leur signature; -Appuyer l’Expert(e) Achats à contribuer et/ou coordonner et/ou réaliser (selon les contrats) et suivre toutes les étapes d’admission et de validation liées à l’exécution des contrats (e.g.: notifications, recettes usine, réceptions, etc.) en lien avec les parties prenantes concernées (e.g.: experts techniques, AMO, gestionnaire de projet, etc.).
3/ Pilotage et suivi des approvisionnements. 
 Les tâches associées sont:
Veiller à ce que toutes les actions d’approvisionnement soient réalisées tel que requis par Expertise France conformément aux règles et règlements financiers d’Expertise France et aux politiques et procédures applicables ainsi qu’avec le plus haut degré d’éthique personnelle et professionnelle ;
-Coordonner l’obtention de devis et la préparation des documents de justificatifs pour les achats en dessous de 1 000 Euros ;-Rédiger les comptes rendus de différentes réunions en lien avec le volet achats du projet ;-Coordonner le paiement des factures ;-Garantir les échanges directs avec les divers prestataires ;-Assurer un lien de coordination avec les logisticiens(ne)s ;-Organiser le classement et l’archivage des dossiers fournisseurs et prestataires et les tenir à jour en version papier et version électronique. 4/ Mise en place et maintien, pendant toute la durée du projet, des outils de planification et de suivi des engagements. 
Les tâches associées sont: 
-Elaborer, en lien avec le service prescripteur, et mettre à jour systématiquement le tableau de suivi des contrats d’achats passés, sur la base d’un suivi administratif régulier de l’exécution des contrats; -Rapporter les résultats des contrats, en termes de coûts, de performance, de qualité et de délai; -Recenser et communiquer vers le service prescripteur les “retours d’expérience” (RETEX) en continu sur la bonne exécution des contrats et la consolidation des évaluations post-contractuelles des fournisseurs; -Rendre régulièrement compte à l’Expert(e) Achats et au Coordinateur de projet de la gestion contractuelle des fournisseurs et des entreprises de travaux jusqu’à la réception finale ;
Accomplir toute autre tâche demandée par le superviseur direct, le Coordinateur des Opérations ou par le service prescripteur.
La liste des tâches n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins du projet.
La langue principale d’échanges (écrit/oral) sera le français.
Description du projet ou contexteLe « Programme d’Appui au Renforcement de la Sécurité dans la région de Mopti (PARSEC) » cible la région Centre du Mali (Mopti) et la zone frontalière le long du Burkina Faso. L’objectif général du PARSEC est de contribuer au renforcement de l’État de droit dans la région de Mopti en permettant une présence accrue et effective des forces de sécurité maliennes dans la zone.
Le projet, adopté par le comité opérationnel du Fonds fiduciaire d’urgence pour l’Afrique (FFU) le 13 juin 2016, s’inscrit en cohérence avec le champ d’application du fonds, qui vise notamment à améliorer la gouvernance, « en facilitant la prévention des conflits et le respect de l’État de droit », le renforcement des capacités pour favoriser la sécurité et le développement, l’application de la loi, « notamment pour ce qui concerne la gestion des frontières et les aspects liés à la migration ».
Le PARSEC a pour objectifs spécifiques :
1.L’amélioration de la sécurité des populations et du contrôle du territoire dans le respect de l’Etat de droit ;2.Le développement et le renforcement de la gestion des espaces frontaliers par les services de l’Etat, incluant la gestion des flux et des personnes ainsi que la coopération transfrontalière.
Ce projet a débuté par une phase de diagnostic de 6 mois (février-juillet 2017), dont 4 mois passés au Mali par une équipe de six experts. Le diagnostic a été conduit dans le souci d’une approche inclusive et intégrée. L’équipe d’experts mobilisée pour le diagnostic s’est appuyée sur les travaux initiés par les missions EUCAP-Sahel-Mali et EUTM de l’Union européenne, en concertation avec le Gouvernement du Mali, sous la coordination de la Délégation de l’Union européenne au Mali (DUE), pour engager une démarche élargie à l’ensemble des parties prenantes, en vue d’approfondir et d’actualiser l’état des besoins et de cibler la zone d’intervention prioritaire.
La phase suivante, de 36 mois, débutée en août 2017, s’attache à la mise en œuvre du Plan d’actions, qui se décline en 3 axes principaux :
1.un appui en infrastructures, matériels et équipements au profit des unités prioritaires des forces de sécurité intérieures (FSI) et de la Protection civile (PC) et de leur interopérabilité avec les forces de défense (FD) ;
2.un appui en renforcement de compétences ;-un appui institutionnel et organisationnel à l’opérationnalisation des moyens déployés. En janvier 2020, le Comité de pilotage stratégique du projet a donné son accord de principe pour une extension du projet de 5 mois (jusqu’au 31 décembre 2020), décision actée contractuellement en juillet 2020, pour finaliser certaines activités qui ont pris du retard pour des motifs techniques, sécuritaires et sanitaires, et utiliser le reliquat de budget résultant de l’annulation de certaines activités en cours de route au profit d’activités supplémentaires pour les bénéficiaires.
Profil souhaité
Formation et qualifications :
-Diplôme universitaire de niveau licence ou équivalent dans un domaine en relation avec la fonction;-Bonne connaissance du droit malien et européen en matière de réglementations des marchés ;-Excellente maîtrise orale et écrite du français ;-Maîtrise de l’anglais-Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, ).
Expérience professionnelle générale et spécifique :
-Expérience préalable au sein de projets de coopération et d’assistance technique multilatérale, de préférence dans la zone du projet ;-Avoir au moins deux (02) années d’expérience dans le domaine des achats ;-Expérience dans la conception et la tenue de tableaux de bord de suivi du processus de passation des marchés et des contrats ;-Expérience dans la rédaction de rapports et comptes-rendus ;-Expérience professionnelle au sein d’une équipe internationale.
Qualités :-Capacités d’écoute et qualités relationnelles ;
-Excellentes capacités d’organisation, rigueur, méthode et polyvalence ;-Qualités analytiques et esprit de synthèse ;-Excellentes capacités rédactionnelles ;-Excellentes capacités de communication à l’écrit et à l’oral ;-Méthodique, organisé(e) et réactif/ve ;-Capacité d’adaptation ;-Autonome dans le travail et aptitude à travailler sous pression-Esprit d’initiative, sens des responsabilités et grande rigueur ;-Excellente capacité à travailler en équipe ;-Diplomatie et discrétion.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Informations complémentairesDocuments à fournir : CV détaillé et lettre de motivation
Les documents sont à adresser à achats@parsec-mali.eu
Date limite de candidature : 07/09/2020 16:29

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