Asmae  recrute 01 Assistant.e de Bureau National

Asmae est une ONG de solidarité internationale française spécialisée dans le développement de l’enfant et intervenant dans les domaines de l’éducation et de la protection. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous.

Aujourd’hui, Asmae soutient et accompagne des projets dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance en partenariat avec 22 organisations locales au Burkina Faso, Egypte, Liban, Madagascar et Philippines. Asmae mène également des projets en France.

1- CONTEXTE DU POSTE :

Le poste concerne le bureau d’Asmae au Burkina Faso. Le bureau compte 13 personnes, qui mettent en œuvre des projets cofinancés par Asmae et des bailleurs institutionnels (Coopération Monégasque, AFD) et des bailleurs privés (Fondation Pro victimis) dans la région du Centre. Asmae intervient au travers d’une approche de partenariat, visant le renforcement des capacités, avec une posture d’accompagnement et une approche basée sur les droits. Asmae est partenaires de plusieurs nombres partenaires associatifs et institutionnels dans les thématiques de l’Education et de la protection de la Petite Enfance, et de l’Accompagnement de l’adolescence.

2- MISSION :

Rattaché(e) à la Représentante pays d’Asmae au Burkina Faso, l’Assistant.e de Bureau national (Logisticien.ne de bureau national) assure la gestion opérationnelle du bureau Burkina Faso, au regard des activités associées à la gestion de la logistique et aux services généraux. Il/elle contribue à la réalisation des obligations légales et réglementaires du bureau, et à la réalisation d’actions de communication interne. L’Assistant.e de Bureau national (Logisticien.ne de bureau national) appuie la gestion de la sécurité des bureaux en contribuant à l’analyse du contexte sécuritaire et en veillant à l’application des règles de sécurité locales et mesures opérationnelles standards, notamment celles liées au déplacement et à la sécurité des locaux.

3- RESPONSABILITÉS :

3.1. Gestion des activités logistiques et des services généraux :

• Assure l’administration des programmes et du bureau :

Fait le suivi des contrats de biens et de services du Bureau Pays ;

Fait le rapport mensuel et le planning mensuel des activités logistiques et sécuritaires.

• Gère les déplacements et le parc automobile et moto :

Assure la maintenance préventive et curative du parc véhicule ;

Calcule, contrôle et rend compte de la consommation en carburant du parc auto et moto ;

Veille à l’approvisionnement en carburant des véhicules.

• Gère les stocks :

Assure la maintenance du bureau Pays et de son équipement ;

Assure la gestion physique et théorique des stocks (inventaires périodiques des fournitures et des immobilisations, gestion du carburant pour le groupe électrogène) ;

Garantit au mieux les conditions de stockage du matériel.

• Gère les achats :

En collaboration avec la Responsable Projets Partenariats (RPP) et la Chargée Administrative et Financière (CAF), participe à la création des plans d’achat ;

Met en œuvre les plans d’achat sur demande de d’achat ou de services ;

Assure le respect des procédures logistiques d’achat ;

Organise les différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception ;

Tient à jour hebdomadairement le tableau de suivi des achats, des contrats cadres, des fournisseurs ;

Assure le suivi la négociation qualité/prix/garanti avec les fournisseurs,

Fait le suivi du catalogue des prix et catalogues fournisseurs ;

Assure l’archivage des dossiers d’achats ;

Appuie, accompagne les partenaires pour le respect des procédures logistiques dans le cadre de leurs activités.

• Appuie la gestion sécuritaire :

Contribue à l’analyse des risques et à la mise en place/mise à jour des SOPs ;

Veille à la gestion sécuritaire des biens et des personnes d’Asmae dans les locaux, lors des déplacements et des gestions de crise ou incident ;

Participe aux réunions des points focaux/référents sécu des ONGs ;

Est en relation avec les assurances pour la gestion des sinistres ;

Veille aux mesures phytosanitaires du bureau ;

Assure le suivi des prestataires sécurités des locaux ;

Contribue à la conformité des pratiques sécuritaires d’Asmae avec les recommandations INSO, et consulat de France.

 3.2. Management des ressources humaines :

• Assure le management et le renforcement des capacités de ses collaborateurs (chauffeur(s), gardiens et agent d’entretien), et anime son équipe ;
• Contribue au recrutement et à l’intégration de ses collaborateurs ;
• Contribue à la conformité des pratiques d’Asmae avec le cadre réglementaire du pays.

3.3. Contribution à la mise en œuvre des obligations légales et réglementaires :

• Rassemble les documents, compile les rapports relatifs aux obligations d’enregistrement d’Asmae vis-à-vis des autorités ;
• Appuie à la soumission des documents réglementaires et suit la réalisation des démarches associées aux obligations administratives et légales de l’association vis-à-vis des autorités du pays.

3.4. Contribution au développement de l’activité du Bureau national :

• Participe aux réunions d’équipe ;
• Organise et suit le bon déroulement logistique des missions/visites de terrain du siège, missions de consultants et partenaires d’autres pays ;
• Contribue à la réalisation d’actions et supports de communication externes (revue de presse, interviews, agenda, et autres documents thématiques) ;
• Facilite l’intégration des collaborateurs expatriés (appui dans la recherche de logement, dans la réalisation des démarches administratives, appui à la sécurité/sureté).

Expériences / Formation

Minimum Bac+2 en logistique/administration

Minimum 3 ans d’expérience à un poste similaire, sur des fonctions logistiques, dans le secteur des ONG préférablement

Expérience en gestion d’équipe et administration du personnel pour des salariés de droit burkinabè

Expérience en gestion de la sécurité

 

Salaire

Localisation : Ouagadougou – Burkina Faso

Responsable hiérarchique : Représentante pays

Postes rattachés : Agent(s) d’entretien, Chauffeur(s), Gardien(s), lien avec la société de sécurité

Relations fonctionnelles : Responsable Projet-Partenariat, Chargée Administrative et Financière,

Statut : Contrat à durée déterminée de droit burkinabè

Durée : 1 an (renouvelable)

Rémunération : 475’000 et 600’000 francs CFA brut par mois selon expérience

Personne contact

Merci d’adresser un CV et une lettre de motivation à l’adresse suivante : recrutement@asmae.fr sous la référence suivante ABN/BF/2020

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