France

Convergences recrute 01 Chargé.e de logistique évènementielle et de vie associative

Convergences recrute 01 Chargé.e de logistique évènementielle et de vie associative – Paris, France

CDD | ASAP (Jusqu’au 31 décembre 2022)

Convergences

Lancée en 2008, Convergences est une plateforme de réflexion, de mobilisation et de plaidoyer qui promeut les Objectifs de développement durable (ODD) et la lutte contre la pauvreté, l’exclusion et les changements climatiques dans les pays développés comme dans les pays en développement. Composée de plus de 300 organisations partenaires issues de tous les secteurs, l’association agit pour susciter la réflexion et l’action, diffuser des bonnes pratiques et favoriser la co-construction de partenariats innovants à fort impact sociétal.
Convergences est active sur plusieurs thématiques : développement durable, solidarité internationale, finance solidaire et inclusive, Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), entrepreneuriat social, économie sociale et solidaire, mesure d’impact social et environnemental, lutte contre le dérèglement climatique.
Convergences s’appuie sur plus de 300 organisations partenaires – acteurs publics, privés, solidaires, académiques et des médias – représentées au sein de ses Groupes de travail, pour développer les activités suivantes :

  • Le Forum Mondial 3Zéro, point d’orgue des activités de Convergences, réunit chaque année à Paris et durant 2 jours plusieurs milliers de participant·e·s et 250 intervenant·e·s, et expert·e·s venu·e·s du monde entier pour faire émerger collectivement des solutions aux défis économiques, sociaux et environnementaux de notre siècle.
  • Les Forum 3Zéro à l’international reflètent les enjeux nationaux ou régionaux liés à la réalisation des ODD et à la construction d’un monde 3Zéro. Chaque édition rassemble entre 300 et 500 participant·e·s.
  • Des études et publications publiées tous les ans : le Baromètre de l’Entrepreneuriat Social, le Baromètre des Solutions Durables, le Baromètre de la finance à impact, et des enquêtes comme « Les entreprises du CAC 40 et le Social Business », « 100 solutions pour le monde de demain ». L’activité se déploie aussi à l’international.
  • Les projets et événements dédiés aux professionnels (conférences, ateliers, séminaires de programmation), ou à destination des jeunes tout au long de l’année : apéros et évènements Youth We Can ! via le projet 1Planet4All, tout particulièrement sur les enjeux climat.

ACTED ACTED – Convergences

ACTED, co-fondatrice de Convergences, est une ONG créée en 1993 dont l’objet est la mise en oeuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement. ACTED intervient dans 38 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen-Orient) et emploie plus de 6 000 personnes.

Rôle et responsabilités principales

Le (la) chargé(e) de logistique sera placé(e) sous la responsabilité de la Direction et avec le soutien de l’équipe exécutive, il/elle devra accomplir les missions relatives à :

Organisation logistique des différents évènements de Convergences, et notamment du Forum Mondial 3Zéro

Coordination des besoins administratifs, financiers et logistiques nécessaires au fonctionnement de Convergences

Soutien à la gestion de la Gouvernance de Convergences

Le (la) chargé(e) de logistique supervise  ;

  • Le (la) stagiaire logistique – 6 mois par an, pendant la période du Forum Mondial 3Zéro 2022

Missions:

Coordination logistique du Forum Mondial 3Zéro 2022

Logistique événementielle

  • Organisation logistique du Forum en lien avec le Palais Brongniart et le reste de l’équipe et en respect d’éventuelles mesures et contraintes sanitaires: scénographie, matériel, accueil, sécurité, gestion des flux de personnes, montage, démontage, déménagement, etc.
  • Sur la période du Forum, coordination des bénévoles : recrutement, formation, gestion de planning et de responsabilités de manières ponctuelles
  • Développement et optimisation des outils de suivi et de mesure d’impact

Sélection et suivi opérationnel des prestataires externes

  • Cahier des charges et sélection des prestataires (restauration/traiteur, hôtellerie, sécurité, etc.)
  • Coordination et suivi des prestataires en amont, durant, et à l’issue du Forum

Appui à la mise en place des solutions digitales du Forum

  • Mise en place de la surface digitale utilisée pour la diffusion en ligne du Forum
  • Sélection des propositions digitales avec le Palais Brongniart
  • En coordination avec les autres départements de Convergences, assurer la récupération et le formatage de matériel vidéo utilisable post Forum

Développement et mise en place d’une stratégie éco-responsable et inclusive du Forum

  • Travailler à diminuer l’impact carbone du Forum : diminution des déchets, choix de prestataires responsables, scénographie réutilisable et/ou réutilisée, etc.
  • Réalisation de la mesure d’impact environnemental du Forum

Suivi des dépenses et recettes du Forum

  • Réalisation des dossiers d’achat selon les process et validations mis en place par ACTED
  • Suivi des dépenses (prestataires, déplacements intervenants etc.)
  • Facturation et suivi des recettes

Programmation événementielle du Forum Mondial 3Zéro 2022

Organisation et développement des animations du Forum

  • En coordination avec l’équipe de programmation du Forum, mise en place d’une stratégie d’animation des différents espaces du Palais Brongniart
  • Démarchage des animations et gestion des relations avec les structures animatrices

Coordination événementielle de Convergences tout au long de l’année

  • En coordination avec l’équipe exécutive, réalisation logistique des événements et conférences organisés par Convergences en France(notamment groupes de travail, événements jeunesse)), avec possibilité de déplacement en région pour soutien logistique sur place
  • En coordination avec l’équipe exécutive, réalisation logistique des événements organisés par Convergences à l’international
  • Animation des solutions digitales utiles aux événements et conférences organisés par Convergences tout au long de l’année

Organisation des aspects administratifs, financiers et logistiques de Convergences

Avec le concours des services comptabilité, finance et service généraux d’ACTED ;

  • Assure le suivi budgétaire de l’association et coordonne l’application des procédures auprès des autres membres de l’équipe
  • Assure le suivi des prestataires liés aux besoins organisationnels de Convergences
  • Assure la consolidation comptable en lien avec l’équipe soutien d’ACTED
  • Appuie la direction sur les questions juridiques et administratives de l’association
  • Soutien la direction dans l’organisation et la préparation des réunions de la gouvernance (CA, AG, Bureau, etc.)

Expériences / Formation

  • Niveau Master (en Gestion de projet, Finance, Logistique ou tout autre sujet en lien avec la mission)
  • Connaissance / intérêt pour le secteur et thématiques du Développement durable et de l’Economie Sociale Solidaire
  • Expérience en gestion comptable et logistique de projet et en organisation événementielle
  • Maîtrise du Pack Office
  • Excellentes capacités d’organisation
  • Compétences d’expression écrite et orale en français et en anglais (candidats bilingues appréciés)
  • Autonomie, rigueur, sens de l’organisation et force de proposition
  • Qualités d’écoute, relationnelles, et capacité d’adaptation

Salaire

  • Salaire net mensuel : 1900 – 2000 euros nets mensuel
  • Tickets restaurant
  • 50% des titres de transport pris en charge
  • Affiliation à la mutuelle obligatoire

Comment postuler

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) à jobs@acted.org Ref: CONVO Event/HQ
Veuillez noter qu’ACTED ne fait jamais payer de frais à aucun moment du processus de recrutement.

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