Créée en 1980 par sœur Emmanuelle sur la base de son expérience avec les chiffonniers dans les bidonvilles du Caire, Asmae poursuit son action dans le respect de valeurs et des méthodes héritées de sa fondatrice: écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences, professionnalisme et réciprocité.

Aujourd’hui, Asmae soutient et accompagne des projets dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance en partenariat avec 46 organisations locales au Burkina Faso, Egypte, Inde, Liban, Madagascar, Mali et Philippines. Asmae mène également des projets en France.

II. CONTEXTE DU POSTE
Asmae intervient au Burkina Faso depuis 1995 et met actuellement en œuvre des projets dans trois zones géographiques du pays (Ouahigouya, Ouagadougou et la région du Koulpélogo). L’association soutient également sept partenaires dans les domaines de l’Education et la Protection de la Petite Enfance, la Prévention de la Déscolarisation et de l’Echec Scolaire et l’Accompagnement de l’Adolescence. A la suite à un recentrage géographique, thématique et partenarial dans le cadre de sa stratégie 2018-2023, l’association verra six de ses sept partenariats arrivés à terme fin 2019.

III. RESPONSABILITES
Dans le respect des valeurs et du mode d’intervention spécifiques à Asmae, sous la responsabilité hiérachique du/de la Représentant.e pays et en lien fonctionnel avec les Responsable Administratif et Financier et Responsable des Financements Institutionnels, le/la Chargé.e Administratif.ve et Financier.ière met en place et assure le suivi des opérations comptables et financières du Bureau auquel il/elle est rattaché.e. Il/Elle réalise par ailleurs les activités associées aux processus Paie-Administration du personnel de droit national.
Il/Elle applique les règles de sécurité locales et contribue à l’analyse du contexte sécuritaire.

3.1. Gestion comptable et financière :
• Contrôle l’éligibilité des pièces comptables d’Asmae et de ses partenaires
• Enregistre les factures après affectation budgétaire dans les journaux de trésorerie
• Procède à l’édition mensuelle et à l’envoi au Siège du rapport financier et des documents associés, en conformité avec le processus de consolidation
• Enregistre les corrections et réaffectations validées
• Valide l’arrêté mensuel de la comptabilité
• Gestion et suivi des immobilisations
• Préparation et assure la réalisation des audits financiers de l’association
• Prépare et met en œuvre les audits des partenaires de l’association, dans le cadre des projets cofinancés
• Assure la clôture annuelle de la comptabilité du bureau terrain

3.2. Gestion budgétaire :
• Procède à la validation puis à l’archivage des suivis budgétaires, conformément aux règles en vigueur dans l’association
• Anticipe les risques financiers des financements en lien avec les exigences bailleurs et les besoins de couverture de coûts
• Alerte le/la Représentant.e Pays en cas de dépassement et/ou sous-consommation de lignes budgétaires
• Contrôle les dépenses réalisées en lien avec les activités menées sur le terrain, et assure la communication adéquate auprès du/de la Représentant.e Pays et des partenaires
• Elabore les amendements budgétaires (cost extension, no cost extension, amendement etc.)
• Assure le suivi, l’accompagnement et la formation des partenaires de l’association dans leur gestion comptable et financière
• Participe à l’élaboration des propositions budgétaires (nouveaux projets en écriture) et des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets (format bailleur)
• Assure le suivi de la révision budgétaire conformément aux procédures en vigueur

3.3. Gestion administrative :
• Procède à l’archivage des pièces comptables et des documents administratifs conformément aux procédures en vigueur
• Garantit le respect des exigences et procédures des bailleurs de l’association, et alerte le Représentant Pays en cas de non-respect
• Assure le suivi des contrats bailleurs institutionnels, et des conventions de partenariat
• Réalise le suivi administratif des comptes bancaires de l’association

3.4. Gestion de la trésorerie :
• Assure la réalisation et le suivi (PV de caisse et rapprochements bancaires) des opérations de trésorerie (caisse et banques) conformément aux procédures en vigueur
• Procède au suivi du prévisionnel de trésorerie et à l’envoi des demandes de transfert de fonds
• Met en œuvre les règles relatives à la sécurité des fonds (dépôts en Banque, gestion de la caisse et du coffre)

3.5. Mise en œuvre des obligations légales et réglementaires :
• Contribue à l’établissement des démarches d’enregistrement, ou de renouvellement de l’autorisation d’intervention de l’association dans le pays, en lien avec l’Assistant.e de Bureau national
• Assure les activités relatives aux processus de Paie et d’administration du personnel (affiliations sociales et fiscales, appui à l’obtention des visas, préparation des contrats/avenants/time-sheets, consolidation des éléments variables de paie, déclarations sociales etc.) en lien avec le prestataire juridique local
• Assure la veille fiscale et sociale
• Contribue à la prévention et à la résolution des risques de détournements/fraudes

3.6. Accompagnement des partenaires :
• Effectue le suivi des rapports financiers des partenaires
• Mène des activités de renforcement des capacités en gestion financière et comptable des partenaires

3.7. Contribution au développement de l’activité du Bureau national :
• Participe à l’animation des réunions d’équipe
• Contribue à la réalisation des actions de formation/partage d’expériences au sein de l’association, et participe aux réseaux professionnels locaux
• Participe aux rencontres et aux actions de représentation institutionnelle

Afin d’assurer la sécurité des enfants notre processus de sélection comprend des vérifications sur les antécédents des candidat.e.s et tout.e nouveau.elle collaborateur.rice est tenu.e de signer la Politique de protection de l’enfant d’Asmae.