Descriptif du poste
Au sein du Pôle Assistance de Direction de la DOI et sous la responsabilité de la chargée des déplacements internationaux, le/la stagiaire devra, après une période de passation/formation, appuyer le pôle assistance de direction DOI, et la chargée des déplacements internationaux, dans des missions d’organisation, d’optimisation de leurs activités, d’administration et de logistique.
OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU STAGE :
- Assistance Administrative ;
- Appui à la gestion des déplacements internationaux des salariés en mission internationale.
DESCRIPTIF DES TÂCHES :
Assistance administrative
-Appuyer la gestion du secrétariat DOI : gestion du courrier, organisation logistique des réunions, gestion du courrier, classement, archivage
-Appui dans le processus de mise en signature : signature de parapheurs + parapheurs électroniques
-Triage et routage des mails qui arrivent dans la boîte mail de l’assistance de direction
-Gestion de l’accès à l’information électronique : autorisations et accès à google workspace
Appui à la gestion des déplacements internationaux en lien avec les ressources humaines internationales :
Organisation des départs : Sous la responsabilité et en collaboration avec la chargée des départs et retours, possibilité de prendre en charge les formalités nécessaires aux départs des expatriés sur leur terrain de mission : billets, visas, feuille de route, rendez-vous médicaux :
-Editer les documents administratifs requis
– Administrer les demandes de visas et démarches administratives associées
Organisation des retours : Appuyer la logistique du retour de mission (transport et hébergement), rendez-vous médicaux ;
Briefings et débriefings : Appuyer l’organisation dans les briefings et débriefings aux expatriés à leurs départs et retour de mission
Communication et reporting
-Mettre à jour les tableaux de suivi des affectations des délégués, développer de nouveaux outils RH pour faciliter le suivi des délégués en mission internationale
– Administrer le remboursement des NDF en lien avec le CDG et la comptabilité
-Vérifier l’éligibilité des notes de frais
Informations pratiques
- Durée du contrat: 6 mois
- Prise de poste début: Octobre 2026
- Convention de stage obligatoire
- Indemnités de stage : selon la convention collective + accès à la cantine avec une part subventionnée par la CRF + prise en charge à 50% du titre de transport
- Stage basé au siège de la Croix-Rouge française – Montrouge
Documents à envoyer
CV + Lettre de motivation
Date de prise de poste souhaitée
Octobre 2026
Expériences / Formation du candidat:
- Expériences : Formation : BTS assistance administrative/ BTS assistante de direction/BTS tourisme/BTS support à l’Action Managériale/ BTS Gestion de la PME
- Compétences à développer : – Rigueur dans la gestion administrative – Bon relationnel avec le personnel expatrié et avec les différents interlocuteurs du siège – Maîtrise de l’outil informatique – Connaissance de l’environnement humanitaire et de l’articulation siège/terrain.
Langues requises:
Français – Anglais
Qualités du candidat:
- Sens de l’organisation
- Aisance relationnelle
- Dynamisme et Réactivité
- Sens de l’initiative
- Engagement et Capacité à travailler sous pression
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