Consultance Coordinateur Logistique Spécialisé Formation Chaine D’approvisionnement Et Sécurité
Référence : CNT/SRV/PAP/CON/117/19
Cette sollicitation de manifestation d’intérêt est ouverte à tous les consultants éligibles, conformément aux procédures de recrutement de SOLIDARITES INTERNATIONAL.
L’objectif de cette consultation est de déterminer :
MISSION
But / finalité :
Le coordinateur logistique pilote les activités logistiques de la mission afin d’assurer le bon déroulement des programmes de Solidarités International dans le pays.
Il assurera particulièrement l’intégration et la formation des nouveaux employés de l’équipe logistique
Il assurera le suivi du contexte sécuritaire du pays en lien étroit avec le Directeur pays
Il assurera l’envoi du rapport logistique mensuel de Juin 2019 au siège
Il rédigera un rapport de fin de mission avec ses recommandations ainsi qu’un plan d’action définissant les principales activités à suivre et à mettre en place à l’issue de sa mission.
Il assure le suivi des procédures et outils logistiques Solidarités International sur la mission et veille à leur respect et à leur bonne utilisation.
Il participe à la rédaction des projets et au dimensionnement des moyens nécessaires aux activités de Solidarités International.
Il appuie le chef de mission dans la gestion opérationnelle de la sécurité.
Il est le référent sur la mission et le lien entre le siège et la mission pour toute question en rapport avec la logistique.
Gestion de l’approvisionnement
- Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national et compiler les analyses d’environnement achat effectuées par les logisticiens
- Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
- Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
- Elaborer le tableau des marchés lors de la rédaction des proposals, en fonction des BOQ fournies par les responsables de programme et/ou coordinateur programme
- Etablir les chronogrammes d’achat en fonction des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
- Former les logisticiens aux tâches inhérentes à la gestion de l’approvisionnement
- Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
- Contrôler les prévisionnels d’achat des bases et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle de la mission
- S’assurer du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ainsi que de leurs consommations
- Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation de la coordination
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
- Prendre connaissance des procédures douanières et de la documentation en vigueur dans le pays d’intervention
- Centraliser les achats d’équipements durables en fonction des standards Solidarités International et faire valider par le responsable achat siège
Gestion du parc véhicules
- Dimensionner le parc véhicules en fonction des activités et en assurant l’homogénéité du parc
- S’assurer de la mutualisation des véhicules au niveau des bases
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
- Définir la composition du lot de bord et vérifier qu’elle est respectée par les bases
- Définir les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes et s’assurer de leurs applications sur les bases
- Consolider et analyser les consommations mensuelles de carburant
- Mettre en place une stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables
- Mettre en place une stratégie de prévention des détournements de carburant et de pièces détachées
- Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances…)
Gestion du parc d’équipements / télécommunication
- Mettre en place une stratégie de renouvellement du parc
- Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
- Consolider et mettre à jour l’état de parc de la mission en temps réel
- Dimensionner le parc d’équipements en fonction des activités et en assurant l’homogénéité du parc et le respect des standards Solidarités International
- S’assurer de la mutualisation des moyens de la mission
- Dimensionner les moyens de communication sur la mission en fonction des possibilités et contraintes liées au terrain
- Prendre connaissance de la législation en vigueur en ce qui concerne le matériel de radiocommunication
- S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication
Gestion et suivi du parc informatique
- Dimensionner le parc informatique de la mission
- Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour des antivirus
- S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
- Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation
Gestion des stocks
- Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels
- S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats Solidarités International
- S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques
- Consolider mensuellement la valorisation des dons sur l’ensemble des programmes de la mission
- Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme
Gestion des ressources humaines
- Mettre en place une stratégie logistique et fixer des objectifs aux équipes
- Briefer les logisticiens lors de leur arrivée et les appuyer tout au long de leur mission dans l’accomplissement de leurs objectifs
- Fournir aux logisticiens des supports et directives de formation
- Evaluer le personnel sous sa supervision directe et participer aux EAP des logisticiens de la mission
- Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe
- Garantir de bonnes conditions de vie et de travail à l’ensemble des équipes de la mission
Sécurité
- Déterminer avec l’équipe de coordination les moyens à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des équipes
- Veiller à la mise en œuvre de ces moyens sur les bases
- Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, aux moyens de communication et à la sécurisation des bâtiments
- Participer à la mise à jour des documents liés à la sécurité
- Superviser la réalisation des simulations d’évacuation
Reporting / Capitalisation
- Consolider, traiter et analyser les rapports logistiques mensuels des bases et assurer le reporting logistique vers le siège selon la périodicité définie
- Participer activement à la rédaction des proposals et des rapports bailleurs pour les parties logistiques
- Capitaliser les informations sur les distances, les prix, les modes et les sociétés de transport
- Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
- Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés au siège selon la périodicité établie
- Participer aux réunions de coordination relatives à la logistique, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
- Etre l’interlocuteur privilégié du siège pour tout ce qui à trait à la logistique
- Superviser l’archivage des documents logistiques
POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)
Sous l’autorité hiérarchique de: Directeur Pays
Autorité hiérarchique sur: Gestionnaire Appro, Gestionnaire IT, Manager logistique Port au Prince
Sous l’autorité fonctionnelle de: Responsable logistique siège
Autorité fonctionnelle sur: Logisticiens
Le/la consultante sera recruté(e) par SOLIDARITES INTERNATIONAL pour une durée de 6 semaines à partir du 19/07/2019 et travaillera sous la supervision directe de Directeur Pays SI HAITI.
Les dossiers de candidature devront obligatoirement comporter les éléments suivants :
- Une note de compréhension de sa mission
- Présentation du consultant dont informations sur sa capacité et son expérience démontrant qu’il est qualifié pour les prestations (documentation, référence de prestations similaires, expérience dans des missions comparables, disponibilité de personnel qualifié, etc.).
- Une méthodologie et un plan de travail pour la conduite de la mission
Une attention particulière sera portée sur les aspects suivants :
- Expérience sur le poste de Coordinateur logistique
- Expérience en formation chaine d’approvisionnement en ONG
- Expérience récente en gestion de la sécurité en Haiti
- Un CV détaillé du consultant
- Une proposition financière TTC en Euro pour la conduite de la mission.
Les consultants intéressés peuvent soumettre leur offre complète en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : CBedos@solidarites.org au plus tard le 11/07/2019 à 18h00 (heure de Paris).
Le mail devra porter expressément la mention « Consultance Coordinateur logistique spécialisé formation Chaine d’approvisionnement et Sécurité »
Il est à noter que l’intérêt manifesté par un Consultant n’implique aucune obligation de la part de SOLIDARITES INTERNATIONAL. |