DSF recrute 01 Coordinateur Admin/ Log/ RH – Haïti

Contexte de la mission

DSF est une ONG Française de solidarité internationale œuvrant dans le domaine de la santé et plus spécifiquement dans le domaine de la prise en charge de la douleur et des soins palliatifs. Le siège social de l’association, situé à l’hôpital Lariboisière de Paris, compte une équipe permanente de 6 personnes (salariée et bénévole). Les dirigeants de l’association sont majoritairement des professionnels de la santé.Les antennes locales comptent 8 expatriés en mission de longue durée et 50 salariés locaux pour la coordination des actions. Les actions développées dans 5 pays : Cambodge, Haïti, Madagascar, Mozambique et Arménie sont menées en partenariat avec des structures locales (hôpitaux, associations, universités…). Un réseau de professionnels de la santé spécialisés (médecins, infirmiers, psychologues, pédopsychiatres…) assure bénévolement les missions d’expertise dans le cadre de la formation et de l’appui technique aux différents programmes.Les ressources de l’association sont principalement issues de financements des institutions publiques (Commission Européenne, coopérations internationales, régions, départements, AFD), des produits de la générosité du public et du mécénat d’entreprises.L’équipe programme DSF est composée de 5 Directeurs Nationaux (DN), d’une Comptable, d’une Responsable Administrative et Financière (RAF), d’une Coordinatrice Générale (CG), d’une Chargée des financements publics et privés (CFPP), d’une Chargée de Communication (CC), d’une Référente médicale, d’une Chargée de gestion financière des projets, d’une Assistante programmes et finances ainsi que de bénévoles au siège ou rattachés aux missions dont 6 Directeurs Programmes professionnels de la santé (DP). DSF mène actuellement en Haïti un projet d’appui technique à l’unité douleur de l’hôpital de l’université d’état d’Haïti, complété par des activités de sensibilisation des acteurs du système de santé et de la société civile. Son volet formation vise lui à renforcer les compétences des professionnels de santé en termes de prise en charge de la douleur via les activités de formations initiales et continues.

Activités et responsabilités

Le Coordinateur administratif logistique et financier assure le bon fonctionnement de l’administration et la bonne gestion des fonds de la mission et des ressources humaines. Il est le garant du respect des règles et procédures.Le Coordinateur administratif logistique et financier travaille sous la responsabilité du Directeur National, en collaboration avec la Responsable Administrative et Financière et la Chargée de Gestion Financière basées au siège.Ses activités et responsabilités sont les suivantes : 1.     Gestion comptable et administrativeS’assurer que DSF travaille en conformité avec les lois en vigueurCentraliser et vérifier les comptabilités de la missionSuperviser les dépenses et la bonne tenue de toutes les caisses de la missionS’assurer du bon archivage des pièces comptables et administratives conformément aux procédures de DSF et des bailleursGérer l’ensemble de la trésorerie de la mission et préparer les demandes de trésorerie pour le siègeS’assurer du suivi des dossiers juridiques, en lien avec le conseiller juridique et le Directeur NationalElaborer la clôture annuelle et semestrielle des comptes 2.     Gestion financièreGérer et suivre l’ensemble des budgetsGarantir la bonne utilisation des fonds, en conformité avec les contrats de financement et les procédures DSFElaborer les nouveaux budgets liés aux propositions de projetsEtablir les rapports financiersPréparer et accompagner les audits liés aux projetsElaborer la programmation annuelleAssurer le pilotage des budgets, analyse des écarts et préconisations 3.     Gestion logistiqueSuivre et assurer le circuit d’achats et les documents attenants et former les différentes personnes à son utilisationEncadrer le personnel support de la mission (assistant administratif et comptable, chauffeur, femme de ménage)Superviser la réalisation des achats et la gestion logistique des activités en lien avec les équipes médicales et supportPlanifier, organiser et superviser les activités logistiques de la mission : approvisionnement, gestion des stocks, équipements, parc automobile, parc informatique, transport, maintenance et intendanceS’assurer du suivi des équipements de la mission et de leur sécurisationGarantir le respect des procédures logistiques des bailleurs de fond et DSF 4.     Ressources Humaines Améliorer les outils de gestion administratifs en Ressources HumainesS’assurer que la politique RH définie par DSF et l’ensemble des procédures liées aux ressources humaines soient connues et respectées par l’équipe nationale et expatriéeCoordonner l’ensemble des recrutements effectués sur la mission et plus particulièrement le recrutement et la formation d’un Coordinateur administratif logistique et financier nationalFormer et accompagner le Coordinateur administratif logistique et financier national pour assurer une passation en adéquation avec les compétences nécessaires à la pérennisation du poste sur un profil nationalCentraliser les données liées à la gestion du personnel et superviser le suivi des contrats de travail et le paiement des salairesCapitaliser les besoins en formation et participer à la mise en place de formation pour les employés nationauxActualiser l’organigramme de la mission et contribuer à sa mise en place (définition des profils de postes, etc.) en lien avec le Directeur National. 5.     Coordination et représentationParticiper aux réunions de coordination interne à la mission et proposer des adaptations pertinentes vis-à-vis du fonctionnement général de la missionEntretenir et développer de bonnes relations de travail ainsi qu’une bonne visibilité de l’association auprès des autorités civiles, bailleurs et des autres acteurs humanitairesReprésenter l’association dans les réunions de coordination admin/fin inter-ONG

Expériences / Formation

• Formation supérieure, de type école supérieure de commerce, maîtrise de gestion/finance et/ou administrateur des projets humanitaires
• Au moins une première expérience dans un poste similaire, de préférence en ONG
• Maitrise des logiciels Word et Excel
• Maitrise des outils informatiques et du pack Office, la connaissance du logiciel comptable Saga est un plus
• Bonne capacité d’analyse et de gestion des priorités
• Rigoureux, méthodique et réactif
• Autonomie et sens de l’organisation
• Maîtrise écrite et orale du français et de l’anglais
• Une expérience en management d’équipe serait un plus

Salaire

• Date de démarrage souhaitée : janvier /2022
• Durée : 6 mois avec possibilité de renouvellement selon les besoins de la mission
• Statut VSI – Indemnité entre 800 et 1000€, per diem 675 euros + indemnité logement, assurances

Comment postuler

Les dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation) doivent être envoyés par email à l’adresse suivante : recrutement@douleurs.org