Concern Worldwide recruits 01 Admin-HR Manager

Concern Worldwide

Bangui, République Centrafricaine

Admin-HR Manager (1497)
A propos du poste :
Il s’agit d’un nouveau poste de 12 mois, non accompagné, basé à Bangui, en République centrafricaine, avec un salaire de 39 128 – 43 476€.
Vous serez sous la direction du directeur des systèmes et gérerez directement deux (3) administrateurs RH et un stagiaire administrateur RH et travaillerez en étroite collaboration avec le directeur pays, le directeur programmes, le contrôleur financier pays et les équipes de terrain.
Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.
Votre objectif:
Sous la direction hiérarchique du directeur systèmes, le/la gestionnaire Admin / RH sera chargé.e de gérer les ressources humaines nationales et les ressources administratives pour le programme Concern RCA. Basé à Bangui, avec de fréquents déplacements pour soutenir les zones de programme en RCA. Il/elle travaillera conformément à toutes les politiques et procédures opérationnelles et de sécurité de Concern. Une partie essentielle de ce rôle consistera à renforcer les processus RH (en particulier le recrutement et le maintien en poste) et à former le personnel à ces processus.
Admin et RH
Recrutement et intégration
Superviser le recrutement de tous les postes nationaux afin de s’assurer que tous les postes vacants sont pourvus en temps voulu par des personnes qualifiées. Cela comprend l’identification des postes, l’aide à la préparation ou à la révision des descriptions de poste, la demande de postes vacants, l’annonce des postes vacants, la présélection, l’organisation des entretiens, la vérification des références, les contrats des employés et l’accueil.Veiller à ce que tous les domaines de la gestion des ressources humaines (recrutement, formation, promotion et emploi) soient conformes à la stratégie en matière d’égalité des sexes, de promouvoir l’attraction et le développement interne d’une population de personnel plus égalitaire à tous les niveaux.Fournir un soutien aux manager de projets dans la préparation des descriptions de posteExaminer les descriptions de poste en consultation avec les supérieurs hiérarchiques concernésRéexaminer périodiquement toutes les catégories de descriptions de poste du personnel national et les modifier si nécessaire en fonction de la fonction réelle.Évaluer, examiner et participer au processus de recrutement national lui-même (promotion, test et entretien) afin de garantir le respect des principes de transparence, d’équité et de justice.Soutenir la SMT dans l’élaboration et la révision périodique d’une grille de classement des postes spécifique à la RCA.Diriger et superviser le processus d’intégration du nouveau personnel (national et international).Assurer que recrutement sont faits dans des délais raisonnable en s’appuyant la fiche de suivi de recrutement, et que le progrès de recrutement est clairement communiqué dans une façon proactive avec les parties prenantes.S’assurer que les dossiers du personnel sont à jours vis-à-vis du manuel RHS’assurer que tous le personnel a son PDR et que chacun est évalué objectivement à la période décrite dans le manuel
Formation et le développement professionnel
Veiller à ce que les responsables hiérarchiques soient bien informés et formés sur le cycle de gestion des performances, en leur donnant les outils et le soutien nécessaires pour mieux gérer les performances individuelles et collectives.Assurer une organisation et une communication proactives des opportunités de formation pour le personnel national et international, en face à face et en ligne, et conduites par des facilitateurs internes et externes.Aligner l’offre de formation sur les besoins du personnel tels qu’identifiés dans les PDR et, plus largement, dans le processus de gestion des performances.Assurer un suivi rigoureux de la participation aux formations, en collaboration avec les responsables hiérarchiques, afin de favoriser un développement proactif du personnel.Développer, en collaboration avec le directeur des systèmes, un outil de planification de carrière à intégrer au processus PDR.
Administration
Mettre en place et maintenir un système complet de base de données/dossier confidentiel pour tous les employés.Tenir des registres précis des congés du personnel, etc. et veiller à ce que tout le personnel connaisse ses droits et les procédures de demande de congé, etc.Etre responsable de tous les documents administratifs liés aux contrats et veiller à ce que les procédures nationales et organisationnelles soient suivies pendant le processus de passation de marchéSuperviser l’ensemble des contrats de bail et d’assurance des maisons, veiller à ce qu’ils soient renouvelés ou résiliés en fonction des besoins et du budget.Mettre en place un bon système pour maintenir la propreté et l’hygiène dans les bureaux et Guest House.S’assurer que le staff travail dans un environnement sain.Assurer un suivi régulier des documents administratives (visa, passeport…) a l’arrivée et au départ des visiteurs ou personnels expatriés.S’assurer que tout le personnel est bien informé des récompenses et des avantages de Concern, y compris l’assurance médicale, et des droits du personnel en tant qu’employé de Concern en RCA.
Gestion des Ressources Humaines
Soutenir le directeur systèmes dans l’établissement d’un processus de planification des ressources humaines adapté aux besoins. Cela comprend les budgets de dotation en personnel, le cas échéant.Établir des procédures confidentielles de réclamation et de plainte sur lesquelles le personnel peut compter, y compris une base de données à des fins de gestion. Gérer les doléances collectives et individuelles du personnel, en demandant conseil à la direction pays si nécessaire et conformément aux politiques en matière de doléances.Tenir à jour l’organigramme de l’organisation et proposer si nécessaire des restructurations.Gérer la paie du personnel national en liaison avec l’équipe des finances afin de s’assurer que tout le personnel local reçoit les paiements mensuels corrects dans les délais.Avec le soutien du directeur systèmes et du responsable financier pays, déployer le nouveau logiciel de paie.Assurer la mise en œuvre du système d’examen de développement des performances et de probation, en veillant à ce qu’il fonctionne de manière équitable et cohérente dans toute l’organisation.Interagir régulièrement avec les délégués du personnel pour assurer un bon système de communication entre le personnel et la direction.S’assurer du bon fonctionnement du système de santé.
Gestion d’équipe
Assurer la mise en œuvre du manuel des RH de Concern RCA par la formation, l’encadrement et le mentorat du personnel des RH et des cadres hiérarchiques en RCA.Promouvoir et assurer la conformité aux exigences des politiques de Safeguarding de Concern, y compris le Code de conduite de Concern (CCoC) et ses politiques associées.Gérer et former le personnel des ressources humaines national actuelSuperviser les plans de développement du personnel qui répondent aux besoins de développement individuel et organisationnel.
Juridique
Avec le soutien du directeur systèmes, répondre aux différentes demandes du gouvernement.Développer les liens avec les autorités locales, notamment les bureaux du travail et de l’immigration.Assurer la liaison avec l’avocat de Concern en cas de besoin et assurer le suivi nécessaire.Fournir une analyse régulière et ponctuelle du risque juridique au SMT, selon les besoins.Représenter Concern dans les réunions du groupe de travail administratif organisées par le Forum des OING (CCO) à Bangui.
Autre
Soutenir la mise en œuvre et l’actualisation de la stratégie de Concern pour la RCA.Contribuer aux initiatives de responsabilité organisationnelle, notamment en supervisant le déploiement des engagements de Concern dans le cadre des normes humanitaires de base (CHS).Adhérer pleinement aux engagements et aux règles du Code de conduite (CoC) de Concern et aux politiques de sauvegarde qui lui sont associées, y compris le respect de la confidentialité et l’obligation de rendre compte.Signaler au responsable concerné toute violation du code de conduite et des politiques de sauvegarde de Concern, ainsi que des politiques de lutte contre la fraude et de dénonciation des abus ; il s’agit d’une obligation pour tout le personnel.Entreprendre toute autre tâche pertinente qui pourrait être assignée par le coordinateur de zone ou le directeur programmes. Vos compétences et votre expérience incluront :
Essentiel :
Licence dans une discipline pertinente telle que la gestion des ressources humaines ou l’administrationBonne maîtrise de Microsoft Office ProfessionalAu moins 3 ans d’expérience professionnelle confirmée dans le domaine des ressources humainesExpérience de travail dans le secteur humanitaire et dans des situations d’urgence complexes et peu sûresExpérience dans la gestion du personnelBonnes compétences en matière de communication, c’est-à-dire compétences en matière de conseil/instruction, compétences en matière de réseau, compétences en matière de constitution d’équipesFrançais Compétences orales et écrites essentielles
Désirable :
L’anglais serait un avantage Pour postuler:
Toutes les demandes doivent être soumises par l’intermédiaire de notre site web https://jobs.concern.net avant la date limite. Les CV ne doivent pas comporter plus de 4 pages.
En raison de l’urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et nous pourrions proposer des postes avant la date de clôture.

HR-Admin Manager
About the role :
This is a 12 month, new role with unaccompanied terms based in Bangui, CAR with a salary of Grade 3 € 39,128 – 43,476.
You will report to the Systems Director and will line manage two (2) HR-Admin Officers and an HR-admin intern and work closely with the Country Director, Programme Director, Country Financial Controller and field teams.
We would like you to start as soon as possible.
Your purpose :
Under the line management of the Systems Director, the HR-Admin Manager will be responsible for managing the national human resources and admin resources function for Concern CAR Programme. Based in Bangui, with frequent travel to support programme areas in the CAR. The HR-Admin Manager will operate in line with all Concern operational and security policies and procedures. A key part of this role will be to strengthen HR processes (especially recruitment and retention) and to train staff on such processes.
You will be responsible for :
Recruitment and induction
Oversee recruitment of all national staff posts to ensure all vacancies are filled with the qualified high-calibre people in a timely manner. This includes job identification, assisting job description preparation or review, staff vacancy request, vacancy announcement, shortlisting, setting up interviews, reference checks, employee contracts, and induction.Ensure that all HR management areas of recruitment, training, promotion and employment are in line with the gender strategy, promoting the attraction, and internal development of a more equal staff population at all levels.Provide support to managers in the preparation of job description:Review Job Descriptions of posts in consultation with relevant line managersPeriodically review all categories of national staff job descriptions and amend as necessary in light of actual job function.Ensure that Job Descriptions are available for all posts and periodically reviewed.Assess, review and take part in national recruitment process itself (advertising, tests and interviews) to ensure principles of transparency, equity, fairness are respected.Ensure that line managers are well-informed about the progress of recruitment processes, proactively identifying blockages and suggesting solutions.Review how to better position Concern to encourage high quality and diverse candidate pools.Support the SMT in the development and periodic revision of a CAR specific job-grading grid.Lead and oversee the induction process for new staff (national and international).
Training and staff development
Ensuring that line managers are well-informed and trained on the performance management cycle, empowering them with the tools and support required to better management individual and team performance.Ensure proactive organisation and communication of training opportunities for both national and international staff, face-to-face and online and conducted by internal and external facilitators.Aligning training offer to staff needs as identified in PDRs and the performance management process more widely.Ensure strong tracking of training participation following-up with line managers to prompt proactive staff development.Develop, in conjunction with the Systems Direction, a career-planning tool to be incorporated with the PDR process.
Admin
Establish and maintain a comprehensive confidential data base/filing system for all employees.Maintain accurate records of staff leave etc. and ensure all staff is aware of entitlements and procedures for applying for leave etc.Take the lead on all administration related contracts and ensure national and organisational procedures are followed during the contracting processOversee the overall lease contracts, ensure they are renewed or terminated according to need and budget.Ensure that all staff are well-informed of Concern rewards and benefits, including medical insurance, and staff rights as a Concern employee in CAR.
Generalist HR Management
Support the Systems Director in establishing a fit for purpose HR planning process. This includes staffing budgets as required.Establish confidential grievance and complaint procedures that staff can rely upon; including a database for management purpose. Manage collective and individual staff grievances, seeking advice from senior management as required and in accordance with grievance policies.Maintain an updated organogram of the organization.Manage payroll of national staff in liaison with Finance team to ensure all local staff receive the correct monthly payments on time.With the support of the Systems Director and the Country Finance Manager, roll out the new payroll software.Interact regularly with the staff delegated to ensure a good communication system between the staff and the management.
Performance Management
Ensure the implementation of Performance Development Review and probation system, ensuring that it operates equitably and consistently across the organization.Ensure strong tracking of performance management processes, follow-up with line managers to prompt proactive contract and performance management.
Team management
Ensure the implementation of the Concern CAR HR manual by training, coaching and mentoring HR staff and line managers in RCA.Promote and ensure compliance with the requirements of Concern’s Safe guarding policies including the Concern Code of Conduct (CCoC) and its associated policies.Line manage and train the current national HR OfficersOversee staff development plans that meet individual and organisational development needs.
Legal
With the support of the Systems Director, address the various requests of the government.Develop links with local authorities, particularly the labour and immigration offices.Liaise with the Concern lawyer as required and ensure necessary follow-up.Provide regular and ad hoc legal risk analysis to the SMT as required.Represent Concern in the admin working group meetings organized by the INGO Forum (CCO) in Bangui.
Other
Support the implementation and the update of Concern’s CAR strategy.Contribute to organisational accountability initiatives, including overseeing the roll out of commitments of Concern under the CHS (Core Humanitarian Standards).Adhere fully to the commitments and rules of Concern’s Code of Conduct (CoC) and its affiliated safeguarding policies, including the respect of confidentiality and duty to report.Report to the appropriate manager any violations of Concern’s CoC and Safeguarding Policies, as well as Anti-Fraud and Whistleblowing Policies; this is a mandatory duty of all staff.Undertake any other relevant duties as may be assigned by the Area Coordinator or the Programme Director. Your skills and experience will include:
Essential:
Bachelor degree in relevant discipline such as HR Management or administrationGood command of Microsoft Office ProfessionalAt least 3 years demonstrated work experience in HRExperience in working in the humanitarian sector and in insecure complex emergency situationsExperience in personnel managementGood communication skills i.e. advisory/instruction skills, network skills, team building skillsFrench Oral and written skills essential
Desirable:
English would be an advantage To apply:
All applications should be submitted through our website at https://jobs.concern.net by closing date. CV’s should be no more than 4 pages in length.
Due to the urgency of this position, applications will be short listed on a regular basis and we may offer posts before the closing date.
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Our work in Central African Republic

Salary : €39,128 – €43,476Based in Country : Central African RepublicJob Title : Admin-HR ManagerContract Type : Unaccompanied Fixed Term International ContractAnnual Allowance : e6,000Benefits : See attached T&CsClosing Date : 28 March 2022
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