CECI recrute 01 Adjointe administrative de direction

Projet «Femmes et agriculture résilientes (FAR) au Sénégal»

Poste basé dans la région de Kolda au Sénégal

Titre du poste

Adjointe administrative de direction
Nombre de poste à pourvoir : un (1)

Organisation/Employeur

Le projet « Femmes et agriculture résilientes au Sénégal » (FAR), est mis en œuvre par un consortium de deux organisations canadiennes, le Centre d’étude et de coopération internationale (CECI) et la Société de coopération pour le développement international (SOCODEVI), en collaboration avec des institutions sénégalaises.

Le projet vise l’amélioration du bien-être socio-économique et la résilience des ménages agricoles face aux conditions climatiques, en visant plus particulièrement les femmes et les jeunes, dans les régions de Kolda, Sédhiou et Tambacounda au Sénégal.

Le projet vise à favoriser l’autonomisation socioéconomique des femmes et des jeunes en agissant sur les défis qui freinent le développement de leur plein potentiel et sur les rapports de genre, le renforcement du leadership, le pouvoir de décision et le contrôle des femmes et des jeunes sur les ressources. L’initiative doit contribuer directement à améliorer les conditions de vie de 4000 productrices et producteurs dont 60 % de femmes et 20 % de jeunes dans les cultures irriguées de riz, de la banane et des cultures maraîchères.

Lancé en mars 2019, le projet vise trois résultats principaux:

Résultat 1100 : Le projet agira pour accroître l’autonomisation socioéconomique des femmes et des jeunes, à travers l’amélioration de leurs capacités à exercer leur pouvoir de décision, à être en contrôle, à gérer des ressources économiques et à assurer un leadership au sein de leurs ménages, organisations et communautés; l’accroissement de leurs capacités techniques et entrepreneuriales et à travers un meilleur accès à des opportunités économiques adaptées aux CC au sein des filières ciblées;
Résultat 1200 : Le projet œuvrera à l’intensification durable et novatrice des cultures irriguées en particulier au bénéfice des femmes et des jeunes et à l’adaptation des pratiques culturales des ménages agricoles aux impacts des changements climatiques.
Résultat 1300 : Le projet œuvrera pour améliorer la gouvernance locale et la gestion territoriale de l’eau.

Le projet vient de démarrer en avril 2023 sa cinquième année d’opération (avril 2023- mars 2024) et est financé par le Gouvernement du Canada par l’entremise de Affaires Mondiales Canada (AMC).

Emplacements : lieu de travail de l’Adjointe de direction

Kolda, Sénégal

Sommaire du poste

L’Adjointe administrative de direction est affectée au service du chef ou de la cheffe du projet FAR. Elle aura pour rôle principal d’appuyer la direction du projet et les coordinations régionales dans la gestion administrative et comptable du bureau et la gestion des partenariats. Elle assure le secrétariat et l’accueil pour l’équipe du projet, coordonne et assure le secrétariat des réunions de la direction et des comités. Elle est responsable de la relecture et la mise en forme des documents selon les standards de qualité définis par le projet. Elle fait connaître les standards à l’ensemble des spécialistes et partenaires pour que ces derniers et dernières les appliquent afin de lui faciliter la révision des documents qui lui sont transmis. Elle est en mesure d’assurer la gestion des priorités par rapport au travail à réaliser. Elle est responsable d’accueillir les visiteurs.Elle exécutera toutes autres tâches, en lien avec son poste, qui lui seront confiées par son gestionnaire ou sa gestionnaire.

Responsabilités et tâches

Responsabilités liées à la programmation

Rédige des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…);
Accueille et oriente ;
Filtre des appels téléphoniques ;
Traite l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
Assure la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
Organise des déplacements professionnels ;
Saisit les pièces comptables (en cas de départ en congé de l’Assistante comptable) ;
Réalise la gestion administrative du courrier ;
Construit et suit l’évolution d’un dossier professionnel ;
Conçoit (ou met à jour) un tableau de bord ;
Réalise un suivi d’activité ;
Actualise la documentation professionnelle et réglementaire ;
Archive des documents de référence ;
Classe les documents, informations et fonds documentaires d’une activité ;
Réalise les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
Constitue et fait la mise à jour de la base de données fournisseurs ;
Saisit, met en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduit et/ou les scanne et les diffuse ;
Assure la tenue de la petite caisse et rendre compte à l’administrateur ou administratrice comptable;
Fournit un appui ponctuel aux cadres de la banque;
Exécute toutes autres tâches que la cheffe ou le chef de projet pourrait lui confier dans ses domaines de compétence.

Secrétariat de la direction et des comités

Coordonne les réunions de la direction du projet et des comités.
Prépare l’ordre du jour, l’avis de convocation écrit, les documents relatifs aux réunions et s’occupe de la logistique des rencontres;
Transmet aux participantes et participants tous les documents relatifs aux réunions ;
Prend les notes et rédige le procès-verbal des réunions.
En collaboration avec la cheffe ou le chef de projet, voit au suivi des réunions et informe les personnes des décisions prises les concernant;
Effectue tous les travaux de secrétariat requis en appui à la direction du projet et aux coordinations régionales.

Responsabilités en matière d’édition de documents

Effectue la mise en page professionnelle des documents et l’assemblage final.
Assure le suivi ou la livraison des documents, lorsque requis.

Exigences

Formation requise

Diplôme universitaire en secrétariat, administration ou l’équivalent.

Expériences particulières

Expérience avérée au sein des projets de développement et des ONG internationales;
Expérience avérée dans la relecture et la mise en forme des documents;
Expériences dans la tenue de la petite caisse.

Nombre d’années d’expérience

5 années d’expérience à un poste similaire au sein d’un grand Groupe

Compétences

Bonne maîtrise du français
Capacité à communiquer
Capacité à travailler en équipe
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité de rédaction

Connaissances

Connaissance d’Internet et de la suite Microsoft Office 365 : Word, Excel, Outlook, Power point

Qualités

Écoute active
Discrétion
Ordonné
Polyvalence
Proactivité
Autonomie
Rigueur

Conditions de travail

Horaire de travail : du lundi au vendredi
Poste : contrat de _1 an (avec possibilité de renouvellement)
Conditions d’emploi : selon les politiques en vigueur
Date prévue pour le début d’emploi : 15 juillet 2023

Pour postuler : Toute personne intéressée qui satisfait aux exigences doit envoyer une lettre de présentation expliquant les motifs de sa candidature à ce poste, un curriculum vitae (CV) à jour et des copies de ses diplômes avec la référence Poste Adjointe administrative de direction à l’adresse courriel suivante : Far.recrutement@ceci.ca au plus tard le 30 juin 2023.

CECI respecte les principes d’équité en matière d’embauche. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront un accusé de réception.