Position : SIÈGE DAKAR – Assistant(e) recrutement et gestion de données

Last date for applications : 04/11/2018

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

Le patient d’abord

Révolutionner la médecine humanitaire

Responsabilité et liberté

Améliorer la qualité de nos actions

Faire confiance

L’intelligence collective

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 3 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 10 pays d’Afrique. En 2018 nous projetons de travailler dans 41 projets dont 10 projets de recherche axés sur la malnutrition, le virus Ebola et la fièvre de Lassa. L’ensemble de ces projets se feront en appui aux autorités sanitaires nationales à travers plus de 320 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 294 structures de santé). Alima intervient en réponse à des crises humanitaires et les patients sont au coeur de toutes nos actions. Nous travaillons en partenariat dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde.

L’ÉQUIPE ALIMA : plus de 1800 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 3 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal.  Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres. The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale française fondée en 2009. Son objectif est de fournir des soins médicaux de qualité aux personnes les plus vulnérables, tout en faisant évoluer la médecine humanitaire et ses pratiques à travers des projets de recherche et d’innovation.

ALIMA met en œuvre des programmes pour faire face aux crises médicales récurrentes liées au paludisme, à la malnutrition aiguë et aux pathologies pédiatriques associées, mais aussi des programmes de réponse aux urgences telles que les épidémies (Ebola, choléra, rougeole), les conflits armés (Nord Mali, Soudan du Sud) et les déplacements forcés de population (Cameroun, Nigéria).

ALIMA fonde son mode opératoire sur le partenariat, principalement avec des acteurs médicaux nationaux. En mutualisant et capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent l’accès à des soins de qualité au plus grand nombre. En 2012, le partenariat opérationnel a été officialisé avec la création d’une Plateforme des ONG médicales du Sahel constituée de 6 ONG : Keoogo et SOS Médecins (Burkina Faso), Alerte Santé (Tchad), BEFEN (Niger), AMCP (Mali) et ALIMA.

ALIMA participe activement à l’innovation médicale en développant des projets de recherche opérationnelle dans le but d’améliorer les réponses de la médecine humanitaire. ALIMA a ainsi mis en place en 2015 la plateforme de recherche CORAL, en commun avec l’Université de Bordeaux et l’INSERM (France) et l’Institut de recherche PACCI (Côte d’ivoire). Les chercheurs et épidémiologistes mobilisés au sein de CORAL participent au suivi et à la mise en œuvre des 10 projets de recherche en cours dans les pays d’intervention d’ALIMA.

Le siège social d’ALIMA est à Montreuil (France) et le bureau opérationnel est à Dakar (Sénégal). En 2017, l’organisation a travaillé avec plus de 1 500 employés et un budget de 36 millions d’euros. ALIMA a traité plus de 3 millions de patients dans 13 pays depuis sa création en 2009 et a lancé 11 projets de recherche.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme,  Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, Ouverture/Fermeture.

TYPOLOGIE DU POSTE

LIEU DE MISSION : Dakar, Sénégal

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES :

Travaille de façon étroite avec l’équipe Recrutement et Gestion de Pool.

Reporte fonctionnellement à l’équipe Recrutement Gestion de Pool et hiérarchiquement au DRH.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Support à l’activité recrutement

 Publier et diffuser les annonces sur les différents portails ;

Organiser et planifier les tests écrits ;

Organiser et planifier les entretiens techniques/RH ;

Base de données

 Au sein du département RH et sous la responsabilité des chargées de recrutement et de la DRH, vous êtes garant de la complétude, de la cohérence des bases de données RH et de la pertinence de l’utilisation des différentes fonctionnalités du logiciel spécifique à la gestion des personnes et des parcours.

Vos principales missions seront de :

Collecter auprès des différentes équipes les informations nécessaires pour mettre à jour base de données RH (outil utilisée HERO) ;

Saisir dans la base de données RH les différents éléments au fur et à mesure de leur création (mission, données individuelles, etc.) et effectuer un travail important de mise à jour des données des années passées  ;

Créer les comptes personnels de chaque personne présente dans la base de données et leur envoyer leurs codes d’accès ;

Créer les fiches explicatives pour chaque processus et par type d’utilisateur ;

Mettre à jour les éléments relatifs à la protection des données ;

Travailler et collaborer en anglais avec l’éditeur du logiciel pour mieux appréhender les fonctionnalités de la base de données, les adapter à notre activité au besoin, et les transmettre aux équipes d’utilisateurs ;

Assurer le suivi des dossiers et effectuer les relances nécessaires ;

Réaliser l’ensemble des tâches dans les délais afin de fluidifier les transferts entre les différents services ;

Archivage

En vue d’une meilleure organisation du travail et afin de gagner du temps, transférer l’ensemble des 1200 dossiers du personnel pour un accès direct vers la base de données.

Travailler en collaboration étroite avec l’équipe administrative RH à la nouvelle méthodologie d’archivage et de nommage.

EXPÉRIENCES ET QUALITÉS

Le profil recherché :

De formation bac +2 / + 3 (type BTS) avec une expérience sur un poste similaire, vous avez une bonne maîtrise du pack Microsoft Office et d’un outil de base de données (SAP, ORACLE ou autre) ; vous êtes une personne organisée et rigoureuse dans son travail, qui sait gérer la forte variabilité des demandes et les délais courts ;

De plus, vous avez un goût prononcé pour les tâches minutieuses et l’esprit d’équipe ; vous êtes à l’aise en anglais ; vous êtes curieux(se) et ouvert à travailler avec de nouveaux logiciels, vous aimez comprendre par vous-même leurs fonctionnalités (par exemple vous avez appris à faire des TCD par vous-même sur Excel ou des publipostages sur Word) ;

Vous avez une aisance relationnelle, un esprit d’initiative, une capacité d’analyse et de synthèse et une grande rigueur, ce poste-là est fait pour vous.

CONDITIONS

 Type de contrat : Contrat à durée déterminée de droit sénégalais.

Durée du contrat : 6 mois

Prise de poste : dès que possible

Salaire :

 Salaire mensuel brut: 670 907 FCFA (environ 530 000 FCFA net mensuel selon la charge de famille)

Prime de transport mensuelle: 68 000 FCFA.

Autres avantages:

 Cinq semaines de congés payés par année complète, soit 2,08 jours de congés payés par mois travaillé ;

Ecole prise en charge pour d’éventuels enfants à charge, dans la limite des plafonds ALIMA ;

Couverture santé complémentaire prises en charge par ALIMA pour l’employé et ses ayants droits selon la politique ALIMA

Documents à envoyer : Pour postuler, merci de déposer en ligne votre candidature comprenant votre CV et vos réponses aux questions ci-dessous :

In your application please respond to the following 3 questions (in French or in English):

Why are you applying in light of ALIMA’s CHARTER? https://www.alima-ngo.org/en/our-charter

Selon vous, quels pourraient être les challenges rencontrés dans la gestion de données RH telle que présentée dans la vacance de poste ? Pour ce faire, étayez vos réponses par un exemple concret de votre expérience actuelle ou passée.

Prise de références: merci de nous transmettre les noms et contacts de 2 anciens managers directs et d’un responsable RH

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous : « Create a login to apply ».

Nous traitons les candidatures au fur et à mesure de leur réception. Si une candidature correspond à nos recherches, l’offre peut donc être clôturée avant terme.